4 cas d’usage des Smart Reports pour gagner des heures en gestion des contrats

Si vous avez déjà travaillé avec de grands volumes de contrats, que ce soit en équipe commerciale, juridique ou achats, vous connaissez probablement l’expression « chercher une aiguille dans une botte de foin ». Passer des heures à rechercher des contrats et à les passer en revue un par un pour produire des rapports est une réalité que personne n’apprécie. Cela est particulièrement vrai lorsqu’ils sont urgents ou sensibles en matière de conformité. Les outils CLM permettent certes de fluidifier ce processus. Cependant, aujourd’hui, les Smart Reports changent la donne. Leurs cas d’usage sont nombreux, de la M&A aux évolutions réglementaires en passant par la planification stratégique. Mais comment cette fonctionnalité, de plus en plus répandue, apporte-t-elle concrètement de la valeur ?

Cette fonctionnalité alimentée par l’IA transforme la façon dont les équipes extraient, organisent et analysent les données contractuelles sur de grands portefeuilles. Ainsi, elles peuvent produire des rapports robustes. D’ailleurs, une fonctionnalité Smart Reports performante, généralement intégrée à un CLM, parcourt l’ensemble du référentiel contractuel. Elle identifie les clauses et informations pertinentes selon vos critères. Ensuite, elle génère un rapport fiable et traçable en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours.

Voici quatre cas d’usage réels des Smart Reports, observés par DiliTrust au sein de sa base clients.

Vous êtes à la tête d’une société éditrice de logiciels en plein processus d’acquisition. L’opération avance rapidement, comme c’est souvent le cas. Durant la phase de due diligence, votre direction juridique est chargée d’identifier, parmi plus de 200 contrats, ceux qui contiennent des clauses de changement de contrôle. En effet, ces clauses sont susceptibles de conférer des droits particuliers à la contrepartie en cas de changement d’actionnaire.

En règle générale, votre direction juridique confierait la tâche à des juristes internes, ou externaliserait le travail si le volume est important. L’équipe lancerait des recherches sur des termes clés tels que « changement de contrôle » sur l’ensemble du portefeuille. Or, si les clauses utilisent des formulations différentes d’un contrat à l’autre, certaines risquent de passer entre les mailles du filet. Par conséquent, le processus peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

Votre direction juridique lance une seule requête : « Afficher tous les contrats contenant une clause de changement de contrôle et extraire les délais de préavis ainsi que les droits de la contrepartie. » Les Smart Reports parcourent l’ensemble du référentiel. Ensuite, ils détectent chaque variante de la clause quelle que soit la formulation. De plus, ils génèrent un tableau structuré prêt à être partagé avec l’équipe en charge de la transaction. Ce qui aurait pris plusieurs semaines est accompli en quelques heures, sans qu’aucun contrat ne soit oublié.
 

Une nouvelle réglementation entre en vigueur dans le secteur financier. En tant que Directeur Juridique d’une société de services financiers de taille intermédiaire, vous devez renforcer la supervision de l’exposition aux responsabilités des tiers. Ainsi, vous chargez l’équipe conformité de vérifier quels contrats fournisseurs, parmi des centaines, contiennent des plafonds de limitation de responsabilité dépassant un montant défini.

La direction juridique devrait passer en revue manuellement l’ensemble du portefeuille contractuel. Cela mobiliserait d’importantes ressources humaines et temporelles. Par ailleurs, les clauses concernées peuvent utiliser des terminologies différentes. D’ailleurs, cela est fréquent notamment dans les contrats historiques. Le risque : passer à côté de contrats critiques. Vous pourriez aussi ne pas être en mesure de respecter la nouvelle réglementation dans les délais impartis.

Avec l’effort d’une seule personne au sein de l’équipe conformité et une unique requête, la fonctionnalité parcourt l’ensemble des contrats et identifie ceux concernés, indépendamment des variantes de formulation. Ensuite, la personne responsable obtient un tableau directement exploitable comprenant les noms des contrats, les contreparties, les plafonds de responsabilité et les textes des clauses correspondantes. Ainsi, l’équipe peut évaluer son exposition. Elle peut alors prioriser les mesures correctives et rendre compte à la direction le jour même. De plus, chaque résultat est traçable jusqu’au texte contractuel d’origine.

