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Rechtsabteilungen arbeiten selten nur an einem einzigen, klar abgegrenzten Prozess. In einer einzigen Woche kann ein Team einen Vertrag prüfen, einen Datensatz zu einer Gesellschaft aktualisieren, eine Vorstandssitzung vorbereiten und rechtliche Fragen beantworten. Jede dieser Aufgaben kann in einem anderen System liegen, wobei ein Teil des Kontextes in einer E-Mail, einer Tabelle oder einem Spezialtool zurückbleibt.
chtsabteilungen arbeiten selten nur an einem einzigen, klar abgegrenzten Prozess. In einer einzigen Woche kann ein Team einen Vertrag prüfen, einen Datensatz zu einer Gesellschaft aktualisieren, eine Vorstandssitzung vorbereiten und rechtliche Fragen beantworten. Die Chance ist real: Ein zielgerichtetes System kann einem Team schnell fachliche Kompetenzen verschaffen. Das Risiko ist ebenso real: Es kann zwar das sichtbare Problem lösen, lässt aber den umgebenden Prozess fragmentiert zurück.
Vor dem Kauf sollte die Rechtsabteilung klären, ob es sich tatsächlich um ein begrenztes Problem handelt oder ob das Tool nur einen Teil eines größeren Prozesses abdeckt. Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer Legal-Tech-Einzellösung und einem Legal Operating System.
Was ist eine Legal-Tech-Einzelanwendung?
Eine Legal-Tech-Punktlösung dient dazu, ein bestimmtes Problem zu lösen. Sie bietet einem Team Fachkompetenz in einem bestimmten Bereich, in dem ein umfassenderes System möglicherweise zu allgemein gehalten ist. In der Praxis weist sie vier Merkmale auf:
- Sie konzentriert sich auf eine bestimmte rechtliche Aufgabe, ein klar abgegrenztes Problem oder einen eng umrissenen Arbeitsablauf.
- Sie stellt spezialisiertes Fachwissen für diese Aufgabe bereit.
- In der Regel koordiniert sie jedoch nicht den gesamten Prozess über Beteiligte, Daten, Genehmigungen, Dokumente und Geschäftssysteme hinweg.
- Sie kann mit einer umfassenderen Lösung wie Contract Lifecycle Management (CLM), Matter Management oder einem Legal Operating System zusammenarbeiten.
Nehmen wir die Vertragsprüfung als Beispiel. Ein Tool für die Vertragsprüfung kann zwar Risiken aufzeigen oder Änderungen vorschlagen. Es deckt jedoch nicht den gesamten Vertragslebenszyklus ab – von der Erstellung über die Verhandlung und Genehmigung bis zur Unterzeichnung und zu Hinweisen auf anstehende Vertragsverlängerungen –, wie es ein CLM-System kann. Die Vertragsprüfung bietet daher einen nützlichen Test für die Anschaffungsentscheidung: Benötigt das Team eine spezialisierte Lösung oder ein umfassenderes Rechts-Tool, das auch die damit verbundenen Prozesse abdeckt?
Wann Legal-Tech-Einzellösungen sinnvoll sind
Eine Legal-Tech-Einzellösung kann sinnvoll sein, wenn das Problem klar definiert, relevant und begrenzt ist. Sie eignet sich für einen dringenden Engpass, eine kleine Nutzergruppe oder eine Aufgabe, die von umfassenderer Software nur unzureichend bewältigt wird.
Die Abgrenzung muss eindeutig sein. Die Rechtsabteilung sollte genau wissen, was die Punktlösung umfasst, wo ihr Aufgabenbereich beginnt und endet und wie mit ihren Ergebnissen verfahren wird. Ein Ergebnis auf Klausel-Ebene muss möglicherweise im Vertragsdatensatz gespeichert werden. Bei einem Vorgang zur gesetzlichen Aufbewahrung müssen Verantwortliche, Maßnahmen und Freigabeentscheidungen außerhalb der Einzellösung dokumentiert werd
Die Trennlinie ist einfach:
- Fachkompetenz ist dann von Nutzen, wenn sie in die umliegenden Prozessabläufe einfließen kann.
