Dans l’environnement commercial actuel, les organisations gèrent un grand nombre de contrats entre différents services : achats, ventes, juridique et finance. Ces accords forment la base des relations commerciales, mais leur gestion reste un vrai défi. La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet d’y répondre grâce à une approche structurée : de la création à l’exécution, en passant par la conformité et le renouvellement.
Ce guide complet explore le CLM, ses fonctionnalités, ses caractéristiques clés et la manière dont il transforme les opérations juridiques tout en apportant une valeur ajoutée substantielle à l’entreprise.
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats fait référence au processus de bout en bout de gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie. Elle englobe toutes les étapes , de la demande initiale à la création, en passant par la négociation, l’approbation, l’exécution, le contrôle continu de la conformité et, enfin, le renouvellement ou la résiliation.
Une solution CLM fournit une plateforme centralisée où les organisations suivent et gèrent les contrats de manière systématique. Plutôt que de stocker les accords dans des endroits dispersés qu’il s’agisse de boîtes de réception de courriels, de lecteurs partagés ou de classeurs physiques, le CLM offre un référentiel unifié avec des processus standardisés.
Le cycle de vie d’un contrat comprend généralement les étapes suivantes :
En structurant ces étapes dans un cadre numérique, les organisations éliminent les inefficacités, réduisent les risques et maximisent la valeur de leurs relations contractuelles.
Comment fonctionne un CLM ?
Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats fonctionnent comme des plateformes centralisées qui numérisent et automatisent les processus contractuels. Voici comment elles fonctionnent.
Dépôt centralisé
Au fond, un CLM sert de dépôt numérique sécurisé pour tous les contrats et les documents connexes. Cette centralisation garantit que les données contractuelles restent accessibles, organisées et protégées. Plutôt que de chercher dans plusieurs systèmes ou emplacements physiques, les utilisateurs trouvent les documents grâce à une fonctionnalité de recherche intuitive.
Automatisation des flux de travail
Les solutions CLM remplacent les transferts manuels par des flux de travail automatisés. Ces flux acheminent les contrats vers les parties prenantes appropriées pour examen, négociation et approbation sur la base de règles prédéfinies. Par exemple, un contrat dépassant une certaine valeur déclenche automatiquement des exigences supplémentaires en matière d’approbation.
Lorsqu’une étape est terminée, le système informe les participants suivants, ce qui élimine les retards et garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Gestion des modèles
Les plateformes CLM gèrent des bibliothèques de modèles de contrats pré-approuvés avec un langage standardisé. Cela permet de rationaliser la création de contrats et de garantir la cohérence au sein de l’organisation. Les équipes juridiques établissent ces modèles avec des clauses approuvées, ce qui réduit les risques et accélère le processus de rédaction.
Signatures électroniques
Grâce aux fonctions de signature électronique, il n’est plus nécessaire d’imprimer, de signer, de numériser et d’envoyer les contrats par la poste. Les signataires autorisés reçoivent des liens sécurisés leur permettant d’examiner et de signer les documents par voie électronique, ce qui réduit considérablement les délais d’exécution, qui passent de plusieurs semaines à quelques minutes.
Analyses et rapports
Les solutions CLM fournissent des informations sur l’exécution des contrats grâce à des tableaux de bord analytiques. Ces outils mettent en évidence les renouvellements à venir, les risques potentiels, les problèmes de conformité et les possibilités d’optimisation. Les équipes suivent des indicateurs tels que les temps de cycle, les durées de négociation et les modifications de clauses afin d’identifier les domaines d’amélioration.
Capacités d’intégration
Les systèmes CLM efficaces s ‘intègrent à d’autres applications professionnelles, notamment la gestion de la relation client (CRM), les outils de productivité (tels que Microsoft Word, Google Suite) et les fournisseurs de signature électronique. Ces intégrations permettent une circulation transparente des données dans l’ensemble de l’organisation, améliorant ainsi la visibilité et éliminant les doubles saisies.
Caractéristiques essentielles d’un CLM
Lors de l’évaluation des solutions de gestion du cycle de vie des contrats, plusieurs caractéristiques essentielles distinguent les plateformes robustes.
Analyse des contrats par l’IA
Les solutions CLM avancées utilisent l’intelligence artificielle pour analyser les contrats, extraire les points de données clés, identifier les risques et repérer les formulations non standard. Cette technologie examine les accords plus rapidement et avec plus de précision que les méthodes manuelles, en mettant en évidence les clauses qui nécessitent une attention particulière et en suggérant des améliorations basées sur les normes de l’organisation.
Les solutions d’IA de DiliTrust améliorent la gouvernance juridique et d’entreprise en rationalisant la gestion des documents, l’analyse des contrats et la prise de décision au sein du conseil d’administration. Conçue pour la sécurité et la précision, l’IA identifie les risques, résume les informations clés et automatise les approbations. Grâce à une assistance multilingue et à une expertise juridique, elle stimule l’efficacité tout en garantissant la conformité et la confidentialité des opérations de l’entreprise.
Flux de travail personnalisables
Chaque organisation possède des hiérarchies d’approbation et des procédures contractuelles qui lui sont propres. Les solutions CLM efficaces offrent des flux de travail configurables qui s’adaptent à ces processus plutôt que d’imposer des approches standardisées. Cette flexibilité garantit que le système répond aux besoins de l’organisation tout en maintenant les contrôles de gouvernance.
