Redigere verbali chiari e concisi è essenziale per il successo aziendale. Questi documenti rappresentano il resoconto ufficiale delle discussioni, decisioni e attività emerse durante una riunione. Inoltre, garantiscono responsabilità e aiutano a monitorare i progressi delle iniziative importanti. Questa guida propone esempi pratici di verbali, presenta le migliori pratiche da seguire e introduce strumenti utili per semplificare il processo di redazione. Che tu sia responsabile dei verbali di un consiglio di amministrazione o di una riunione operativa, queste strategie ti aiuteranno a documentare le informazioni in modo efficace.
Cosa sono i verbali e a cosa servono?
I verbali di riunione sono il documento scritto ufficiale di un incontro. Registrano informazioni fondamentali come data e ora, partecipanti, argomenti trattati, decisioni prese e attività assegnate. Inoltre, i verbali fungono da archivio storico e punto di riferimento per le riunioni successive. Gli scopi principali dei verbali includono:
I verbali efficaci variano in base al tipo di riunione. I verbali di consiglio tendono a essere più formali e dettagliati, mentre quelli delle riunioni di team sono spesso più sintetici e orientati all’azione.
Le diverse organizzazioni richiedono approcci differenti:
- Verbali di consiglio: documenti formali che devono includere presenze, risultati delle votazioni e decisioni chiave. Hanno valore legale e vanno approvati nella riunione successiva.
- Verbali di team: si concentrano su attività da svolgere, responsabili e scadenze. Aiutano a monitorare l’avanzamento dei progetti.
- Verbali di comitato: documentano l’operato dei comitati, spesso includendo discussioni dettagliate relative all’ambito di competenza.
Fondamenta per scrivere buoni verbali di riunione
Redigere verbali efficaci richiede preparazione, attenzione ai dettagli e un approccio strutturato. I passaggi seguenti ti aiuteranno a sviluppare questa competenza.
Prima della riunione
La preparazione è fondamentale. Inizia rivedendo l’ordine del giorno e i verbali della sessione precedente per familiarizzare con i temi trattati. Prepara poi un modello che segua la struttura dell’agenda, utile per mantenere l’organizzazione durante la presa di appunti. Conferma la data e l’ora della riunione per essere puntuale e ben organizzato. Infine, preparati a registrare le informazioni sui partecipanti, come nomi e ruoli, per documentare correttamente presenze e interventi.
Durante la riunione
Concentrati sull’acquisizione delle informazioni essenziali per garantire verbali chiari e operativi. Annota le presenze e le eventuali assenze. Man mano che la riunione procede, documenta i punti principali della discussione, senza trascrivere tutto alla lettera. Riassumi le idee chiave. Annota tutte le decisioni, comprese eventuali votazioni. Identifica le attività da svolgere, i responsabili e le relative scadenze. Infine, registra l’orario ufficiale di inizio e fine riunione per completare il documento.
Dopo la riunione
Finalizza il verbale il prima possibile per mantenere l’accuratezza. Rivedi e modifica le note per assicurarne la chiarezza ed eliminare ambiguità. Formatta il documento in modo coerente, seguendo i modelli o gli standard organizzativi. Una volta completato, distribuiscilo a tutti i partecipanti entro 24-48 ore per garantire che tutti siano aggiornati. Archivia il verbale in un luogo facilmente accessibile, utile per future consultazioni o follow-up.
Elementi essenziali da includere
I verbali efficaci devono contenere:
- Dati della riunione: data, ora, luogo e tipologia.
- Informazioni sui partecipanti: presenti, assenti e ospiti.
- Punti dell’agenda: argomenti trattati in ordine.
- Sintesi delle discussioni: informazioni condivise durante l’incontro.
- Decisioni prese: delibere ufficiali, votazioni, punti concordati.
- Azioni da svolgere: attività assegnate, responsabili e scadenze.
- Prossima riunione: data e ora previste.
Come automatizzare la redazione dei verbali
La tecnologia offre numerose soluzioni per semplificare la redazione dei verbali, risparmiando tempo e migliorando l’accuratezza.
Strumenti digitali per i verbali
Esistono diverse soluzioni per automatizzare il processo di verbalizzazione:
Vantaggi dell’automazione
L’automazione del processo di verbalizzazione offre diversi vantaggi:
Smart CDA di DiliTrust per una governance semplificata
Il modulo Smart CDA di DiliTrust offre funzionalità avanzate per la gestione delle riunioni di consiglio e dei verbali:
Questa soluzione aiuta le organizzazioni a mantenere la conformità normativa e a migliorare l’efficienza dei processi di governance.
Template gratuito realizzato dal team DiliTrust
Per garantire che i tuoi verbali siano chiari e operativi, inizia registrando la presenza, indicando chiaramente chi è presente e chi è assente. Durante la riunione, documenta i punti salienti, senza trascrivere tutto ma riassumendo le idee principali. Prendi nota di tutte le decisioni e votazioni. Allo stesso modo, tieni traccia delle attività assegnate specificando i responsabili e le scadenze. Infine, non dimenticare di indicare l’ora di inizio e fine dell’incontro per una documentazione completa.
Come utilizzare il template
Il modello include sezioni per:
- Informazioni sulla riunione: data, ora, luogo, obiettivo.
- Dettagli dei partecipanti: presenti e assenti.
- Punti dell’agenda: suddivisi per argomento.
- Sintesi della discussione: spazio per i punti chiave.
- Decisioni: documentazione chiara di tutte le decisioni prese.
- Azioni da svolgere: compiti, responsabili e scadenze.
- Prossima riunione: informazioni sull’incontro successivo.
Personalizzazione del modello
Sebbene il modello fornisca una base solida, adattarlo al tuo contesto ne aumenta l’efficacia. Puoi:
- Includere una sezione di approvazione, se necessaria per la tua organizzazione.
- Adeguare il formato al brand aziendale (logo, font, colori).
- Aggiungere o rimuovere sezioni a seconda delle esigenze.
- Creare versioni specifiche per tipologie di riunione (aggiornamenti di progetto, pianificazione strategica, CdA).
Best practice per l’utilizzo del template
- Distribuisci il modello ai partecipanti prima della riunione.
- Mantieni uno stile coerente tra i diversi verbali.
- Rivedi i verbali precedenti all’inizio della riunione.
- Archivia tutti i verbali per futura consultazione.
- Aggiorna periodicamente il modello in base ai feedback ricevuti.
Conclusione
I verbali di riunione sono fondamentali per il successo di un’organizzazione. Forniscono un resoconto chiaro delle discussioni, delle decisioni e delle attività, garantendo responsabilità e tracciamento dei progressi. Seguendo le linee guida di questo articolo e utilizzando il template fornito, sarai in grado di redigere verbali professionali e funzionali.
