Comme de nombreux professionnels qui ne sont pas nécessairement des juristes, vous ne connaissez peut-être pas la définition d’un clausier juridique. Dans cet article, nous allons vous expliquer de quoi il s’agit et pourquoi il peut constituer un atout majeur pour votre entreprise.
Définition d’un clausier juridique
Un clausier juridique, aussi appelé bibliothèque de clauses, est souvent numérique. Il regroupe toutes les clauses pouvant être ajoutées à un document juridique émis par votre entreprise. Il fonctionne comme une grande base de données. Vous pouvez y rechercher facilement les éléments nécessaires à la rédaction d’un contrat ou d’un avenant.
C’est un outil indispensable – et pas seulement pour les juristes ! – car il permet de répertorier et de classer en un seul endroit tous les paragraphes qui composent un contrat. Cela simplifie la rédaction et fait gagner un temps précieux à tous les acteurs.
Avantages d’un clausier juridique
La mise en place d’un clausier juridique est évidemment un avantage pour les juristes. Cependant, d’autres départements, tels que les ventes, les achats, les finances et les ressources humaines en bénéficient également, et ce pour trois raisons principales :
Modèles de clauses préenregistrées
Un clausier juridique facilite la création, la mise à jour et le renouvellement d’un contrat. Comme un modèle prédéfini, il propose des clauses enregistrées à l’avance. Grâce à ce système, la rédaction des documents devient plus simple et, dans certains cas, même automatisée.
Pour construire un contrat de A à Z, il suffit de sélectionner les paragraphes dont vous avez besoin dans la base de données.
Le cycle de vie du contrat est simplifié dès le départ, ce qui vous permet de gagner du temps.
Ces clauses peuvent également être classées, ce qui vous permet d’identifier rapidement celles qui présentent un risque pour vos contrats. Lorsque vous créez ou modifiez vos modèles de clauses dans votre clausier juridique, vous leur attribuez un niveau de risque, ce qui vous permet de ne rien oublier.
Bien entendu, cette base de données doit être classée en fonction des types de contrats et de clauses que votre entreprise doit rédiger. Ne pas organiser votre base de données reviendrait à mettre tous vos documents dans la même boîte, sans ordre, ni classeur, ni intercalaire.
Garantir la conformité contractuelle
Grâce à un clausier juridique, vous réduisez les erreurs et garantissez la conformité de vos contrats. En tant que juriste, vous définissez facilement des conditions alignées sur les politiques réglementaires et internes de votre entreprise. Les clauses sont mises à jour automatiquement, ce qui simplifie la mise en conformité de chaque contrat. Ainsi, vous vous assurez qu’ils respectent toujours votre politique.
Maximiser l’expertise juridique
L’utilisation d’une bibliothèque de clauses partagée permet alors à tous les acteurs de l’entreprise d’accéder aux actifs contractuels de l’entreprise et de s’assurer de leur conformité. Il n’y a donc pas de place pour l’erreur : le système est centralisé en un seul endroit et tout le monde a accès à la même information, mise à jour en temps réel.
Exemples de clauses d’un clausier juridique
Un clausier juridique bien structuré doit contenir un large éventail de clauses contractuelles adaptées aux différents contrats de l’entreprise. Voici quelques exemples parmi les plus courants :
Clauses générales
Ces clauses sont présentes dans la majorité des contrats et définissent les obligations générales des parties. Elles comprennent :
Clauses spécifiques
Selon le domaine d’activité, certains contrats nécessitent des clauses particulières :
Ces clauses permettent d’adapter les contrats aux exigences légales et aux besoins de l’entreprise.
Bonnes pratiques pour la gestion d’un clausier juridique
La mise en place d’un clausier juridique efficace nécessite le respect de certaines bonnes pratiques afin de garantir la cohérence et la conformité des contrats.
