CAS CLIENT
Comment un éditeur de contenus éducatifs a optimisé sa gestion contractuelle
D’une visibilité limitée, de dépendances externes et de processus obsolètes à une stratégie de gestion contractuelle centralisée et performante.
Comment une entreprise multinationale présente dans plusieurs pays peut-elle gérer efficacement ses contrats, alors que chaque entité locale dépend de sa propre juridiction ? Dans un secteur comme l’édition, soumis à une réglementation exigeante et à une multitude de lois spécifiques, le défi est encore plus complexe.
LES CHALLENGES
Un éditeur international confronté à un manque de visibilité et à des complexités locales
De nombreuses organisations internationales sont confrontées aux mêmes difficultés : chaque entité locale fonctionne avec ses propres outils (lorsqu’il y en a). Elles utilisent leurs propres fournisseurs de signature électronique, voire des CRM internes isolés. Dans certains cas, certaines régions ne disposent même pas d’équipe juridique dédiée. Cela entraîne une dépendance excessive à des conseils externes ou il y a le besoin de faire appel directement au siège. Résultat : l’organisation manque de cohérence. La gestion contractuelle est fragmentée, aussi bien localement qu’à l’échelle internationale. Ce qui accroît les risques en matière de conformité et de réglementation.
Dans le secteur de l’édition, la complexité est encore plus marquée. Il y a des accords de confidentialité, contrats de droits d’auteur, et accords de distribution. Tous doivent respecter à la fois les exigences légales propres au secteur et les réglementations locales des différents pays. Cette complexité s’accentue avec la transformation digitale. On ne parle plus seulement d’édition papier. De nouveaux acteurs, outils, canaux de distribution et types de contrats apparaissent. Chacun vient avec ses propres règles, enjeux et parties prenantes.
LA SOLUTION
Un déploiement CLM sur mesure avec un focus régional
La priorité est rapidement devenue claire : s’équiper d’une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) robuste, personnalisable et complète.
L’éditeur international a choisi la solution CLM de DiliTrust, avec les objectifs suivants :
Maîtriser l’ensemble du cycle contractuel, de la création à la reconduction, pour tous les utilisateurs concernés dans les différentes régions.
Disposer d’un système centralisé, mais permettant un partage adapté aux spécificités régionales des documents contractuels.
Mettre en place des modèles de contrats pré-validés et des workflows adaptés aux exigences juridiques locales.
Utiliser un fournisseur unique de signature électronique, réduisant ainsi les coûts liés à des prestataires multiples et limitant la dépendance au service juridique du siège.
Intégrer des outils comme Microsoft Dynamics CRM pour garantir un flux de données fluide et limiter les saisies manuelles redondantes. Cela a permis aux équipes locales de continuer à utiliser leurs outils familiers tout en renforçant la collaboration avec les services juridiques ou les responsables contractuels.
Un accompagnement local et continu
DiliTrust a assuré (et continue d’assurer) un accompagnement personnalisé et régionalisé auprès des utilisateurs, quel que soit leur niveau de maturité digitale. Dans certaines régions, DiliTrust a contribué activement à la réflexion et à la mise en place des workflows. Dans d’autres, moins préparées à la digitalisation, l’équipe a fourni un soutien de base pour construire les fondamentaux. Aujourd’hui encore, DiliTrust maintient un suivi hebdomadaire. Il est parfois quotidien dans certaines zones sous-dotées, pour garantir la réussite et la montée en autonomie des équipes locales.
LES RÉSULTATS
Efficacité, standardisation, automatisation : des gains remarquables à tous les niveaux
- Les délais de signature ont chuté : là où il fallait auparavant près d’un mois, un contrat peut désormais être signé en moins de 48 heures. Plus besoin de faire le tour des bureaux pour obtenir une signature, comme c’était encore le cas dans certaines régions.
- Les modèles contractuels ont été rationalisés : plus de 20 variantes ont été réduites à 6 modèles standardisés, clairs et adaptés aux enjeux métiers. Cela permet aux équipes commerciales et achats de gagner en autonomie et en réactivité.
- Les clauses sont automatiquement adaptées aux parties prenantes, garantissant cohérence, conformité, et sérénité à chaque étape de la négociation.
Un exemple concret de gain d’efficacité : Avant le déploiement du CLM DiliTrust, les équipes commerciales (notamment dans les pays sans service juridique local) géraient leurs contrats seules. Elles utilisaient directement leur CRM, sans interaction systématique avec les juristes.
Aujourd’hui, grâce à l’intégration fluide entre le CRM existant et la solution CLM de DiliTrust, les équipes commerciales peuvent compléter leur offre dans leur outil habituel. Elles la connectent automatiquement au CLM. Les équipes juridiques sont ainsi notifiées et peuvent intervenir pour la relecture et la validation du contrat. Cela garantit un processus fluide, sécurisé et collaboratif.
« Avant DiliTrust, nous n’avions que très peu — voire aucune — visibilité sur les activités contractuelles de nos filiales. Nous avions besoin d’un outil robuste, capable de s’adapter à notre organisation tout en intégrant les spécificités locales, et d’accélérer certains processus dépassés, comme les signatures en présentiel.
Grâce aux équipes dédiées, nous avons atteint nos objectifs, et le déploiement se poursuit encore dans certaines régions.«
Directeur Juridique Groupe
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