Interview mit Claire Dolley, Leiterin der Rechtsabteilung bei der Consort Group
Die Consort Group ist ein wichtiger Akteur im Bereich der IT-Infrastruktur in Frankreich. Angesichts eines anhaltenden Wachstums und eines stetig wachsenden Vertragsportfolios – sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite – musste die Rechtsabteilung ihre Organisation grundlegend überdenken. Wie in vielen wachsenden Unternehmen musste auch die Consort Group ihr Vertragsmanagement umstrukturieren, um den Anforderungen des Unternehmens besser gerecht zu werden. Claire Dolley, Leiterin der Rechtsabteilung, berichtet über das gemeinsam mit DiliTrust durchgeführte Projekt zur Digitalisierung der Vertragsmanagements.
Ein Projekt dieser Größenordnung lässt sich nicht im Alleingang auf die Beine stellen. Es braucht Überzeugung und einen Initiator.
Wie kam es zu der Idee, ein CLM innerhalb der Gruppe einzuführen, und wer hat dieses Vorhaben intern vorangetrieben?
Das Projekt entstand aus einem doppelten Bedarf heraus: die Effizienz unserer internen Prozesse zu steigern und unsere Vertragsdokumente im Rahmen unseres Risikomanagements besser zu nutzen. Angesichts eines wachsenden Vertragsvolumens und des Fehlens eines gemeinsamen Referenzsystems wurde es notwendig, die Informationen zu strukturieren, um sie wirklich nutzbar zu machen. Die Rechtsabteilung hat den Prozess initiiert und dabei eng mit der Einkaufsabteilung (die ebenfalls das CLM nutzt) zusammengearbeitet, um die Lösung auszuwählen und deren Einführung zu steuern.
Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, muss man zunächst die richtige Diagnose stellen…
Was waren Ihre größten Herausforderungen im Bereich Vertragsmanagement?
Unsere größte Herausforderung ergab sich aus dem Zusammenspiel zweier Faktoren: dem Fehlen eines einheitlichen Vertragsstandards (sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite) und einem hohen Vertragsvolumen. DiliTrust ermöglicht es uns heute, für jeden Vertrag eine strukturierte Übersicht zu erstellen, Fristen proaktiv zu verwalten und die Informationen allen internen Abteilungen auf klare und leicht zugängliche Weise zur Verfügung zu stellen.
Fokus auf die Funktionen: Diese Umstellung erfolgte im Rahmen mehrerer parallel durchgeführter Projekte: Migration der Verträge in ein einheitliches Repository, Automatisierung der Genehmigungsworkflows und der Verlängerungsbenachrichtigungen, Erstellung einer Vorlagenbibliothek zur Standardisierung der Vertragserstellung, Integration der elektronischen Signatur sowie Einrichtung von Pflichtfeldern, um die Vollständigkeit der Daten zu gewährleisten.
Die Herausforderung der Akzeptanz meistern – oft die Schwachstelle bei der Einführung von Fachanwendungen
Sie haben die CLM-Schulung für alle neuen Mitarbeiter zur Pflicht gemacht. Was hat zu dieser Entscheidung geführt?
Alle neuen Mitarbeiter in vertrieblichen Funktionen arbeiten täglich mit DiliTrust. Es war daher selbstverständlich, DiliTrust bereits bei ihrer Ankunft in den Einarbeitungsprozess zu integrieren. Die Idee dahinter: Sie sollen sich gleichzeitig mit den Vertragsmanagement-Prozessen und mit dem Tool vertraut machen, um vom ersten Tag an einsatzbereit zu sein und sich sicher zu fühlen.
Ein gut umgesetztes CLM beschränkt sich nicht auf die vier Wände der Rechtsabteilung
Welche Teams haben seit der Einführung die größten Veränderungen gespürt?
Die Rechtsabteilung hat den tiefgreifendsten Wandel durchlaufen, da DiliTrust nun ihr zentrales Arbeitstool ist und den gesamten täglichen Vertragsbetrieb strukturiert. Auch alle Abteilungen, die mit Verträgen zu tun haben (Vertrieb, Einkauf), profitieren davon: Die Informationen sind leichter zugänglich und besser organisiert.
Und wenn man diesen Wandel in wenigen Worten zusammenfassen müsste
Was hat DiliTrust für die Consort Group verändert?
Dank DiliTrust konnten wir die einzelnen Schritte unseres Vertragsprozesses besser nachverfolgen und unsere Dokumentendatenbank nutzen, um konkrete Informationen für die Überwachung und Steuerung unserer Geschäftstätigkeit zu gewinnen.
Ein Tipp für Teams, die mit der Digitalisierung ihrer Vertragsprozesse beginnen möchten?
Das Tool allein reicht nicht aus: Der entscheidende Erfolgsfaktor ist nach wie vor die Akzeptanz durch die Nutzer. Investieren Sie von Anfang an in Kommunikation und Schulung. Eine frühzeitig aufgebaute Akzeptanz garantiert eine schnelle und nachhaltige Nutzung.
Dank des Tools und des formellen Onboarding-Programms mit Pflichtfeldern, die den Juristen die Arbeit erleichtern, haben sich unsere Prozesse, unsere Zusammenarbeit und die Nachverfolgung strategischer Verträge deutlich verbessert.
Claire Dolley, Leiterin der Rechtsabteilung, Consort Group
Heute ist das Vertragsmanagement der Consort Group strukturiert, nachvollziehbar und gemeinsam genutzt. Die Rechtsabteilung hat die Grundlagen für eine Organisation geschaffen, die auch bei großem Umfang funktioniert: kontrollierte Prozesse, eigenverantwortliche Teams und ein Tool, das fest im Arbeitsalltag verankert ist. Was als Zentralisierungsprojekt begann, ist zur Grundlage der gesamten Vertragstätigkeit der Gruppe geworden.
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Lesen Sie unsen CLM-Implementierungs-Guide
Erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Einführung einer Contract Lifecycle Management-Lösung reibungslos durchführen.
