Der Seniorchef fällt nach einem Unfall für drei Monate aus. Im Gesellschaftsvertrag steht seit Jahren ein Beirat, der zweimal im Jahr tagt und seine Unterlagen am Vorabend per E-Mail bekommt. Ausgerechnet dieses Gremium soll jetzt die Geschäftsführung absichern und zwischen zwei Familienstämmen vermitteln.
Ein Beirat im Familienunternehmen ist schnell gegründet. Wirksam wird er erst durch ein klares Mandat, die richtigen Mitglieder und einen Informationsfluss, der auch dann trägt, wenn es ernst wird. Hier sind die sieben Schritte dorthin.
Was ist ein Beirat im Familienunternehmen?
Ein Beirat im Familienunternehmen ist ein freiwilliges Gremium, das Geschäftsführung und Gesellschafter berät und je nach Gesellschaftsvertrag auch überwacht oder Zustimmungsrechte ausübt. Anders als der Aufsichtsrat ist er gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aufgaben, Rechte und Besetzung legen die Gesellschafter selbst fest.
Genau diese Freiheit ist Chance und Risiko zugleich. Der Governance Kodex für Familienunternehmen empfiehlt, „mit wachsender Unternehmensgröße und zunehmender Komplexität auf Inhaberseite“ auch ohne gesetzliche Pflicht ein freiwilliges Aufsichtsgremium einzurichten. Wie dieses Gremium aussieht, schreibt er nicht vor.
Beirat oder Aufsichtsrat: die Unterschiede im Überblick
Die Grenze verläuft entlang einer Frage: Schreibt das Gesetz das Gremium vor oder entscheiden die Gesellschafter selbst?
| Kriterium | Freiwilliger Beirat | Pflicht-Aufsichtsrat in der GmbH |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Gesellschaftsvertrag und Beiratsordnung | Drittelbeteiligungsgesetz (mehr als 500 Arbeitnehmer) oder Mitbestimmungsgesetz (mehr als 2.000 Arbeitnehmer) |
| Besetzung | Frei durch die Gesellschafter | Mit gesetzlichem Anteil an Arbeitnehmervertretern |
| Kompetenzen | Frei gestaltbar, von Beratung bis zu Zustimmungsvorbehalten | Gesetzlich definierte Überwachung |
| Flexibilität | Hoch | Gering |
Beirat im Familienunternehmen einrichten: 7 Schritte
Die Reihenfolge ist kein Zufall. Wer mit der Besetzung beginnt, bevor das Mandat feststeht, sucht Köpfe für eine Aufgabe, die noch niemand definiert hat.
Der Aufbau eines belastbaren Beirats
Von der Aufgabenklärung bis zur jährlichen Evaluation: Sieben Etappen schaffen klare Zuständigkeiten und verlässliche Arbeitsabläufe.
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1
Mandat festlegen
Entscheiden, ob der Beirat berät, kontrolliert oder bestimmte Geschäfte mitentscheidet.
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2
Rechtsgrundlage schaffen
Einrichtung, Kompetenzen, Bestellung und Abberufung im Gesellschaftsvertrag verankern.
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3
Kompetenzen definieren
Zuerst das Kompetenzprofil festlegen, dann Mitglieder auswählen und unabhängige Stimmen sichern.
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4
Amtszeiten regeln
Amtszeiten staffeln und Altersgrenzen festlegen, damit Erneuerung planbar bleibt.
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5
Vergütung und Haftung klären
Vergütung, Sorgfaltsmaßstab und den Versicherungsschutz durch die D&O-Versicherung prüfen.
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6
Informationsfluss organisieren
Berichte, Ad-hoc-Informationen, Fristen und die Dokumentation von Beschlüssen verbindlich regeln.
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7
Arbeit evaluieren
Die Beiratsarbeit regelmäßig überprüfen und fehlende Kompetenzen oder Verbesserungen identifizieren.
Ihr Beirat arbeitet noch mit E-Mail-Anhängen und PDF-Protokollen?
Mit dem DiliTrust Board Portal erhalten Beiratsmitglieder ihre Unterlagen in einem geschützten Raum, stimmen auch zwischen den Sitzungen ab, und jeder Beschluss bleibt nachvollziehbar.
Die Beiratsordnung: diese Punkte gehören hinein
Die Beiratsordnung ist das Betriebshandbuch Ihres Beirats. Diese Punkte sollte sie mindestens regeln:
Beiratsarbeit organisieren, ohne Unterlagen zu suchen
Wer den Beirat betreut, ob Board Manager, Rechtsabteilung oder Assistenz der Geschäftsführung, kennt das Muster. Vor jeder Sitzung werden Unterlagen zusammengesucht, Versionen abgeglichen und Zugriffe per E-Mail verteilt. Nach der Sitzung beginnt die Arbeit am Protokoll.
Die eigentliche Frage ist eine Haftungsfrage: Können Sie jederzeit belegen, welche Informationen der Beirat hatte, als er entschieden hat? Ein Board Portal gibt Ihnen darauf eine Antwort.
Mit dem DiliTrust Board Portal organisieren Familienunternehmen ihren Beirat neben Gesellschafterversammlung und weiteren Gremien in jeweils eigenen Räumen:
Eine familiengeführte Unternehmensgruppe aus der Golfregion mit über 60 Gesellschaften hat genau diesen Schritt gemacht: weg von Boardunterlagen per E-Mail, hin zu strukturierten digitalen Abläufen für Board und Ausschüsse. Das Fazit aus dem Unternehmen: „Es spart Zeit, reduziert Fehler und schafft die notwendige Transparenz, insbesondere, wenn man so viele Gesellschaften steuert.“
Sehen Sie, wie Ihr Beirat mit dem DiliTrust Board Portal von der Agenda bis zum freigegebenen Protokoll arbeitet
Häufige Fragen zum Beirat im Familienunternehmen
Ist ein Beirat im Familienunternehmen Pflicht?
Nein. Ein Beirat ist freiwillig und wird über den Gesellschaftsvertrag eingerichtet. Pflicht ist dagegen ein Aufsichtsrat, wenn eine GmbH mehr als 500 Arbeitnehmer (Drittelbeteiligungsgesetz) oder mehr als 2.000 Arbeitnehmer (Mitbestimmungsgesetz) beschäftigt.
Was verdient ein Beiratsmitglied im Familienunternehmen?
Laut der Beiratsstudie von PwC und INTES (2024) zahlt ein Drittel der Familienunternehmen weniger als 10.000 Euro pro Jahr. Die meisten vergüten eine einfache Beiratstätigkeit mit 10.000 bis 20.000 Euro. Vorsitz und Mandate mit Kontrollrechten werden in der Regel höher vergütet.
Haftet ein Beirat im Familienunternehmen?
Das hängt von der Ausgestaltung ab. Ein rein beratender Beirat trägt ein geringeres Risiko als ein Beirat mit Überwachungs- oder Zustimmungsrechten. Bei der GmbH können über § 52 GmbHG aktienrechtliche Haftungsregeln greifen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Eine D&O-Versicherung und eine klare Regelung im Gesellschaftsvertrag schaffen Sicherheit.
Wie viele Mitglieder sollte ein Beirat haben?
Eine feste Vorgabe gibt es nicht. In der Praxis sind drei bis fünf Mitglieder verbreitet. Eine ungerade Zahl verhindert Pattsituationen, und mindestens ein unabhängiges Mitglied sichert die Außenperspektive.
