Les risques font partie intégrante de tout accord juridique. Mais comment les réduire ou mieux encore, les maîtriser ?
Dans cet article, découvrez les meilleures pratiques pour une gestion efficace des risques contractuels.
Les facteurs de risques liés aux contrats
Gérer des contrats implique de maîtriser plusieurs risques au quotidien. Voici les plus critiques :
Quelles bonnes pratiques pour la gestion de risques des contrats ?
Les équipes juridiques atténuent les risques en intégrant des clauses spécifiques :
Ces méthodes manuelles constituent une première protection pour sécuriser vos données contractuelles.
Comment aller plus loin ?
Une solution de gestion des contrats (Contract Lifecycle Management – CLM) peut grandement simplifier la gestion des risques grâce à des fonctionnalités adaptées.
🔎 Bon à savoir : Un CLM est une solution clé en main qui automatise chaque étape du cycle de vie contractuel et permet un suivi quotidien efficace.
Avec un CLM, vous pouvez :
7 fonctionnalités du CLM pour atténuer les risques contractuels
Découvrez 7 fonctionnalités essentielles qui vous aident à réduire les risques contractuels grâce à l’automatisation et à la centralisation de vos données.
1) Ne manquez plus aucune échéance grâce aux alertes et notifications
Manquer une échéance ou voir un contrat se renouveler automatiquement peut entraîner des conséquences financières importantes. Le plus frustrant ? Ces situations sont totalement évitables avec un logiciel de gestion de contrats adapté !
Grâce à un tel outil, vous pouvez programmer des alertes automatiques et assigner des tâches sur tous vos contrats. À chaque étape de leur cycle de vie, vous recevez des notifications en temps réel pour ne rien oublier.
2) Décidez qui peut accéder aux contrats grâce à une gestion fine des utilisateurs
Certains logiciels de gestion de contrats permettent de définir des permissions en fonction des rôles des utilisateurs.
Ainsi, une personne peut être autorisée à lire, modifier ou valider certains documents, informations confidentielles ou contrats, tout en étant restreinte sur d’autres. Cela évite tout accès inutile ou risqué à des contenus sensibles.
3) Protégez les données contractuelles à l’aide du chiffrement
Une autre protection essentielle contre les accès non autorisés, notamment externes, est le chiffrement des données contenues dans vos contrats.
Certains logiciels de gestion des contrats appliquent un chiffrement avancé, aussi bien au repos qu’en transit, en utilisant les dernières normes de sécurité.
🔎 Bon à savoir : À l’heure de la dématérialisation, la sécurité doit être un critère essentiel dans le choix d’une solution.
DiliTrust est certifié ISO/IEC 27001:2013 et ISO 27701:2019, garantissant un haut niveau de protection des données et de confidentialité. Ces certifications internationales sont parmi les plus reconnues en sécurité de l’information.
4) Améliorer la conformité avec les bibliothèques de clauses
La non-conformité est l’un des risques contractuels les plus courants.
Certains CLM permettent de créer des clausiers, également appelés recueils de clauses. Ces outils répondent à plusieurs objectifs :
Créer des modèles de clauses
Les équipes juridiques peuvent créer des modèles de clauses intégrables facilement aux contrats.
Ces modèles servent de référence et peuvent être comparés aux clauses existantes dans votre CLM, garantissant ainsi cohérence et conformité.
Comparer les clauses de vos contrats avec vos normes
Vous recevez une alerte si les clauses d’un contrat externe s’éloignent trop de vos références internes.
Grâce à notre intelligence artificielle propriétaire, les clauses à risque sont identifiées directement dans le contrat, avec une évaluation du niveau de risque.
5) Améliorer la conformité avec des modèles de contrats
Avec un CLM, vous pouvez créer des modèles de contrats types et les partager facilement avec les équipes opérationnelles. À chaque mise à jour, tout est synchronisé automatiquement sur la plateforme.
Cela évite que les directions juridiques soient sollicitées pour des demandes de type : où est rangé le template ? Est-ce bien cette version que je dois utiliser ? Pourriez-vous me transférer le nouveau template ?
Le + : notre solution DiliTrust se connecte à vos logiciels métier comme Salesforce, HubSpot ou Word. Vous pouvez ainsi générer des contrats plus rapidement, en utilisant directement les données issues de vos outils.
6) Eviter les erreurs pendant la phase de négociation
Lors de la phase de négociation, plusieurs personnes peuvent intervenir sur un même contrat, ce qui augmente le risque d’erreurs. Et c’est humain : il arrive d’oublier une modification, un commentaire, ou d’utiliser une ancienne version du document.
Avec un CLM, le contrôle des versions des contrats est géré automatiquement. Vous pouvez également importer et conserver les versions de votre choix pour un suivi précis et sécurisé.
7) Mettre en place des circuits de validation interne
Vous est-il déjà arrivé d’oublier d’inclure certaines personnes dans la boucle de courriels de validation ? Ou de devoir relancer sans cesse les bons validateurs, pris par le temps, qui n’ont pas encore donné leur accord ?
Avec la numérisation des approbations internes et externes, fini les allers-retours interminables ! Tout le processus est automatisé, assurant un gain de temps et une meilleure traçabilité.
Grâce à la fonctionnalité de flux de validation, vous avez l’assurance que :
Avec cette automatisation, fini les oublis et les relances manuelles !
Retenir ces bonnes pratiques pour la gestion de risques des contrats
✔️ Rationalisez et automatisez la gestion de vos contrats.
✔️ Centralisez tous vos contrats et données contractuelles dans un référentiel sécurisé, facile à utiliser et basé sur le nuage.
✔️ Rédigez plus rapidement des contrats prêts à être négociés grâce à des bibliothèques de clauses et de modèles de contrats.
✔️ Collaborez en temps réel, automatisez la gestion des versions et la signature électronique des contrats…
✔️ Automatisez les flux de validation et les alertes pour améliorer l’efficacité et la conformité des contrats.
Avec un CLM, fini le suivi manuel, vous pouvez enfin oublier vos contrats. En suivant ces 7 bonnes pratiques pour la gestion de risques de contrats vous disposerez de plus de temps pour vos projets importants, et passerez moins de temps sur des tâches manuelles.