- Eine Punktlösung wird zu einer „Insel“, wenn ihre Ergebnisse erst in einen anderen Datensatz kopiert werden müssen, bevor das Team darauf reagieren kann.
Einzellösungen können zwar einen konkreten Engpass beseitigen, ihre Grenzen wirken sich jedoch auf die gesamte Systemlandschaft der Rechtsabteilung aus.
Wo Einzellösungen an ihre Grenzen stoßen
Technische Schulden in der Systemarchitektur
Technische Schulden entstehen, wenn Entscheidungen bei der Konzeption spätere Änderungen erschweren. Jede Anwendung bringt ein eigenes Datenmodell, eigene Berechtigungen, Identifikatoren, Integrationen und Verwaltungsprozesse mit. Sobald die Anwendung in die Systemlandschaft der Rechtsabteilung eingebunden ist, werden daraus Abhängigkeiten.
Stellen Sie sich ein Tool für die Vertragsprüfung vor, das eigene Vorgangsnummern verwendet und genehmigte Klauseln an eine separate Ablage überträgt. Sobald Funktionen zur Erfassung und Berichterstellung hinzukommen, kann eine kleine Änderung Verbindungen beeinträchtigen, die niemand vollständig versteht. Untersuchungen haben gezeigt, dass das Wachstum von Anwendungen die Abhängigkeiten verstärken kann, wodurch aus einer ursprünglich praktischen Schnelllösung ein Tool wird, dessen Wartung, Aktualisierung oder Austausch mit hohen Kosten verbunden ist.
Unser Tipp: Bewerten Sie eine Legal-Tech-Einzelanwendung als Teil der Architektur, in die sie eingebunden ist, und nicht als isolierte Demo.
Getrennte Daten und fehlender Kontext
Juristische Arbeit lässt sich selten in einem einzigen Datensatz abbilden. Sie hängt von den Beziehungen zwischen Sachverhalten, Dokumenten, Personen und Entscheidungen ab. Eine Legal-Tech-Einzelanwendung deckt in der Regel nur einen Teil dieses Kontexts ab, der sich um einen Sachverhalt, einen Vertrag, ein Unternehmen oder einen Vorstandsbeschluss dreht.
Ein Unternehmensjurist muss möglicherweise einen Vertrag in einem System, die zugehörigen Unternehmensdaten in einem anderen und die Genehmigung in einem E-Mail-Verlauf nachverfolgen. Erst danach kann er das Unternehmen fundiert beraten. Durch diese Rekonstruktion gehen Kontinuität und Vertrauen verloren. Das Wissen bleibt bei den Personen, die den Vorgang bearbeitet haben, statt als wiederverwendbares Wissen der Organisation erhalten zu bleiben.
Unser Tipp: Prüfen Sie, ob jemand außerhalb der Punktlösung den gesamten Kontext und die Argumentation nachvollziehen kann, ohne die Untersuchung erneut einzuleiten.
Implementierung, Verantwortlichkeit und künstliche Intelligenz
Die Anschaffung eines Tools, die Einführung einer Funktion und deren Integration in die juristische Arbeit sind 3 getrennte Schritte. Eine Legal-Tech-Einzellösung liefert zwar möglicherweise ein Ergebnis, aber ohne Verantwortlichkeiten, Prüfprozesse, Zugriffsrechte, Quellenkontext oder Entscheidungsprotokolle bleibt dieses Ergebnis schwer nutzbar und kaum nachvollziehbar.
Im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz gewinnt die Nachvollziehbarkeit noch mehr an Bedeutung. Ein KI-gestütztes Tool zur Risikoerkennung kann einem Vertrag eine Risikostufe zuweisen. Der Vertragsmanager sieht diese Einstufung zwar, kann sie aber möglicherweise nicht mit dem zuständigen Vertragsverantwortlichen in Verbindung bringen, wenn diese Information in einem CLM-System gespeichert ist, das nicht ordnungsgemäß angebunden ist. Wenn das Team den Risikodetektor später ersetzt, geht möglicherweise die Entscheidungshistorie verloren oder es gibt Schwierigkeiten bei der Übertragung in das übergeordnete Vertragsmanagementsystem.
