Véritable levier stratégique, la transformation numérique s’impose ces dernières années comme la préoccupation phare des entreprises. De nombreux départements (marketing, achat…) ont passé le cap et c’est désormais au tour du juridique d’amorcer cette démarche. Les bénéfices promis aux professionnels du droit sont nombreux : simplification des processus de travail, gain de temps et de productivité, meilleure collaboration entre les départements, etc. Or même si les avantages sont certains, il reste des résistances à lever. Comment réussir et accompagner votre direction juridique dans la conduite du changement numérique ? Réponse dans cet article.
Une volonté de se transformer
Selon une étude du Cercle Montesquieu, 2019 était l’année de la bascule vers l’intelligence artificielle pour les directions juridiques. 2020 s’inscrit dans cette lignée. D’ici l’année prochaine, les intentions de numérisation vont doubler par rapport à ce qui s’est fait en 2019. L’importance de la transformation numérique n’est plus à prouver, même pour le secteur juridique.
Avec l’essor des Legaltech, les directions juridiques sont encouragées et accompagnées dans leur transition numérique. Cette transition ne doit pas être subie. Les juristes doivent en être les acteurs et les moteurs pour impulser cette dynamique dans leur département et en avoir le contrôle.
Prenez les choses en main, plutôt que de vous les voir imposer.
La transformation individuelle, première étape du changement numérique
La transformation numérique implique une transformation tout court. Entreprendre ce chantier, c’est accepter un changement profond de son organisation et de son fonctionnement. La pierre angulaire de ce processus, ce sont vos collaborateurs qui sont à la fois initiateurs et acteurs de ce projet. L’implication de vos ressources internes dès les balbutiements de votre numérisation est donc l’un des facteurs clés de sa réussite. Votre projet doit avoir du sens et répondre aux difficultés de vos équipes métiers.
Canalisez leurs aspirations pour entreprendre une transformation qui répond à des problématiques concrètes avec un objectif précis. Pour ne pas faire péricliter votre initiative, il est important de garder à l’esprit les objectifs soulevés par vos équipes internes. Et ce, tout au long de votre projet.
Faire face aux résistances internes
La transformation numérique n’est pas évidente pour tout le monde, et certains s’en méfieront. Dès le départ, soyez conscients des efforts nécessaires pour fédérer autour de votre projet.
Surmonter la peur du risque
Certains craindront l’échec. Si votre entreprise a déjà lancé des projets technologiques infructueux, ces souvenirs pourront être un frein. Rassurez vos équipes : tout changement organisationnel implique une prise de risque, mais un projet bien encadré limite les erreurs. D’ailleurs, les échecs passés sont une opportunité d’apprentissage pour éviter de reproduire les mêmes erreurs.
Dissiper la méfiance technologique
L’une des résistances fréquentes à la numérisation est la crainte de l’automatisation :
« Jusqu’où ira la technologie dans mon métier ?«
Pour lever ces inquiétudes, interrogez vos équipes sur l’impact des erreurs humaines dans leur travail. Si ces erreurs sont fréquentes, démontrez-leur comment la numérisation peut les réduire et sécuriser la prise de décision.
Le traitement manuel des documents juridiques est une source de risque, notamment en raison du volume important et du temps nécessaire à la gestion des contrats. Un outil adapté permet de fiabiliser le processus et de limiter ces erreurs.
Établir un consensus et garder le cap
Enfin, il est essentiel de construire un consensus avec vos équipes. Chacun aura sa propre expérience numérique et voudra procéder à sa manière.
Définissez une feuille de route claire, avec des priorités et objectifs précis. Cela évite l’éparpillement et facilite le choix d’une solution adaptée. En restant fidèle à vos critères, vous pourrez sélectionner l’outil qui y répond le mieux.
Les obstacles à lever dans la mise en place de votre transition numérique
Après avoir surmonté les réticences internes, il faut encore faire face aux obstacles liés à la mise en place d’un projet technologique.
