Directive Fit & Proper : définition et conseils pour les équipes juridiques

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À retenir :

• Le cadre Fit & Proper couvre les CRD IV, V et VI, Solvabilité II, MiFID II et l’IFD, sans qu’une directive unique porte cette dénomination.
• Il s’applique aux membres des organes de direction, exécutifs comme non exécutifs, ainsi qu’aux titulaires de fonctions clés, notamment le Directeur Financier, le Responsable de la Conformité et le Responsable de l’Audit Interne.
• Il repose sur deux dimensions : la compétence couvre les connaissances, les aptitudes et l’expérience ; l’honorabilité couvre la réputation, l’intégrité et l’absence de conflits d’intérêts.
• La réévaluation est déclenchée par des événements et non par un calendrier fixe : certaines circonstances imposent une nouvelle évaluation pendant toute la durée du mandat.
• Les équipes juridiques sont responsables de la constitution, de la mise à jour et de la production, à la demande, de dossiers d’évaluation conformes.

Qu’est-ce que la directive Fit & Proper ?

La compétence désigne les connaissances, les aptitudes et l’expérience. Les personnes concernées doivent disposer des qualifications et du parcours professionnel correspondant aux exigences du poste. L’honorabilité couvre la dimension liée à la réputation, à l’honnêteté, à l’intégrité, à la solidité financière et à l’absence de conflits d’intérêts.

Ces deux dimensions sont évaluées séparément, mais doivent toutes deux être satisfaites.

Le cadre repose sur plusieurs instruments législatifs européens :

Secteur réglementé	Instrument principal	Article Fit & Proper	Autorité de supervision
Banque	CRD IV/V/VI, directive 2013/36/UE modifiée	Article 91, ainsi que les articles 91 bis et 91 ter introduits par la CRD VI	BCE/MSU et autorités nationales compétentes
Assurance	Solvabilité II, directive 2009/138/CE	Article 42	AEAPP et autorités nationales compétentes
Services d’investissement	MiFID II, directive 2014/65/UE	Article 9	AEMF et autorités nationales compétentes
Entreprises d’investissement	IFD, directive 2019/2034/UE	Article 18, paragraphe 1, point i)	Autorités nationales compétentes

La CRD IV a instauré cette obligation pour les établissements de crédit en 2013. La CRD V l’a ensuite modifiée, avec une date limite de transposition fixée au 28 décembre 2020. Elle est désormais pleinement transposée dans tous les États membres de l’Union européenne. Publiée le 19 juin 2024, la CRD VI a introduit les articles 91 bis et 91 ter, séparant pour la première fois le rôle d’évaluation de l’établissement de celui de supervision de l’autorité nationale compétente. Lorsqu’elle a proposé la CRD VI, la Commission européenne a décrit le Fit & Proper comme « l’un des domaines les moins harmonisés du droit européen de la supervision bancaire ». Cette réforme est désormais entrée dans le droit positif.

Les orientations communes de l’EBA et de l’AEMF (EBA/GL/2021/06), publiées le 2 juillet 2021 et applicables depuis le 31 décembre 2021, mettent en pratique ce cadre. Elles font actuellement l’objet d’une révision dans le cadre de la consultation de l’EBA et de l’AEMF sur la révision des exigences d’évaluation de l’aptitude (EBA/CP/2026/03), publiée le 25 février 2026, afin de tenir compte de la CRD VI. L’ampleur de cette obligation est considérable : la BCE et le Mécanisme de surveillance unique réalisent environ 4 000 évaluations Fit & Proper chaque année auprès d’environ 115 établissements importants.

Comprendre qui porte ces obligations est le point de départ de la mise en place d’un programme conforme.

Qui doit se conformer à ces exigences ?

Périmètre, fonctions et critères d’évaluation

Le cadre s’applique :

• Aux membres des organes de direction, notamment les administrateurs exécutifs et non exécutifs.
• Aux titulaires de fonctions clés, généralement le Directeur Financier, le Responsable de la Conformité et le Responsable de la Gestion des Risques.

L’évaluation porte à la fois sur l’aptitude individuelle et sur l’aptitude collective.

