Même si plus de 85% des entreprises aient mis en place des systèmes de conformité, près de 60% d’entre elles ne sont que partiellement au fait de leurs obligations (source : étude sur la conformité et la lutte contre la corruption dans les entreprises, Association Française des Juristes d’Entreprise (AFJE) et Ethicorp.com, 2020).
La sécurité et la conformité des entreprises sont des sujets encore peu ou mal maîtrisés au sein des entreprises. Ils sont pourtant cruciaux pour les entreprises.
Cet article vous explique pourquoi la conformité est essentielle et comment les entreprises peuvent optimiser leurs stratégies.
Définition de la conformité
La conformité désigne l’ensemble des processus permettant de s’assurer qu’une entreprise respecte les normes destinées à protéger les données sous toutes leurs formes. Ces données peuvent être celles de personnes internes à l’entreprise ou externes, traitées par vous-même ou par des sous-traitants.
Le responsable conformité, un acteur clé
Toute entreprise doit nommer un responsable de la conformité (compliance officer) pour superviser un certain nombre d’aspects. Il s’agit notamment de la bonne application des codes éthiques ou de RSE (responsabilité sociale des entreprises), de la lutte contre la fraude, etc. Le responsable de la conformité doit veiller à ce que les employés appliquent les bons processus internes.
Son rôle
Le responsable conformité joue un rôle clé dans la mise en place et le suivi des procédures internes liées à la conformité. Il est responsable de l’analyse des risques et de la sensibilisation des employés aux bonnes pratiques en matière de respect des règles et des lois.
Mission
Ses missions comprennent :
- Veiller à ce que l’entreprise respecte les lois et réglementations en vigueur.
- Fournir une formation interne sur les risques liés à la conformité et à la corruption.
- Superviser les audits internes et externes afin de garantir le respect des normes et des meilleures pratiques.
Domaines d’intervention
Le responsable de la conformité est impliqué dans un certain nombre de domaines, tels que :
- Protection des données et respect du RGPD.
- La lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent.
- Mise en œuvre des politiques de conformité et de contrôle interne.
- Suivi des relations avec les autorités réglementaires.
Exemples de conformité au sein d’une entreprise
Sécurité et certification ISO/IEC 27001:2013
Dès le début de l’histoire de DiliTrust, la sécurité a été une priorité absolue.
Chaque nouvel employé qui se joint à DiliTrust reçoit à son arrivée une liste de consignes de sécurité qu’il s’engage à respecter en signant la charte de la sécurité de l’information (SI).
Ainsi, l’équipe de DiliTrust a pu déterminer les actifs de la société, identifier les paramètres à certifier et respecter les réglementations en vigueur afin d’identifier et répondre aux exigences juridiques applicables.
Le RGPD, un exemple clair de conformité
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), applicable depuis le 25 mai 2018 dans l’Union Européenne, est une loi qui vise à protéger les données des personnes et ce, qu’elles permettent de les identifier directement (prénom, nom…) ou indirectement (numéro de téléphone, identifiant…).
Cela signifie que toutes les organisations ou entreprises impliquées dans la collecte de données sont soumises à cette loi, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille. L’objectif est multiple
ISO/IEC 27701:2019
Cette certification atteste aux clients et partenaires d’une entreprise que celle-ci a mis en place les moyens les plus optimaux pour protéger leurs données.
Cela oblige les entreprises comme DiliTrust à contrôler ces informations aussi étroitement que possible. Comment procédons-nous ? En enregistrant chaque information et surtout chaque demande de consultation ou de suppression par notre organisation ou un sous-traitant.
En cas de demande de suppression de données personnelles, il est important d’enregistrer la demande, de la notifier au sous-traitant et d’en informer le client. Toutes ces procédures permettent d’assurer un contrôle et un suivi maximum de la protection des données personnelles.
Les organismes de réglementation et leur rôle en matière de conformité
Les organismes de réglementation jouent un rôle central dans l’établissement d’un cadre normatif. Ils doivent garantir la protection des données et le respect des obligations légales. Ces organismes supervisent et veillent à l’application des règles et réglementations. Ils veillent également à ce que les entreprises se conforment à un ensemble de processus définis par des organismes nationaux et internationaux.
Les principales institutions de régulation
Plusieurs organisations sont impliquées dans le maintien de cet ordre, notamment :
- L’Organisation internationale de normalisation (ISO) : élabore des normes mondiales, notamment les normes ISO 27001 et ISO 27701, afin de garantir la sécurité et la conformité des entreprises.
- Le Groupe d’action financière (GAFI) : établit des normes internationales pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
- Securities and Exchange Commission (SEC) : réglemente les marchés financiers aux États-Unis afin de garantir la transparence et la protection des investisseurs.
- Le Conseil européen de la protection des données (EDPB) : assure la conformité au RGPD dans toute l’Union européenne et fournit des conseils sur la protection des données.
Relever les défis actuels en matière de conformité
Suivre l’évolution de la réglementation
Les entreprises doivent s’adapter en permanence à l’évolution des lois et des réglementations. Cela nécessite une surveillance constante et des mises à jour régulières des politiques internes.
Sensibiliser les employés
Il est essentiel de sensibiliser et d’éduquer les employés à la conformité. Sans une main-d’œuvre informée, il est pratiquement impossible de parvenir à une conformité totale.
Tirer parti de la technologie
L’intelligence artificielle et l’automatisation jouent un rôle croissant dans la conformité. Ces outils aident les entreprises à analyser efficacement les risques et à détecter en temps réel les violations potentielles de la conformité.
Conclusion
Il ne s’agit pas seulement d’une nécessité juridique, mais d’un élément fondamental des pratiques commerciales éthiques et responsables. En veillant au respect des normes industrielles et juridiques, les entreprises peuvent préserver leur réputation, éviter les sanctions financières et renforcer la confiance de leurs clients et partenaires.
Grâce à des certifications telles que ISO/IEC 27001:2013 et ISO/IEC 27701:2019, ainsi qu’à de solides politiques de conformité internes, les entreprises peuvent démontrer leur engagement en faveur d’opérations éthiques et sécurisées.
Donner la priorité à la conformité aujourd’hui, c’est assurer un avenir durable et juridiquement solide à toute organisation.