 

L’équipe RevOps constate que de nombreux contrats arrivent à renouvellement. De plus, elle souhaite saisir cette opportunité pour renégocier plusieurs accords avec des clients historiques. Avant de prendre contact, il lui faut toutefois identifier précisément les comptes ne disposant pas de clause d’indexation automatique des prix. C’est là que réside l’opportunité commerciale.

Identifier cette opportunité nécessite l’intervention de la direction juridique. Cela demande aussi un recoupement manuel entre les termes contractuels et le statut des clients, ainsi que plusieurs jours de travail concentré. Il faut ouvrir chaque contrat commercial, rechercher les clauses d’indexation des prix, confirmer l’existence ou l’absence de mécanismes d’indexation, puis constituer une liste cible pour l’équipe commerciale. Il s’agit d’un processus long et chronophage. Ce processus peut retarder l’atteinte des objectifs de revenus.

La personne en charge de la RevOps lance une seule requête : « Afficher tous les contrats commerciaux actifs ne comportant pas de clause d’indexation automatique des prix. » Ainsi, les Smart Reports filtrent le portefeuille sur les contrats actifs uniquement. Ils analysent la présence ou l’absence des clauses d’indexation. De plus, ils restituent un tableau directement exploitable avec les dates de renouvellement et les conditions tarifaires en vigueur. En quelques heures, l’équipe commerciale dispose d’une liste de clients à contacter. Elle peut alors prioriser cette liste par volume de chiffre d’affaires.

Il est 18h un mardi, et vous terminez votre journée lorsqu’un message de l’équipe commerciale arrive : « Salut, un prospect vient de nous demander si on a des formulations similaires dans d’autres contrats clients pour [type de clause spécifique]. Tu peux vérifier et nous répondre pour demain matin ? » C’est urgent, et ça pourrait faire basculer une opportunité en cours.

Impossible de répondre correctement à cette demande, pas manuellement, pas du soir au lendemain. Il faudrait parcourir des centaines de contrats clients. Il faudrait identifier ceux qui contiennent le type de clause concerné, lire chacun d’eux pour en extraire les formulations comparables, puis compiler les résultats dans un format présentable pour l’équipe commerciale. Cela représenterait des heures de travail en perspective, alors que vous êtes déjà épuisé. Donc, soit vous restez tard et sacrifiez votre soirée, soit vous dites à l’équipe commerciale qu’il vous faut plus de temps, et ils entrent dans l’appel du lendemain sans réponse.

Avant de quitter le bureau, vous lancez une seule requête : « Trouver tous les contrats contenant [type de clause] et extraire les formulations correspondantes. » Les Smart Reports s’exécutent pendant que vous rentrez chez vous. De plus, le lendemain matin, le tableau est prêt : chaque contrat, chaque clause correspondante, organisés et partageables. L’équipe commerciale obtient sa réponse avec le temps de se préparer. De plus, vous récupérez votre soirée. Et l’opportunité avance sans délai.

Les Smart Reports permettent de réaliser bien plus que des économies de temps. Cette fonctionnalité ouvre la voie à la création de valeur à partir de votre portefeuille contractuel. Cela concerne aussi bien les stratégies tarifaires que l’exploitation des exigences de conformité à votre avantage.

Comme le montrent ces cas d’usage, les Smart Reports transforment le CLM : il ne s’agit plus d’un simple outil d’archivage numérique. Au contraire, c’est une véritable source d’intelligence stratégique. Cela allie rapidité d’exécution et précision des résultats.

Si vous disposez déjà d’un CLM, les Smart Reports deviendront votre meilleur allié pour obtenir des rapports fiables rapidement, traçables jusqu’aux clauses contractuelles d’origine et vérifiables à tout moment. Lorsque la prochaine question urgente atterrira dans votre boîte de réception, vous aurez la réponse avant même qu’on ne l’attende.