Classer les clauses par catégorie
Il est essentiel d’organiser les clauses contractuelles en fonction de leur nature et de leur utilisation. Cela peut se faire selon :
Mettre régulièrement à jour le clausier
Les lois et les réglementations évoluent constamment. Un clausier juridique efficace doit être régulièrement mis à jour pour garantir la conformité du contrat. Cette tâche peut être facilitée par des outils de gestion automatisés intégrés aux logiciels de rédaction de contrats.
Utiliser des clauses types standardisées
L’intégration de modèles de clauses contractuelles prévalidées garantit la cohérence et la sécurité des contrats. Ces modèles garantissent des pratiques contractuelles harmonisées dans l’ensemble de l’entreprise et limitent les risques juridiques.
Adopter un CLM avec un clausier juridique intégré
L’utilisation d’un clausier juridique pour faciliter la rédaction des contrats au sein de votre entreprise est bénéfique. Mais utiliser une solution de gestion des contrats avec une bibliothèque de clauses intégrée est encore mieux. Grâce aux multiples fonctionnalités des logiciels de gestion des contrats, vous pouvez rationaliser l’ensemble du cycle de vie des contrats.
💡 Le saviez-vous ? Selon PwC, 12 % des coûts annuels d’une entreprise sont consacrés à la partie manuelle de la gestion des contrats.
La bibliothèque numérique des contrats
Parmi les outils intégrés dans ces solutions, votre premier allié sera la bibliothèque numérique de contrats. Cet outil en ligne centralise et gère tous les contrats d’une entreprise. Il fonctionne comme une bibliothèque numérique, contenant tous les documents émis, reçus et signés.
Circuits de validation
Elle fonctionne en parfaite osmose avec une deuxième caractéristique inhérente aux CLM, appelée circuits de validation. Ceux-ci facilitent le processus interne de création et de circulation des contrats.
Ils améliorent la collaboration entre toutes les équipes en numérisant les approbations internes et externes. Les différentes parties impliquées dans un contrat peuvent le valider, le modifier ou le rejeter à tout moment. Les autres sont instantanément notifiés.
La signature électronique
Il ne manque plus à ce stade que la signature électronique pour simplifier encore plus la circulation des contrats.
Les logiciels de gestion des contrats fonctionnent souvent en interopérabilité avec des solutions de signature électronique. C’est le cas chez DiliTrust, où nous collaborons avec des partenaires de signature électronique tels que Docusign, Hellosign, Universign et bien d’autres, offrant aux utilisateurs la possibilité de signer des contrats, des avenants et des documents à distance, à tout moment et, bien sûr, en toute sécurité.
Comment l’intelligence artificielle facilite l’utilisation d’un clausier juridique
Certains CLM, comme celui de DiliTrust, sont dotés d’une intelligence artificielle (IA). L’IA assiste notamment les humains en prenant en charge les tâches fastidieuses et chronophages, rendant ainsi la mise en place et la gestion d’une bibliothèque de clauses beaucoup plus efficaces.
Par exemple, un logiciel doté d’IA, comme le CLM de DiliTrust, reconnaît les clauses de vos contrats et les intègre automatiquement dans votre clausier juridique. Il n’est donc plus nécessaire de les rechercher et de les saisir manuellement, ce qui vous permet de gagner un temps précieux pour les tâches à forte valeur ajoutée.
En outre, les nouvelles clauses sont automatiquement détectées et ajoutées, tandis que les clauses existantes peuvent être modifiées sans effort, ce qui garantit que votre clausier juridique reste à jour.
Enfin, l’intelligence artificielle joue un rôle crucial en garantissant la conformité des contrats et, par extension, en renforçant la sécurité de l’entreprise. En extrayant de manière autonome des informations de vos contrats, l’IA vous avertit de manière proactive et en temps réel lorsqu’une clause doit être mise à jour ou lorsqu’un contrat approche de son expiration.
Vous voulez en savoir plus ? Découvrez le CLM de DiliTrust dès aujourd’hui.
