Chaque contrat signé par une entreprise est un document juridique précieux. Il définit des obligations, des responsabilités, des délais ou encore des pénalités. Pourtant, la plupart des services juridiques n’ont qu’une vision partielle de leur portefeuille contractuel. Pourquoi ? Parce que ces informations sont souvent stockées dans des fichiers non structurés et dispersés entre différents services. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une solution à ces difficultés. En effet, tout repose sur une base de données contractuelle bien structurée et bien conçue. Dans ce guide, nous vous expliquons comment y parvenir.
Définition
Les contrats ne sont pas seulement des documents juridiques. Ils renferment aussi des informations essentielles à la gestion de l’entreprise. Les données contractuelles regroupent tous les éléments extraits d’un contrat sous une forme structurée. Il peut s’agir, par exemple, de dates clés, de clauses juridiques, d’obligations mutuelles, des parties impliquées, des montants, des durées ou encore des juridictions applicables.
Une fois extraites, centralisées et structurées dans une base de données contractuelle, ces données deviennent utilisables. Elles vous permettent de :
Pourquoi est-il essentiel de disposer d’une base de données contractuelle ?
En somme, une base de données contractuelle transforme les contrats en actifs vivants. Elle devient un levier stratégique pour sécuriser les opérations, améliorer la gouvernance et renforcer le rôle du service juridique en tant que véritable partenaire de la performance.
De l’archivage à la stratégie contractuelle
Trop souvent, la gestion des contrats se limite à une fonction administrative : retrouver un document, vérifier une clause ou répondre à une urgence. Cependant, cette approche réactive empêche d’avoir une vision globale et stratégique du portefeuille contractuel.
La mise en place d’une base de données de contrats implique de transformer cette approche.
En structurant les contrats sous forme de données exploitables telles que les clauses, les dates, les obligations, les parties ou les juridictions, le service juridique obtient une visibilité globale, immédiate et à jour de son environnement contractuel.
Les avantages d’une bonne base de données contractuelle
Réduire les risques juridiques
Avant tout, la création d’une base de données contractuelle permet d’assurer la sécurité juridique.
Prenons un exemple simple : la clause de résiliation automatique. Sans système d’alerte centralisé, une entreprise risque de rester engagée dans un contrat désavantageux pendant plusieurs années. Et ce, simplement parce qu’elle n’a pas donné de préavis à temps.
Grâce à une base de données contractuelle, ces clauses sont facilement identifiées, classées et suivies. Le service juridique peut alors mettre en place des alertes, définir des seuils de criticité et reprendre le contrôle de ses engagements.
Un autre cas fréquent concerne les clauses de droit applicable ou de compétence. En cas de litige transfrontalier, leur identification rapide via la base de données contractuelle permet d’orienter immédiatement la stratégie de défense.
Renforcer la conformité réglementaire
Face aux exigences croissantes en matière de conformité (RGPD, anti-corruption, ESG, etc.) les entreprises doivent pouvoir garder une trace fiable de leurs contrats.
Il devient alors un outil essentiel pour les équipes de conformité, de RSE ou juridiques dans la gestion des audits, des évaluations ESG ou des enquêtes internes.
Pour aller plus loin : certaines solutions relient la base de données des contrats à la gestion des entités juridiques, afin d’assurer la cohérence entre la structure contractuelle et la gouvernance.
Meilleure gestion des litiges et des contentieux
Les litiges s’appuient souvent, tôt ou tard, sur un contrat. C’est pourquoi une base de données contractuelle propre et bien organisée vous permet de naviguer rapidement dans la documentation, et de retrouver les clauses pertinentes qui peuvent faire toute la différence.
Les équipes juridiques peuvent :
En croisant les données contractuelles avec les données issues de la gestion des dossiers juridiques, le service juridique renforce sa capacité d’analyse et d’anticipation.
Comment constituer une base de données contractuelle
Grâce aux progrès de l’intelligence artificielle, il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les informations ou les clauses pour créer votre base de données. En effet, l’IA peut lire le contrat, repérer les informations clés comme les dates, les durées ou les montants, et les convertir en données exploitables.
Fiches de synthèse, tableaux de bord statistiques, audits Excel… tous ces outils sont à votre disposition pour vous aider à prendre des décisions fondées sur vos données.
Commencez à constituer votre base de données contractuelle
Aujourd’hui, les outils de gestion des contrats dotés d’une intelligence artificielle, tels que ceux intégrés dans la suite DiliTrust Governance, permettent :
En choisissant les bons outils, vos équipes peuvent gagner du temps et mieux travailler ensemble. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez un expert DiliTrust dès aujourd’hui.
