Die Digitalisierung des Board Managements trägt dazu bei, die Governance zu optimieren, indem Informationen zentralisiert, die Zusammenarbeit verbessert und die Sicherheit erhöht werden. Der Erfolg hängt von der Wahl der richtigen Plattform und ihrer Abstimmung auf die Prozesse des Boards ab.
KEY TAKEAWAYS
- Zentralisierung der Vorstandsdaten für leichteren Zugriff und Kontrolle.
- Ermöglichen Sie die Fernzusammenarbeit mit Echtzeit-Tools.
- Nutzen Sie digitale Funktionen, um Entscheidungen zu beschleunigen.
- Bevorzugen Sie Plattformen mit hoher Datensicherheit.
Ein guter Start beginnt mit den richtigen Leuten
Sobald Sie anfangen, über den Implementierungsprozess eines Tools nachzudenken, haben Sie bereits einen Teil der Aufgabe erledigt, nämlich die Auswahl Ihrer Lösung. Diese organisatorische Umstellung wird ein Wendepunkt sein, aber die Digitalisierung der Verwaltung bringt einige Herausforderungen mit sich…
Die Softwarefunktionen sind zwar wichtig, aber die Menschen entscheiden über die Umsetzung. Allzu oft scheitern Projekte nicht, weil es der Plattform an Funktionen mangelt, sondern weil die internen Rollen nicht klar definiert sind. Die Leiter der Rechtsabteilung und der IT-Abteilung sind sich nicht sicher, wer die Einführung vorantreiben soll. Boardmitglieder fühlen sich überrumpelt. Die Support-Teams versuchen, den Rückstand aufzuholen.
Um dies zu vermeiden, müssen die Rechtsabteilungen die Implementierung des Board Portals als eine gemeinsame Initiative mit verteilter Verantwortung behandeln.
Der Board Manager, ein Hauptnutzer
Hinter jeder erfolgreichen Digitalisierung einer Board Management Lösung steht ein großartiger Board Manager. Dieser Hauptnutzer und Interessenvertreter initiiert oft die Anfrage und leitet einige der dringendsten Bedürfnisse in Bezug auf ihr neues Tool. Als die Person, die für die Prozesse der Unternehmensführung verantwortlich ist, haben sie ein tiefes Verständnis für ihre Bedürfnisse und die der Boardmitglieder.
Der Generalsekretär hat folgende Aufgaben:
- Zentraler Koordinator: Er stellt die Verbindung zu allen anderen Beteiligten her und hilft in der Regel bei der Abstimmung. Dazu gehören auch die anderen Hauptakteure, die wir im Laufe des Artikels kennenlernen werden.
- Wächter über die Einhaltung der Vorschriften: Da sie die Aufzeichnungen, Beschlüsse und Dokumentationen des Boards verwalten, stellen sie sicher, dass das Tool die internen und externen rechtlichen Standards erfüllt.
- Prozessoptimierer: Sie sind am besten in der Lage, die Arbeitsabläufe in Meetings zu optimieren und realistische Erwartungen für die Einführung festzulegen.
Ihre Erfolgsbedürfnisse
- Frühzeitige Unterstützung durch die IT-Abteilung bei erforderlichen Integrationen und Sicherheits-/Compliance-Themen
- Gut definierte Anwendungsfälle, die die Prioritäten bestimmen und helfen, realistische Szenarien und Fristen zu planen
- bis zu einem gewissen Grad die Kontrolle über die Plattformkonfiguration.
Boardmitglieder: Die Endnutzer mit Einfluss auf die Geschäftsführung
Es mag offensichtlich klingen, aber es lohnt sich zu betonen, dass die Boardmitglieder mehr als nur Nutzer der Board Management Lösung sind. Denn was nützt die Digitalisierung des Boards, wenn sie sich nicht mit dem Tool beschäftigen oder dessen Vorteile nicht verstehen. Die Boardmitglieder sind lediglich Empfänger des Portals; sie sind Mitgestalter seines strategischen Werts. Der Grad ihres Engagements (oder dessen Fehlen) wird letztendlich darüber entscheiden, ob die Einführung erfolgreich ist oder zu versunkenen Kosten wird.
Die Boardmitglieder werden sich um folgendes kümmern:
- Feedback zur Benutzerfreundlichkeit: Das Feedback der Endnutzer stellt sicher, dass das Tool ihren Bedürfnissen entspricht und auf ihre Arbeitsweise abgestimmt ist. Je früher Sie ihr Feedback einholen können, desto besser ist es.