Fonctionnalité de recherche complète
La possibilité d’effectuer des recherches dans tout le contenu du contrat et pas seulement dans les métadonnées, permet aux utilisateurs de localiser rapidement des termes, des obligations ou des clauses spécifiques dans l’ensemble du portefeuille de contrats. Cette capacité de recherche transforme le référentiel contractuel d’une archive statique en une base de connaissances dynamique.
Suivi des obligations
Les contrats contiennent de nombreux engagements qui nécessitent un suivi et une action. Les systèmes CLM assurent le suivi de ces obligations et envoient des alertes automatiques lorsqu’une action est nécessaire. Cette approche proactive permet d’éviter les retards ou les augmentations de prix tout en respectant les exigences de conformité.
Outils d’évaluation des risques
Les plateformes CLM avancées comprennent des capacités de notation et d’analyse des risques qui évaluent les contrats par rapport aux normes de l’organisation. Ces outils identifient les problèmes potentiels dès le début du processus de négociation, ce qui permet aux équipes juridiques d’y remédier avant l’exécution.
Pistes d’audit et contrôle des versions
Pour maintenir la conformité et la responsabilité, les solutions CLM conservent des pistes d’audit complètes qui documentent chaque interaction avec les contrats. Le contrôle des versions permet aux équipes de travailler avec les documents actuels tout en conservant les versions historiques pour référence.
Gestion du renouvellement
Les systèmes CLM offrent une visibilité sur les renouvellements de contrats à venir avec un préavis suffisant. Cette approche proactive permet d’éviter les renouvellements automatiques non désirés et offre un levier de renégociation le cas échéant.
Pourquoi les équipes juridiques devraient-elles utiliser un outil de gestion du cycle de vie des contrats ?
Pour les services juridiques en particulier, la gestion du cycle de vie des contrats offre des avantages transformateurs qui vont au-delà de l’efficacité.
Réduction du risque juridique
Les solutions CLM normalisent la formulation des contrats et garantissent un examen approprié, ce qui réduit considérablement l’exposition de l’organisation. En identifiant les clauses problématiques, en assurant le suivi des obligations et en garantissant la conformité, les équipes juridiques évitent les litiges et les pénalités coûteuses.
Productivité accrue
Les professionnels du droit consacrent moins de temps aux tâches administratives et plus de temps au travail stratégique. Plutôt que de rechercher des documents, de gérer les approbations par courrier électronique ou de suivre les modifications manuellement, les juristes se concentrent sur les activités à forte valeur ajoutée qui requièrent leur expertise.
Amélioration de la visibilité
Le CLM offre aux équipes juridiques une visibilité complète sur l’ensemble du portefeuille de contrats. Cette transparence permet de prendre de meilleures décisions concernant les renouvellements, les négociations et la gestion des risques. Les responsables juridiques obtiennent des informations sur la charge de travail des départements, les bloquants en matière de contrats et les possibilités d’amélioration.
Des cycles de négociation plus rapides
Grâce à des modèles standardisés, des flux de travail automatisés et des outils de collaboration numériques, les équipes juridiques accélèrent les cycles de négociation. Les modifications et les révisions sont suivies automatiquement, ce qui élimine toute confusion quant à la dernière version ou aux questions en suspens.
Une meilleure collaboration entre les services
Le CLM comble le fossé entre le service juridique et les autres services. Les équipes de vente ont une meilleure visibilité sur l’état des contrats, les services d’approvisionnement suivent les accords avec les fournisseurs et les services financiers contrôlent les obligations de paiement, le tout au sein d’une plateforme unifiée. Cette collaboration élimine les frictions et aligne les objectifs de l’organisation.
Assurance de la conformité
Pour les industries réglementées, les solutions CLM garantissent une adhésion cohérente aux exigences de conformité. Le système applique des circuits d’approbation, maintient des pistes d’audit et surveille les obligations réglementaires, protégeant ainsi l’organisation contre les manquements à la conformité.
Prise de décision fondée sur les données
L’analyse au sein des plateformes CLM permet donc aux services juridiques de prendre des décisions stratégiques sur la base des données relatives à l’exécution des contrats. En tirant parti de ces informations, les équipes peuvent identifier des modèles de négociation, suivre les durées de cycle et quantifier l’exposition au risque, ce qui conduit en fin de compte à une amélioration continue.
Les entreprises modernes exigent plus que jamais des services juridiques. Par conséquent, la gestion du cycle de vie des contrats offre une solution complète qui transforme les opérations juridiques non seulement de réactives à proactives, mais aussi d’administratives à stratégiques. En mettant en œuvre une plateforme CLM robuste, les équipes juridiques peuvent ainsi apporter une plus grande valeur ajoutée à l’entreprise tout en réduisant les risques et en améliorant l’efficacité.
C’est pourquoi les organisations qui cherchent à optimiser leurs processus contractuels devraient envisager d’investir dans la technologie CLM. En effet, il s’agit d’une étape essentielle vers la transformation numérique des opérations juridiques.
Prêt à optimiser votre processus de gestion des contrats ? Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment notre solution CLM peut rationaliser vos opérations juridiques et favoriser la réussite de votre entreprise.
