Es ist eine Herausforderung für geschäftige Rechtsabteilungen, mit regulatorischen oder behördlichen Veränderungen Schritt zu halten. Dennoch wird eine verstärkte Kontrolle über das Legal Entity Management in Zukunft zu gesteigertem Wachstum und exponentiellen Gewinnen ermutigen.
Die genaue Verwaltung der rechtlichen Struktur eines Unternehmens wird von vielen Unternehmen noch nicht als zentrale Aufgabe des täglichen Geschäftsablaufs betrachtet. Dennoch stehen globale Unternehmen zunehmend vor dieser Herausforderung, dies zu tun. Grund dafür ist der steigende Bedarf die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen, Risiken zu reduzieren, Transparenz zu verbessern und Kosten zu senken.
Key Takeaways
Was ist Legal Entity Management?
Legal Entity Management ist die strukturierte Verwaltung aller rechtlichen Einheiten einer Unternehmensgruppe über alle Jurisdiktionen hinweg. Die Aufgabe umfasst vier Bereiche:
Die Arbeit verteilt sich fast immer auf mehrere Funktionen. Recht pflegt die Stammdaten, Steuern und Finanzen brauchen dieselben Zahlen, Compliance greift für Meldungen an das Transparenzregister darauf zu. Pflegt jedes Team eine eigene Version, fallen die Abweichungen erst in der Prüfung oder Due Diligence auf.
Verwaltung von Entities: Eine unternehmerische Herausforderung
Laut einem Bericht von PwC, betont, dass ein gut etabliertes globales Governance-Framework für Tochtergesellschaften von entscheidender Bedeutung ist, um potenzielle finanzielle Verluste sowie Reputationsschäden zu verhindern. Allerdings wird deutlich, dass zahlreiche multinationale Unternehmen nach wie vor auf ein Netzwerk verschiedener Dienstleister angewiesen sind, die global gesehen einen uneinheitlichen Ansatz in Bezug auf Governance und Compliance verfolgen.
In globalen Unternehmen herrscht eine konstante Abfolge von regulatorischen Entwicklungen, lokalen Geschäftsgepflogenheiten und Compliance-Anforderungen. Daher ist es von größter Wichtigkeit, bei der Verwaltung globaler rechtlicher Organisationsstrukturen stets aufmerksam zu sein.
Seitdem die OECD die länderbezogene Finanzberichterstattung (CbC) eingeführt hat, haben zahlreiche Länder ihre eigenen Varianten dieser Vorschrift umgesetzt. Dadurch sind Unternehmen verpflichtet, die Einhaltung zu gewährleisten. Diese Form der Berichterstattung erfordert Informationen für jede Unternehmenseinheit und Niederlassung in jedem betroffenen Land. Eine besondere Herausforderung für jede Rechtsabteilung besteht darin, die jeweiligen landesspezifischen Gesetze und Anforderungen zu erfüllen.
Think global, act local
Im Rechtswesen bezeichnet der Ausdruck „legal entity“ ein Objekt, das befugt ist, rechtliche Rechte und Pflichten zu übernehmen. Wenn Unternehmen die Beachtung verschiedener rechtlicher Verpflichtungen in unterschiedlichen Ländern vernachlässigen, können diese Einheiten schädliche Folgen haben. Daher ist eine global ausgerichtete Denkweise von großer Bedeutung. Mit dem richtigen Unternehmens-Compliance-Programm erkennen und verhindern Sie potenzielle rechtliche Verstöße von Interessengruppen in einem global tätigen Unternehmen.
Laut einem Bericht von Ernst & Young (EY) wird empfohlen, die Anzahl der legal Entities zu reduzieren. Dies trägt zu einer optimierten Einhaltung und Berichterstattung bei und senkt gleichzeitig Risiken und Kosten. Trotzdem kann die Konsolidierung von Einheiten eine herausfordernde Aufgabe sein. Daher ist es entscheidend, ein schrittweises Neustrukturierungs- und Entitätsentfernungsprojekt zu etablieren, um diese Struktur kontinuierlich und proaktiv zu verwalten.
Neue Meldepflichten: Was sich bis 2027 ändert
Öffentliches Country-by-Country Reporting. Die Pflicht steht in den §§ 342h ff. HGB. Bei kalendergleichem Geschäftsjahr ist der Ertragsteuerinformationsbericht erstmals für das Geschäftsjahr 2025 zu erstellen und bis Ende 2026 im Unternehmensregister offenzulegen. Bei nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erfolgter Offenlegung drohen Bußgelder bis zu 250.000 Euro.
Die neue EU-Geldwäscheverordnung. Sie gilt ab Mitte 2027 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Für transparenzpflichtige Gesellschaften ändern sich drei Dinge: Der Schwellenwert für den wirtschaftlich Berechtigten liegt künftig bei mindestens 25 Prozent statt bei mehr als 25 Prozent. Mittelbare Beteiligungen werden entlang der Kette durchmultipliziert. Zusätzlich ist die Eigentümer- und Kontrollstruktur zu beschreiben.
