La standardizzazione dei processi di governance è molto più di un semplice miglioramento operativo. Rafforza il controllo, migliora il processo decisionale e riduce i rischi organizzativi. Quando è supportata da strutture affidabili, come pratiche efficaci di gestione delle Società del Gruppo, strumenti per il Consiglio di Amministrazione o soluzioni solide di Contract Lifecycle Management (CLM), la governance smette di essere reattiva e diventa costantemente strategica.
Ma come capire se gli sforzi di standardizzazione della governance stanno davvero producendo risultati concreti, e non solo nuovi livelli di processo introdotti per il gusto della struttura?
Di seguito trovi i principali indicatori che dimostrano che il tuo framework di governance funziona come previsto.
1. Le informazioni fluiscono in modo prevedibile in tutta l’organizzazione
Quando i processi di governance maturano, le informazioni non dipendono più da abitudini individuali o da scambi informali di documenti. Ad esempio, con uno strumento centralizzato per il Consiglio di Amministrazione, tutti i materiali necessari sono raccolti in un unico luogo e accessibili a chi ne ha diritto.
Lo stesso vale per i contratti: i documenti devono essere archiviati correttamente e i processi devono seguire workflow strutturati. I flussi di validazione, ad esempio, sono un chiaro segnale di una strategia CLM solida. In sintesi, le persone devono sempre sapere dove si trovano le informazioni, in che fase del processo sono e quando sono disponibili.
2. I membri del Consiglio arrivano sempre preparati
Non c’è nulla di più frustrante per un consigliere che partecipare a una riunione con documenti obsoleti o incompleti. Se la standardizzazione della governance è efficace, la documentazione arriva a tutti i membri del Consiglio in modo puntuale e ordinato.
Questo significa che le versioni aggiornate vengono distribuite senza ambiguità e che i consiglieri possono prepararsi adeguatamente prima delle riunioni. È un chiaro segnale che la strategia di gestione del Consiglio funziona e che i workflow interni supportano realmente la governance.
3. I dati sulle Società del Gruppo sono completi, aggiornati e accessibili
La gestione delle Società del Gruppo viene talvolta sottovalutata o trattata come un aspetto secondario della governance. Tuttavia, se la documentazione societaria è strutturata per area geografica, ha referenti chiari ed è facilmente accessibile, questo elemento della governance può dirsi ben standardizzato.
In questo modo, i team evitano informazioni contraddittorie e ricerche manuali ripetitive. L’accesso rapido a dati accurati è uno dei segnali più evidenti di una solida base di governance.
4. Le revisioni contrattuali seguono un ciclo di vita prevedibile ed efficiente
La standardizzazione del CLM introduce trasparenza lungo tutto il percorso contrattuale. Meno ritardi, meno problemi di versioning e meno passaggi di approvazione poco chiari indicano che il framework sta riducendo l’attrito amministrativo.
Quando i team legali, il procurement e le funzioni di business seguono processi coerenti, l’organizzazione beneficia sia in termini di velocità sia di controllo. Questo è un segnale particolarmente rilevante per le aziende di grandi dimensioni, che gestiscono numerosi stakeholder e volumi elevati di contratti.
5. Il reporting è più rapido e affidabile
Una governance efficace produce dati di qualità. I processi standardizzati riducono le incoerenze e rendono molto più semplici le attività di audit, compliance e reporting regolatorio.
Se la raccolta della documentazione richiede il coinvolgimento di decine di persone, migliaia di verifiche e porta a ritardi o informazioni imprecise, significa che qualcosa manca nella standardizzazione della governance. Al contrario, la capacità di produrre report strutturati senza un intervento manuale eccessivo dimostra che i sistemi di governance sono allineati e funzionanti.
6. I team riducono il lavoro duplicato
Un framework di governance condiviso elimina la necessità di ricreare informazioni già disponibili in una struttura centrale. Studi dell’ACC mostrano che le organizzazioni con processi ben standardizzati registrano meno inefficienze operative, proprio perché le informazioni risiedono in una single source of truth.
7. I rischi vengono identificati prima
La governance standardizzata garantisce che tutti lavorino sugli stessi dati, evitando che i problemi rimangano nascosti. Le organizzazioni con processi strutturati individuano prima i rischi operativi e di compliance, grazie a una maggiore visibilità e a responsabilità più chiare.
Quando i rischi smettono di arrivare come sorprese, è un segnale evidente che la maturità della governance sta crescendo.
8. Le approvazioni sono tracciabili e coerenti
Che si tratti di contratti, decisioni del Consiglio o aggiornamenti societari, un workflow definito assicura che le approvazioni seguano la sequenza corretta, senza ritardi o lacune.
Quando i team non si chiedono più dove si trovi un documento o a chi manchi la firma, il processo sta funzionando come previsto.
9. Migliora la collaborazione tra funzioni diverse
Sistemi condivisi e regole unificate creano una trasparenza realmente utilizzabile. Quando tutti lavorano sulle stesse informazioni e secondo le stesse procedure, i silos si riducono e le interazioni diventano più produttive.
Questo aspetto è particolarmente importante per i team legali, che collaborano quotidianamente con numerose funzioni aziendali. Una collaborazione fluida tra stakeholder è un segnale affidabile dell’efficacia della standardizzazione della governance.
10. Gli audit diventano più semplici
Una governance solida si traduce in audit trail completi, documentazione organizzata e ruoli ben definiti. Invece di una frenetica ricerca di documenti all’ultimo minuto, gli audit interni ed esterni si svolgono in modo ordinato ed efficiente.
Questo passaggio da una preparazione reattiva a un controllo prevedibile è la prova concreta di una standardizzazione della governance efficace.
I prossimi passi per la standardizzazione della governance
La standardizzazione dei processi di governance rafforza, in ultima analisi, la fiducia all’interno dell’organizzazione. Quando la gestione delle Società del Gruppo, le attività del Consiglio di Amministrazione e i workflow di CLM operano all’interno di un framework unificato, l’azienda ottiene chiarezza, coerenza e resilienza nel lungo periodo.
Scopri di più sulla suite DiliTrust.
Vuoi approfondire?
Scopri come si realizza un progetto di implementazione CLM.
Dai un’occhiata alla nostra infografica dedicata all’implementazione del CLM per conoscere le fasi principali e i passaggi chiave per gestire con successo il tuo progetto.
