Gestion des dossiers vs gestion des affaires juridiques : comprendre les différences essentielles

La gestion des dossiers juridiques désigne un logiciel principalement conçu pour suivre et organiser les activités liées aux contentieux. Ces systèmes sont axés sur la progression chronologique des affaires juridiques à travers des étapes définies, depuis l’ouverture du dossier jusqu’à sa résolution.

Les plateformes de case management proposent généralement un ensemble de fonctionnalités telles que :

• Le stockage et la récupération de documents propres à chaque dossier
• La gestion des calendriers et le suivi des échéances liées aux audiences et aux dépôts
• L’attribution des tâches et le suivi des activités associées à chaque affaire

Ces solutions s’avèrent particulièrement pertinentes dans les environnements traitant un volume important d’affaires similaires suivant des processus standardisés. Les cabinets spécialisés dans des domaines à fort flux, comme le droit de la famille, les dommages corporels ou l’immigration, en tirent un avantage significatif grâce à une organisation structurée et reproductible. L’approche structurée permet aux équipes juridiques de maintenir une cohérence entre les dossiers tout en suivant les particularités de chaque affaire.

Ces systèmes constituent un référentiel centralisé pour toutes les informations liées à un contentieux : documents, échanges et activités connexes.

La gestion des affaires juridiques adopte une approche plus large, englobant tous les types d’activités juridiques, au-delà des seuls contentieux. Cette solution complète couvre l’ensemble du travail juridique, y compris les activités de conseil, les transactions, la conformité réglementaire et la gouvernance d’entreprise.

Les systèmes de matter management proposent :

• Un suivi global de toutes les affaires juridiques de l’organisation
• Des fonctionnalités de gestion budgétaire et de reporting financier
• Des outils d’allocation des ressources internes et externes
• Des capacités analytiques avancées pour soutenir la prise de décision stratégique

Le matter management est particulièrement adapté aux directions juridiques internes et aux équipes juridiques d’entreprise gérant une grande variété d’activités. Ces solutions permettent aux directeurs juridiques de suivre l’ensemble des affaires en cours, tout en assurant une visibilité sur les dépenses, la répartition des ressources et l’efficacité opérationnelle.

La principale différence réside dans le périmètre et l’orientation de ces deux approches. Le case management est centré sur les contentieux, tandis que le matter management couvre l’ensemble des activités juridiques, qu’elles soient contentieuses ou non.

Le case management organise l’information autour d’un litige donné : chaque affaire constitue une unité distincte, avec ses propres documents, échéances et tâches. Le système suit l’intégralité du cycle contentieux, du dépôt initial jusqu’à la résolution.

À l’inverse, le matter management structure l’information selon les objectifs globaux de l’entreprise.

Une seule affaire peut ainsi regrouper plusieurs activités connexes, telles que des négociations contractuelles, des démarches de conformité réglementaire ou encore d’éventuels contentieux. Cette approche offre une vision plus transversale du travail juridique, alignée sur les priorités stratégiques de l’organisation.

Les fonctionnalités financières constituent une autre différence notable. Le case management propose un suivi des dépenses élémentaire, affaire par affaire. Les solutions de matter management intègrent des outils financiers bien plus sophistiqués :

• Création et suivi de budgets
• Suivi des honoraires des conseils externes
• Répartition des coûts entre services
• Reporting financier et analytique

Ces fonctions permettent aux directions juridiques de démontrer leur valeur ajoutée à l’organisation via un meilleur pilotage des coûts et des ressources.

Le matter management offre généralement des capacités d’intégration plus larges avec les autres outils de l’entreprise. Tandis que le case management reste centré sur les flux juridiques, le matter management s’intègre avec :

• La gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
• Les systèmes de gestion documentaire
• Les logiciels de facturation ou ERP
• La gestion des entités juridiques

Cette interopérabilité améliore la fluidité entre services et systèmes.

Malgré leurs différences, ces deux types de solutions partagent certaines fonctionnalités essentielles :

• Organisation et stockage de documents
• Gestion des tâches et attribution de responsabilités
• Suivi des calendriers et des échéances
• Capacités de reporting

Dans les deux cas, l’objectif est d’améliorer l’efficacité des équipes, de réduire les risques et de favoriser la collaboration. Le choix dépendra donc avant tout des besoins propres à chaque structure.

Voici quelques éléments à prendre en compte dans votre réflexion :

Les cabinets d’avocats bénéficient généralement davantage des solutions de case management, bien adaptées à des flux de travail contentieux standardisés.

Les départements juridiques d’entreprise, en revanche, nécessitent souvent une solution de matter management pour couvrir la diversité de leurs missions, du conseil à la gouvernance.

Les organisations gérant un grand volume de dossiers similaires auront tout intérêt à opter pour un case management. L’approche standardisée permet de traiter efficacement les tâches répétitives.

Les structures confrontées à un nombre limité d’affaires complexes préféreront un matter management, plus adapté à des problématiques juridiques variées impliquant plusieurs compétences.

Enfin, il faut tenir compte des besoins d’interopérabilité. Les solutions de matter management sont généralement conçues pour s’intégrer plus facilement à l’écosystème numérique de l’entreprise.

La distinction entre case management et matter management tend à s’estomper à mesure que les technologies évoluent. Les plateformes modernes combinent de plus en plus les deux approches pour proposer des solutions juridiques globales.

Ces plateformes offrent :

• Des workflows personnalisables pour le contentieux comme le hors contentieux
• Une gestion documentaire avancée avec recherche intelligente
• Des fonctions de reporting et d’analyse stratégique
• Des outils de collaboration sécurisée, internes et externes

La suite DiliTrust Governance illustre cette approche intégrée avec une plateforme sécurisée et unifiée pour gérer l’ensemble des opérations juridiques. Grâce à ses modules dédiés (gestion des contrats, gestion des entités juridiques, gestions des affaires juridiques, et gestion des fonds documentaires), elle répond aux besoins des directions juridiques modernes.

Comprendre les différences entre gestion des dossiers juridiques et gestion des affaires juridiques est essentiel pour identifier la solution la mieux adaptée à votre organisation. Tandis que la gestion des dossiers se révèle particulièrement efficace dans les environnements centrés sur le contentieux et dotés de processus standardisés, la gestion des affaires offre une approche plus globale, capable de couvrir l’ensemble des activités juridiques.

Avec l’évolution constante des technologies juridiques, les solutions les plus performantes seront celles qui intègrent le meilleur des deux approches: des plateformes flexibles et unifiées, capables de s’adapter à la complexité croissante des besoins juridiques.

En évaluant soigneusement les besoins et objectifs de votre organisation, vous serez en mesure de choisir une solution qui améliore l’efficacité, renforce la collaboration et crée une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.

Pour les directions juridiques souhaitant optimiser leurs opérations grâce à la technologie, explorer des solutions complètes comme la suite DiliTrust Governance constitue une étape clé vers une transformation digitale réussie.