- Adoptionsraten: Boardmitglieder sind starke Botschafter. Wenn ein leitender Angestellter eine neue Plattform annimmt und sich für sie einsetzt, gibt er den Ton an und fördert ein breiteres Engagement in der gesamten Organisation.
- Prüfung der Governance: Ihre Arbeitsabläufe wie Abstimmungen, Überprüfungen und Genehmigungen sind die Bereiche, in denen die Plattform ihren Wert beweisen muss.
Was sie brauchen, um erfolgreich zu sein
- Klare, nachvollziehbare Anwendungsfälle: Sie brauchen praktische Beispiele, die ihre täglichen Aufgaben widerspiegeln und zeigen, wie die Plattform die reale Verwaltungsarbeit unterstützt.
- Maßgeschneiderte Nachfassaktionen, die ihre Zeit respektieren: Die Kommunikation vor, während und nach der Einführung sollte an ihre Zeitpläne und Prioritäten angepasst werden.
- Konsistente Unterstützung nach der Einführung: Kontinuierliche Unterstützung ist wichtig, um das Engagement aufrechtzuerhalten und den langfristigen Nutzen der Plattform zu gewährleisten.
Andere wichtige Stakeholder, die Sie vielleicht nicht erwarten
Auch wenn das Rechtsteam die Strategie vorantreibt, sind andere Abteilungen und Schlüsselpersonen für den Erfolg der Digitalisierungsbemühungen der Geschäftsführung unerlässlich.
Die IT-Abteilung
In der Regel erfordern Board Management Lösungen nicht annähernd so viel Arbeit wie z. B. Vertragsmanagement-Tools. Dennoch ist die IT-Abteilung von entscheidender Bedeutung, um Sicherheit und Compliance, die Integration der Infrastruktur und technische Unterstützung bei komplexen Problemen zu gewährleisten.
Bei der Auswahl des endgültigen Tools hilft Ihnen das IT-Team dabei, sich zu vergewissern, dass der Anbieter alle Standards für Cybersicherheit und Datenaufbewahrung einhält. In der Regel teilt der Dienstanbieter diese Informationen frühzeitig mit.
Ein einfaches Beispiel für ihre Schlüsselrolle ist die Ermöglichung von SSO. Boardmitglieder und Board Manager haben mit vielen vertraulichen Informationen zu tun, und diese Art der Anmeldung ist unerlässlich, um maximale Sicherheit zu gewährleisten.
Wichtiger Hinweis: Einige Dienstleister bieten auch IT-Support während der Einführung an. Es ist wichtig, dass Ihre interne IT-Abteilung die Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten vor der eigentlichen Implementierung kennt.
Projektleiter und Administratoren
Bei jedem Schritt des Digitalisierungsprozesses der Verwaltung werden Projektverantwortliche benötigt. Der Champion kann variieren, manchmal ist es ein Endnutzer, manchmal ein Mitglied des Legal-Ops-Teams… Unabhängig davon, wer die Rolle zugewiesen bekommt oder übernimmt, wichtig ist, dass er für eine reibungslose Umsetzung sorgt, indem er für Transparenz sorgt und die Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglicht.
So spielt beispielsweise der Projektchampion eine entscheidende Rolle bei einem „Train-the-Trainer“-Ansatz. Als „Early Adopter“ hilft diese Person anderen bei der Nutzung der Plattform und bietet interne Unterstützung. Der Projektchampion ist oft leicht zu identifizieren und sollte von Anfang an in die Implementierung eingebunden werden.
Ein starkes digitales Fundament beginnt mit dem Menschen
Die Umgestaltung gelingt nur, wenn von Anfang an die richtigen Personen einbezogen werden.
Ihre Projektverantwortlichen und Hauptnutzer werden sich während des Auswahlprozesses ganz natürlich herauskristallisieren. Als Nächstes kommt es darauf an, diese Dynamik aufrechtzuerhalten. Mit der Strukturierung der Implementierungsphase, Anpassung der Schulungen an die jeweilige Rolle und klare Zuweisung der Verantwortung.
Schließlich ist der Mensch der Motor der Technik. Was wäre eine Board Management Lösung ohne den Faktor Mensch? Nicht viel.
