Con la reducción del personal y la amenaza de una posible recesión, las empresas se enfrentan a tiempos difíciles.
Las empresas que inviertan estratégicamente en automatización y otras herramientas tecnológicas para hacer más con menos estarán mejor situadas para sortear los vientos adversos de la economía. La eliminación de procesos manuales improductivos puede aumentar considerablemente la eficiencia.
Los departamentos jurídicos de las empresas deben desempeñar un papel central en estos esfuerzos. Tienen que predicar con el ejemplo organizando sus procesos mediante una gestión mejorada de todos los flujos de trabajo.
Los contratos son un buen punto de partida. La gestión de contratos suele ser un área problemática para los departamentos jurídicos. Éstos tienen que lidiar con mucho papeleo relacionado con empleados, proveedores, clientes y socios.
Optimizar estos flujos de trabajo con la automatización es lógico. Porque ayuda a los gestores de contratos a mantener el control de las operaciones y, al tiempo, reducir gastos jurídicos. Y se libera a los abogados para que se ocupen de asuntos de mayor prioridad.
7 formas en que la automatización transforma sus procesos de gestión de contratos
1. Anticipación a las actualizaciones y renovaciones
Se puede programar un sistema automatizado para vigilar de cerca los contratos, con alertas y notificaciones personalizadas si se acercan a su fecha de vencimiento, deben renovarse o necesitan actualizarse.
Esto ayuda a los abogados a estar al tanto de todos los contratos vigentes con recordatorios puntuales que les ayudan a evitar sanciones por incumplimiento de plazos o recargos por renovación tardía.
2. Aumento de la productividad
No es necesario que el personal de su departamento jurídico cree meticulosamente contratos desde cero cada vez.
Un sistema automatizado creará y almacenará plantillas de los contratos más habituales. Así el personal sólo tendrá que introducir los datos y pulsar «Guardar». Descargar este tipo de tareas repetitivas en herramientas automatizadas libera a los abogados para que dediquen su valioso tiempo y conocimientos a tareas más valiosas.
3. Accesibilidad
Una plataforma automatizada puede almacenar de forma segura todos los materiales del contrato. Pero que estén seguros no significa que sean inaccesibles. Los usuarios con los permisos de acceso correctos pueden entrar fácilmente para modificar o actualizar el contrato según sea necesario. Los ajustes se realizan de forma rápida, eficiente y en tiempo real. Así puede estar seguro de que siempre trabaja con la versión más actualizada de sus documentos.
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4. Archivo seguro
Según un reciente informe del gigante de la seguridad Sophos, los ciberataques se intensificarán en 2023. Habrá ataques de ransomware más innovadores y un mayor acceso a herramientas de ciberdelincuencia en la web oscura.
Las empresas que no utilizan una plataforma de archivo segura y automatizada se están poniendo en peligro en este entorno de amenazas crecientes. El archivo automatizado actúa como una una caja fuerte con cerradura de seguridad. Almacena automáticamente la documentación con defensas de varios niveles minimizando el riesgo de filtración y pérdida de datos.
Los administradores pueden establecer permisos de acceso para garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan entrar en el sistema, y personalizar los controles sobre lo que pueden hacer una vez dentro, limitando el número de personas que pueden ver, editar o compartir los materiales.
5. Mayor visibilidad
Un hub centralizado no sólo mantiene a salvo todos los documentos, sino que también ofrece una visión general de todos los aspectos del ciclo de vida de los contratos.
El personal puede supervisar el progreso de todos los contratos de un vistazo, realizar cambios oportunos cuando sea necesario, mantenerse informado de todos los avances en tiempo real y ver qué contratos necesitan atención urgente.
6. Transparencia y trazabilidad
Los sistemas automatizados generan una gran cantidad de datos valiosos. Esos datos pueden utilizarse para crear informes que ofrezcan a los asesores visión precisa y completa de cómo su departamento gestiona los contratos.
Este análisis de datos de alto nivel aumenta significativamente la transparencia y la responsabilidad. El personal directivo puede seguir rápida y fácilmente cada paso de la tramitación de un contrato a través del sistema, viendo quién está implicado, qué cambios se han realizado, actualizaciones relevantes, comunicaciones, etc.
Los abogados tienen todo lo que necesitan para identificar los obstáculos, centrarse en las áreas problemáticas, determinar las áreas de mejora y evaluar el rendimiento del personal.
7. Formalización ágil de los contratos
Si se hacen manualmente, los contratos requieren mucho tiempo de idas y venidas. Sobre todo en las últimas fases, cuando se requieren firmas, a menudo de varias partes.
El software automatizado puede personalizarse para enviar notificaciones cuando se requieran firmas y permitir la firma electrónica para agilizar la formalización de contratos.
En lugar de esperar días para imprimir los contratos, enviarlos a las partes pertinentes y esperar sus firmas, basta con hacer clic en el enlace proporcionado para iniciar sesión de forma segura y firmar en cuestión de minutos.
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Al aprovechar las eficiencias de la automatización, los equipos jurídicos pueden conseguir ahorros significativos, no solo en su presupuesto, sino también en su tiempo y recursos. Asegúrate de que estás preparado para lo que te depare el futuro, hable con nuestro equipo hoy mismo para iniciar la transformación digital de tu departamento jurídico.
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