Une solution de gestion du cycle de vie des contrats, ou Contract Lifecycle Management (CLM) en anglais, peut être très utile aux professionnels des achats.
Les retards dans les commandes et les paiements, ainsi que les difficultés à obtenir des informations sur la chaîne d’approvisionnement, ont de nombreuses conséquences négatives. Cependant, l’analyse des contrats et la gestion des risques contractuels offrent des solutions efficaces pour y remédier.
Dans cet article, nous vous expliquons comment les solutions CLM peuvent bénéficier au pôle Achats.
Qu’est-ce qu’une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Accélérer la productivité des équipes grâce à la technologie : c’est tout l’enjeu de la transformation numérique des entreprises. Les outils de collaboration à distance, l’automatisation de certaines tâches et la mesure précise des actions s’inscrivent dans cette démarche.
Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats en font partie. Elles optimisent les processus contractuels des entreprises.
Notre solution CLM, disponible sur une plateforme en Nuage en mode SaaS (logiciel-service), analyse les contrats des entreprises et en extrait les éléments clés : clauses, dates, etc. Grâce à une analyse sémantique, les contrats sont stockés en toute sécurité. Ils restent accessibles pour la recherche, la modification, la validation et la signature.
Un logiciel SaaS, c’est quoi ? C’est une solution sécurisée et accessible à distance. Elle permet aux équipes juridiques et opérationnelles de collaborer efficacement sur les contrats de l’entreprise.
Solution CLM pour le pôle Achat : pourquoi est-ce essentiel ?
Maîtriser les risques juridiques, sécuriser et accélérer la contractualisation, optimiser les marges : telles sont les missions clés des pôles Achats.
Une solution de gestion du cycle de vie des contrats, comme la nôtre, intervient à chaque étape du processus contractuel. Elle offre une visibilité accrue et aide à anticiper les obstacles liés aux engagements avec les fournisseurs.
De plus, elle élimine les tâches répétitives, comme remplir manuellement tous les champs d’un contrat en copiant-collant les informations.
Selon les références de l’IACCM, l’association mondiale de gestion des contrats, entre un quart et un tiers des entreprises rencontrent des difficultés à :
Chez DiliTrust, nous savons que des contrats efficaces reposent sur des processus solides, des politiques claires et une gestion rigoureuse des risques. Ainsi, lorsque des conditions externes évoluent, les contrats s’adaptent et transmettent ces changements aux parties concernées, facilitant la prise de décision.
C’est là que réside le problème majeur : sans un référentiel numérisé de contrats « intelligents », capables de modéliser la complexité des échanges de valeur dans un environnement commercial risqué, vous avancez à l’aveugle et vous vous exposez à des risques.
1) Sécuriser et accélérer la contractualisation avec des flux de validation
Un CLM permet aux acheteurs de configurer des workflows, autrement dit des circuits de validation. Il s’agit d’un processus automatisé, avec des validateurs prédéfinis, que le contrat doit impérativement suivre. Ainsi, il est validé par les bonnes personnes en interne avant d’être envoyé pour signature.
💡 Le saviez-vous ? DiliTrust permet à ses utilisateurs de signer électroniquement des documents grâce à des outils intégrés comme DocuSign et Dropbox Sign. Résultat : les bons de commande sont signés plus rapidement !
2) Renforcer la conformité des contrats grâce à des fonctionnalités adaptées
« 80% des acheteurs n’ont pas une parfaite maîtrise des termes juridiques et de la structure de leurs contrats.«
McKinsey
Pourtant, assurer la conformité des nouveaux contrats fait partie de leurs missions ! Sur ce point, la technologie apporte une aide précieuse.
Une solution de gestion des contrats permet aux équipes juridiques de créer des modèles de contrats prêts à l’emploi pour les différentes équipes. Ainsi, les acheteurs ont toujours accès à des contrats conformes.
DiliTrust propose également un clausier collaboratif, une bibliothèque regroupant toutes les clauses validées par la direction juridique (sécurité, engagement, cybersécurité, résiliation). Grâce à un moteur de recherche intelligent, ces clauses sont faciles à retrouver.
Cette fonctionnalité renforce encore la conformité des contrats et permet aux acheteurs de comparer facilement les clauses.
3) Suivre les obligations fournisseurs sans jamais manquer aucune échéance
« 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable.«
Université d’Aberdeen, 2021
Cependant, les professionnels des achats ont, au quotidien, besoin de :
Avec DiliTrust, tous les contrats sont centralisés dans une interface unique et toujours à jour dans une base sécurisée. Même à distance, vous pouvez y accéder facilement.
Pour éviter les pénalités et les reconductions tacites, des alertes automatiques peuvent être paramétrées. Vous êtes ainsi notifié à l’avance des échéances et pouvez anticiper les actions nécessaires.
4) Analyser et améliorer la performance des fournisseurs
Comment atténuer les risques de la chaîne d’approvisionnement et prendre les bonnes décisions ? Avec DiliTrust, suivre et analyser les données des contrats devient un jeu d’enfant grâce à :