Damit wird die Beteiligungskette selbst zum Meldegegenstand. Wer Quoten nur in einer Tabelle führt, rechnet jede Struktur von Hand nach. Der Bürokratiekostenindex des Statistischen Bundesamtes lag im März 2026 bei 96,37 Punkten und bewegt sich seit Jahren kaum.
Behalten Sie Meldefristen und Beteiligungsketten konzernweit im Blick, statt sie vor jeder Frist neu zu rekonstruieren.
Vorteile des Legal Entity Managements
Im selben von Ernst & Young (EY) veröffentlichten Bericht wird auch vorgeschlagen, dass eine strenge Verwaltung von juristischen Personen die Berichte globaler Unternehmen unter Kontrolle halten kann. Dies kann auch zu belastbareren Unternehmensstrukturen ermutigen. Einige der im Bericht aufgeführten Vorteile sind:
Eine einfachere Compliance-Struktur bietet eine Reihe von Vorteilen in Bezug auf Einhaltung und Berichterstattung. Eine gute Entity Management-Struktur umfasst Vorteile wie erhöhte Transparenz, geringeres Risiko von Verstößen gegen lokale Vorschriften und weniger Spielraum für Inkonsistenzen in der Gruppenberichterstattung.
Proaktives Entity Management kann verschiedene steuerliche Vorteile mit sich bringen. Dazu gehören die Generierung zusätzlicher Steuerwerte durch die Freisetzung von Bargeld aus inaktiven Unternehmen sowie die Freisetzung neuer Werte aus bestehenden Steueranlagen durch die Generierung von Kapitalverlusten bei der Auflösung von Entitäten.
Durch die Beseitigung unerwünschter Entitäten reduziert sich die Anzahl der Tochtergesellschaften, über die Bericht erstattet werden muss, und somit auch der Aufwand bei der Informationsbeschaffung. Dies führt wiederum zu vereinfachten Steuerpolitiken und resultiert in Einsparungen, wie zuvor beschrieben.
Warum Tabellen und Ordner an ihre Grenzen stoßen
Bis etwa 20 Gesellschaften funktioniert die Verwaltung in Excel und geteilten Ordnern. Danach kippt es:
Keine dieser Lücken fällt im Tagesgeschäft auf. Sie fällt auf, wenn ein Investor eine Beteiligungskette sehen will und die Antwort drei Tage dauert.
Woran Sie eine gute Entity-Management-Software erkennen
| KRITERIUM | WORAUF ES ANKOMMT |
|---|---|
| Gesellschaftsdatenbank | Frei konfigurierbare Felder ohne IT-Aufwand, dokumentierte Historie je Feld |
| Organigramm | Automatisch aus den Beteiligungsdaten erzeugt, Export als PDF, PNG, SVG und GraphML |
| Fristen und Mandate | Ablauf- und Verlängerungsdaten mit auditierbarer Historie, Benachrichtigung per E-Mail und in der Anwendung |
| Berechtigungen | Zugriff je Gesellschaftsperimeter, getrennt für Gesellschaften und Personen |
| Reporting | Eigene Reports zu Gesellschaften, Mandaten und Dokumenten, Export nach Excel und PDF |
Legal Entity Management Software: eine smarte Alternative
Die Einhaltung von Vorschriften hat für Legal Entities höchste Priorität. Genau dort setzt das Modul Entity Management der DiliTrust Governance Suite an. Es führt Gesellschaftsdaten, Beteiligungen, Mandate, Vollmachten und Unterlagen in einer Plattform zusammen. Jede Änderung wird mit Nutzer und Zeitstempel protokolliert.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Legal Entity Management und Compliance?
Legal Entity Management betrifft die einzelne Gesellschaft, also Struktur, Registerdaten, Organe und Beteiligungen. Compliance betrifft das Unternehmen als Ganzes mit Richtlinien und Kontrollen. Die Gesellschaftsdaten sind die Grundlage, auf der Compliance-Nachweise aufbauen.
Welche Software nutzen Rechtsabteilungen für das Legal Entity Management?
Dedizierte Entity-Management-Plattformen ersetzen Tabellen und geteilte Ordner. Sie führen Gesellschaftsdaten, Organigramme, Mandate und Dokumente zusammen und protokollieren jede Änderung. DiliTrust Entity Management deckt Gesellschaften, Personen, Beteiligungen und Fristen in einem System ab.
Wie lässt sich die Fristenverfolgung für Gesellschaften automatisieren?
Über Fristen, die am Datensatz hängen statt in einem separaten Kalender. In DiliTrust Entity Management tragen Mandate ein Ablauf- und ein Verlängerungsdatum mit vollständiger Historie. Nutzer wählen je Ereignis, ob sie per E-Mail, in der Anwendung oder über beide Kanäle informiert werden.
Welche Funktionen sollte eine Entity-Management-Software enthalten?
Fünf Bereiche sind unverzichtbar: zentrale Gesellschaftsdatenbank mit Historie, Organigramm mit Export, Fristen- und Mandatsverfolgung, Berechtigungen je Gesellschaftsperimeter und Reporting mit Excel- und PDF-Export. Ein Audit Trail über alle Änderungen ist die Voraussetzung dafür, dass die Daten im Prüfungsfall tragen.