Unser Rat: Jede KI-gestützte Einzellösung sollte ein nachvollziehbares Entscheidungsprotokoll führen.
Gesamtkosten, Anbieterabhängigkeit und Ausstieg
Auch wenn die Beschaffung und Freigabe eines kleinen Tools zunächst einfach wirken, entsteht der operative Aufwand vor allem durch die Arbeit, die damit verbunden ist. Wenn zu viele Tools übereinandergestapelt werden, kann dies dazu führen, dass Abteilungen Dateneingaben doppelt vornehmen, Sicherheitsüberprüfungen wiederholen und Datensätze abgleichen müssen, die nicht immer übereinstimmen.
Diese Hürden treten bei einer Fusion oder einem Anbieterwechsel deutlich zutage, wenn ein Fallmanagement-Tool durch ein anderes ersetzt wird. Aktuelle Daten werden zwar übertragen, doch Genehmigungen, Entscheidungen, der Verlauf und Dokumentenverknüpfungen bleiben möglicherweise zurück. Der Wechsel wird dann zur Rekonstruktionsarbeit: Das Team muss aus alten Exporten, E-Mails und Support-Tickets nachvollziehen, was geschehen ist, während die kumulierten Kosten erst zu spät sichtbar werden.
Unser Rat: Fragen Sie: „Wenn wir diese Legal-Tech-Einzelanwendung in drei Jahren ersetzen, können wir dann die Historie und die getroffenen Entscheidungen in das nächste System übertragen?“ Wenn die Antwort unklar ist, wurden die Kosten für den Ausstieg nicht eingerechnet.
Verstehe, wann es Sinn macht und wann nicht
Einzelne Lösungen sind dann sinnvoll, wenn sie ein definiertes Problem lösen und ihre Ergebnisse wieder in den umgebenden Prozess einbringen. Sie verlieren diesen Wert, wenn sie einen zweiten Datensatz erzeugen, den Kontext verschleiern oder die Kosten für die Anbindung und den Ausstieg auf die Rechtsabteilung abwälzen.
Bei der Kaufentscheidung muss daher das gesamte Betriebsumfeld berücksichtigt werden. Ein gutes Tool beseitigt einen Engpass, ohne an anderer Stelle neuen manuellen Aufwand zu erzeugen.
Häufig gestellte Fragen zu Legal-Tech-Einzelanwendungen
Wann sollte eine Rechtsabteilung eine Speziallösung für die Vertragsprüfung statt einer Vertragsmanagement-Software einsetzen?
Entscheiden Sie sich für eine Speziallösung statt für eine Vertragsmanagement-Software, wenn die Prüfung eine klar abgegrenzte Aufgabe mit einem eindeutigen Verantwortlichen und einem verlässlichen Rückverweis auf den Vertrag ist. Wählen Sie eine Vertragsmanagement-Software, wenn die Prüfung von Aufnahme, Vertragsgestaltung, Verhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung und Verlängerung abhängt, denn diese Schritte erfordern einen durchgängigen Workflow und eine gemeinsame Datenbasis.
Was sollte eine multinationale Rechtsabteilung testen, bevor sie eine Speziallösung hinzufügt, die weitere Daten verarbeitet?
Prüfen Sie, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden, wie der Zugriff kontrolliert wird, wie Aufzeichnungen exportiert werden und welches System als maßgeblich gilt. Das Team sollte außerdem testen, wie sich eine grenzüberschreitende Untersuchung, ein Vorfall oder ein Antrag auf Ausübung von Betroffenenrechten über die gesamte Prozesskette hinweg bearbeiten lässt, nicht nur innerhalb des neuen Tools.
Welche Informationen sollte ein KI-gestütztes Risikotool dokumentieren, damit seine Ergebnisse nachvollziehbar bleiben?
Bewahren Sie das Quelldokument, die Ausgabe, das verwendete Modell oder Merkmal, die prüfende Person, die Entscheidung und die Begründung mit Bezug zum zugrunde liegenden Vertrag oder Sachverhalt auf. So kann das Team einen Fehler untersuchen, eine Entscheidung erläutern und das Tool austauschen, ohne den zugehörigen Verlauf zu verlieren.
