Vous souhaitez améliorer la gestion de vos contrats ?
Les contrats jouent un rôle clé dans toute relation commerciale, qu’il s’agisse de clients, de fournisseurs ou de partenaires. Leur gestion efficace est un véritable levier stratégique. Pourtant, en 2019, une étude Deloitte révélait que plus de la moitié des entreprises ne disposaient toujours pas d’un outil de suivi.
Pour éviter que vos contrats ne freinent votre productivité, suivez ces quatre étapes essentielles pour optimiser leur gestion.
Comment simplifier sa gestion contractuelle ?
💡 Le saviez-vous ? Les grandes entreprises gèrent en moyenne entre 20 000 et 40 000 contrats. De la rédaction à la signature, en passant par la consultation, leur gestion est essentielle pour garantir leur efficacité et assurer un bon fonctionnement en interne.
Une gestion contractuelle optimisée permet de gagner du temps et de mieux maîtriser les risques. Échéances, montants, dates clés, fournisseurs… Les contrats contiennent des données stratégiques qu’il faut sécuriser.
Une bonne gestion contractuelle influence directement la rentabilité et la pérennité d’une entreprise. Aujourd’hui, des solutions automatisées facilitent la gestion du cycle de vie des contrats. Elles simplifient leur création, garantissent un suivi optimal et assurent une sécurité renforcée. On parle alors de solutions numériques de gestion contractuelle.
1. Documentez votre processus actuel
Avant de choisir un logiciel de gestion des contrats, il est essentiel d’analyser ce qui fonctionne et ce qui pose problème dans votre entreprise. Comment les équipes achats gèrent-elles les contrats ? Quelle est la méthode des juristes ? La direction RH a-t-elle ses propres pratiques pour traiter ses documents ?
Commencez par examiner les processus internes. Cette phase d’analyse permet de mieux comprendre les besoins et les habitudes de chaque équipe.
Ce n’est qu’après avoir analysé les habitudes et les besoins de vos équipes que vous pourrez fixer des objectifs. Cela vous aidera à choisir le CLM et les fonctionnalités adaptées à tous.
Adopter un logiciel de gestion des contrats permet d’unifier les processus contractuels et d’améliorer la gestion interne, quel que soit le service concerné. Pour réussir cette transition, il est essentiel d’établir une feuille de route.
Une documentation claire aide vos collaborateurs à comprendre l’état actuel d’un processus, à suivre son avancement et à fixer des objectifs. Surtout, elle garantit une traçabilité efficace.
Lorsqu’une nouvelle politique contractuelle est mise en place, cette documentation informe les utilisateurs des changements et prévient les asymétries d’information.
❓ Le saviez-vous ? D’après une étude de Goldman Sachs, mettre en place une politique contractuelle permet de :
2. Automatisez la création et le suivi des contrats
Faire appel à un CLM facilite le parcours du contrat, de sa création à sa signature, en automatisant chaque étape du processus.
Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve le clausier juridique. Il centralise tous les modèles de clauses utilisés dans vos contrats, comme une vaste bibliothèque de références.
Ces modèles de clauses facilitent la création des documents et garantissent leur conformité. Ils permettent aussi une meilleure gestion des risques tout en libérant du temps pour les directions juridiques, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
L’automatisation intervient également lors de la révision et de la modification des contrats. Chaque mise à jour est automatiquement enregistrée dans l’historique des modifications.
Le suivi des contrats est également automatisé grâce à un workflow de validation. Ce processus informe toutes les parties prenantes du parcours du contrat et les notifie lorsqu’elles doivent le réviser ou le signer.
❓ Parmi les contrats que l’on peut automatiser, on retrouve les contrats-cadre, contrats de prestation de service ou encore les contrats fournisseur et tous les documents à portée légale qui s’y attachent.
3. Constituez votre base de données contractuelle
Investir dans un CLM, c’est aussi créer une base de données contractuelle. Cette bibliothèque centralise tous vos contrats, évitant ainsi les allers-retours entre classeurs et le risque de documents perdus.
Une base de données contractuelle apporte des gains en gestion documentaire et des bénéfices opérationnels. Parmi ses avantages, on retrouve :
La gestion contractuelle numérique renforce le suivi des obligations et optimise l’efficacité opérationnelle.
4. Automatisez les tâches chronophages avec l’intelligence artificielle
Certaines solutions de gestion contractuelle, comme DiliTrust, intègrent une intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives et sans valeur ajoutée, telles que la saisie, la recherche ou le classement des informations.
Grâce à l’IA, les informations clés des contrats sont détectées automatiquement : clauses, dates importantes, montants, durées, etc. Vous recevez ensuite des notifications pour un suivi optimal.
Ainsi, vous ne risquez plus de manquer une information essentielle pouvant impacter votre entreprise ou l’exécution d’un contrat.
Grâce à l’IA, les équipes juridiques et opérationnelles gagnent un temps précieux en évitant les recherches fastidieuses. De plus, avec un CLM, tous les documents sont facilement localisables.
Une gestion contractuelle efficace facilite la collaboration, garantit la conformité des contrats et réduit les erreurs humaines ainsi que les allers-retours inutiles. L’automatisation de ces tâches permet de mieux maîtriser les risques et d’améliorer instantanément la performance.