L’aptitude individuelle évalue la capacité d’une personne à exercer une fonction donnée. L’aptitude collective évalue l’organe de direction dans son ensemble et sa capacité à couvrir les onze compétences définies au paragraphe 70 des orientations EBA/GL/2021/06 :

• L’activité de l’établissement et ses principaux risques, ainsi que chaque activité importante
• Les compétences financières et sectorielles, y compris les risques ESG
• La comptabilité et l’information financière
• La gestion des risques
• La conformité
• L’audit interne
• La connaissance des marchés
• La connaissance de l’environnement réglementaire
• Les compétences managériales
• La planification stratégique
• La gestion des structures de groupes internationaux

Pour les administrateurs d’établissements importants, l’article 91, paragraphe 3, de la CRD IV limite également le nombre de mandats externes. Un administrateur peut détenir soit un mandat exécutif et deux mandats non exécutifs, soit quatre mandats non exécutifs. Les autorités nationales compétentes peuvent autoriser un mandat non exécutif supplémentaire. Les mandats exercés au sein d’un même groupe sont comptabilisés comme un seul mandat. Les fonctions exercées dans des organisations sans but lucratif, telles que les associations, les fondations ou les chambres de commerce, sont exclues du décompte.

Pour les professionnels du juridique et de la conformité qui pilotent ce processus, ces critères se traduisent par un ensemble précis d’obligations documentaires.

Ce que cela implique pour les équipes juridiques

Les équipes juridiques et conformité des entreprises d’investissement, des banques et des autres secteurs concernés doivent traduire ce cadre en un programme documenté et prêt pour l’audit. Pour y parvenir, elles doivent savoir précisément qui, au sein de l’organisation, est responsable de chaque étape du programme.

Fonction	Obligation principale	Documentation requise
Directeur Juridique	Superviser le cadre de conformité Fit & Proper et coordonner les notifications aux autorités nationales compétentes	Politique d’évaluation et registre des notifications aux autorités
Responsable de la Conformité	Réaliser les évaluations d’aptitude et tenir les dossiers individuels de preuve à jour	Dossiers d’aptitude individuelle et matrice des compétences collectives
Secrétaire général ou secrétaire du conseil	Tenir les profils des membres du conseil, suivre le nombre de mandats et signaler les changements importants	Tableau de suivi des mandats, profils des administrateurs et registre des changements
Ressources humaines et Juridique	Collecter les pièces justificatives lors de l’intégration et des réévaluations	CV, diplômes, extraits de casier judiciaire et déclarations signées

Constituer et tenir à jour les dossiers d’évaluation

Un dossier Fit & Proper constitue la preuve documentaire que chaque personne entrant dans le périmètre a été correctement évaluée au regard des cinq domaines d’évaluation, en tenant compte de la contribution qu’elle apporte aux compétences collectives de l’organe de direction.

La documentation requise est relativement homogène d’un établissement à l’autre. Pour chaque personne, elle comprend un CV, les diplômes et qualifications professionnelles, des références, un extrait de casier judiciaire, une déclaration signée et une déclaration relative aux conflits d’intérêts. Cette liste reste la même, que l’évaluation concerne la nomination d’un nouveau dirigeant exécutif ou l’arrivée d’un administrateur non exécutif recruté pour apporter une compétence spécifique.

C’est dans le suivi continu de cette obligation que la plupart des équipes ressentent la pression. Les dossiers doivent rester à jour pendant toute la durée du mandat et pouvoir être présentés aux autorités de supervision à tout moment. Les durées de conservation ne sont pas fixées au niveau européen ; la règle applicable dépend du droit national de chaque juridiction concernée.

Suivi continu : quand une réévaluation est-elle déclenchée ?