Le budget, premier frein au changement
Le principal obstacle est souvent financier. La transition numérique nécessite un budget, et rares sont les entreprises qui allouent des fonds spécifiques à la numérisation des services juridiques.
Pour négocier un budget, il est essentiel d’évaluer le retour sur investissement et les bénéfices pour toute l’entreprise. Il faut également impliquer les parties prenantes, car la direction juridique sert plusieurs départements (achats, finance, commerce…). Plus ces équipes perçoivent la valeur du projet, plus elles peuvent en devenir des ambassadrices auprès de la direction.
L’adoption et l’usage, un défi à relever
Un autre frein majeur concerne l’usage. Il existe souvent un écart entre l’idée d’un projet et sa mise en œuvre réelle. La résistance au changement est naturelle, et même après le déploiement, l’adhésion des équipes peut être un défi.
Or, un logiciel non utilisé est une perte de valeur. L’enjeu est donc d’accompagner les équipes pour assurer une adoption réussie et maximiser l’impact du projet.
Réussir la mise en place de son projet : nos conseils
Comment s’affranchir de ces obstacles et réussir son projet de numérisation ?
→ Cartographier les besoins de vos équipes
L’objectif n’est pas de numériser sa direction juridique pour l’aligner sur les autres services de l’entreprise, mais de répondre à des difficultés concrètes. Recensez les points de douleurs de vos juristes et opérationnels avant de choisir votre solution.
→ Adopter la stratégie des “petits pas”
Le maître-mot de votre projet de changement numérique sera patience. Le projet doit s’inscrire dans la durée et il faut accepter de ne pas avoir de résultats instantanément.
En moyenne, les bénéfices sont visibles 24 mois après la mise en place de l’outil, selon le cabinet BengS.
→ Identifier les ambassadeurs du projet
La réussite de votre projet passe par vos équipes. Dans la conduite du projet, il vous faut des ambassadeurs et des “early birds”. Ce sont ceux qui vont porter le projet, en être les ambassadeurs et le promouvoir en interne. Ils représentent entre 10% et 15% de la population, selon le cabinet BengS.
Identifiez-les rapidement pour qu’ils puissent embarquer le reste des collaborateurs. En embarquant le maximum d’acteurs, vous assurez la pérennité de votre projet.
Désigner un chef de projet numérique permet aussi d’assurer la conduite du succès. Cette mission, qui peut être déjà existante dans votre entreprise, demande du temps et de l’investissement. Cet interlocuteur sera en charge de mettre en place le projet, les ateliers de prise en main de l’outil et de s’assurer de son utilisation.
→ Interagir avec les legaltech
Les legaltech sont là pour vous aider dans votre démarche. Si vous avez du mal à voir par où commencer, n’hésitez pas à les solliciter car ils ont l’expertise sur la mise en place d’un projet et pourront vous aiguiller.
→ Communiquer en interne sur les succès
Valoriser votre équipe ! L’équipe juridique n’est pas qu’un centre de coût. Mettez en avant vos succès et vos défis numériques. Prouvez à l’ensemble de l’entreprise que vous êtes en mesure de vous renouveler et de vous adapter aux nouveaux besoins du marché.
Le changement numérique : l’opportunité pour les juristes de devenir architectes bâtisseurs de leur fonction
La chance des juristes est qu’ils ne sont pas précurseurs de ces projets numériques. D’autres départements, comme le marketing par exemple, s’y sont frotté avant eux et ce, depuis une dizaine d’années déjà. Ils peuvent ainsi s’inspirer des bonnes pratiques et exclure celles qui ont échoué pour assurer la réussite de leur numérisation.
Les directions juridiques sont les architectes bâtisseurs de leur fonction. Ils ont en main leurs projets futurs et leur synergie avec le reste de l’entreprise. En étant à l’initiative de ce projet qui simplifiera le quotidien de vos opérationnels et vous fera gagner en temps et productivité, vous vous rendez indispensable pour votre hiérarchie.
La numérisation du département juridique doit être perçue comme une chance et un véritable avantage concurrentiel. Cela permet au juriste d’instaurer sa place stratégique de partenaire d’affaires.
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