La réévaluation Fit & Proper est déclenchée par un événement et non par un calendrier prédéfini. Selon les paragraphes 26 et 27 des orientations EBA/GL/2021/06, une nouvelle évaluation est nécessaire lorsque :

• Des doutes apparaissent concernant l’aptitude individuelle ou collective
• Un membre ou l’établissement subit un impact important sur le plan de la réputation
• Il existe des motifs raisonnables de soupçonner une implication dans le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme
• Un événement affecte de manière significative l’aptitude de la personne
• Un membre accepte un mandat supplémentaire ou exerce de nouvelles activités pertinentes

Les délais de notification aux autorités nationales compétentes sont progressivement formalisés par les articles 91 bis et 91 ter de la CRD VI. Les modalités précises dépendent de la transposition dans chaque État membre. Les équipes juridiques doivent suivre la mise en œuvre dans chaque juridiction concernée et définir les procédures de notification avant qu’elles ne deviennent nécessaires.

Complexité multi-entités et transfrontalière

Pour les groupes présents dans plusieurs juridictions européennes, les obligations Fit & Proper se multiplient. Chaque autorité nationale compétente applique le cadre de manière indépendante, les calendriers de transposition et les exigences documentaires varient, et la coordination des évaluations entre filiales représente une charge opérationnelle importante. Un groupe composé de cinq entités réglementées gère en réalité cinq processus de conformité distincts, chacun avec ses propres attentes, délais de notification et standards de preuve. La gestion manuelle, au moyen de tableurs et de chaînes d’e-mails, crée des lacunes et une exposition à l’audit qui s’aggravent avec le temps.

La mise en place d’un programme de gouvernance reproductible est le moyen le plus fiable de gérer cette complexité à grande échelle.

Construire un cadre de gouvernance Fit & Proper : étapes pratiques

La directive Fit & Proper vise à répondre à la complexité opérationnelle rencontrée par de nombreux grands établissements financiers et autres secteurs concernés. La gestion de plusieurs filiales au sein de grandes organisations est complexe, mais en mettant en place suffisamment tôt la bonne infrastructure, les équipes passent moins de temps à chercher des informations lorsque le régulateur demande des justificatifs.

Exemple simplifié, étape par étape

• Recenser chaque fonction soumise à une évaluation Fit & Proper, notamment les membres des organes de direction et les titulaires de fonctions clés dans toutes les entités concernées
• Constituer pour chaque personne un dossier d’évaluation couvrant les cinq dimensions de l’aptitude, avec une liste de documents définie et homogène
• Mettre en place un processus de réévaluation déclenché par les événements prévus aux paragraphes 26 et 27 des orientations EBA/GL/2021/06
• Tenir un tableau de suivi des mandats permettant de contrôler les seuils prévus à l’article 91, paragraphe 3, de la CRD IV pour les administrateurs des établissements importants
• Créer un dossier de preuve prêt pour l’audit et pouvant être produit à la demande, plutôt que de le constituer dans l’urgence après une demande de supervision
• Définir les procédures de notification aux autorités nationales compétentes et les circuits d’escalade internes conformément aux articles 91 bis et 91 ter de la CRD VI, en les mettant à jour au fil de la transposition nationale

Les plateformes de gouvernance, telles que les outils de gestion des entités juridiques ou les solutions Board Portal, suppriment une grande partie du travail de coordination manuelle auquel les équipes juridiques et conformité sont confrontées. Les bons outils répondent directement à ce besoin en conservant des données d’entités exactes et à jour dans chaque juridiction, en tenant les profils des membres du conseil dans un environnement numérique sécurisé et en rendant l’ensemble des justificatifs disponible chaque fois que nécessaire.

Le cadre européen Fit & Proper figure parmi les obligations de gouvernance les plus exigeantes sur le plan opérationnel dans le domaine de la réglementation financière. Les critères sont clairs ; la difficulté réside dans la documentation continue, le suivi actif et la capacité à produire rapidement les justificatifs nécessaires. Alors que la CRD VI poursuit sa mise en œuvre et que les orientations de l’EBA évoluent dans le cadre du processus de révision de 2026, les attentes deviendront encore plus précises.

Les organisations qui ont recensé les fonctions concernées, structuré leurs dossiers, défini les événements déclencheurs de réévaluation et formalisé leurs procédures de notification aux autorités abordent les contrôles de supervision avec confiance. Celles qui s’appuient sur des processus ponctuels s’exposent à des risques récurrents chaque fois qu’un régulateur demande des justificatifs.

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