Sistema di gestione dei contratti: Quali sono i vantaggi e come funziona?

Un sistema di gestione dei contratti offre trasparenza e riduce i rischi, dalle proroghe indesiderate e dai costi inutili all’individuazione di clausole critiche negli accordi esterni. Inoltre, migliora la collaborazione e l’efficienza all’interno dell’azienda. Modernizzando i processi, queste soluzioni alleggeriscono il carico di lavoro degli uffici legali, spesso sotto organico.

Come altri strumenti moderni, i sistemi di gestione dei contratti rendono il lavoro non solo più efficiente ma anche più coinvolgente, e molti di essi incorporano già l’intelligenza artificiale.

Un sistema di gestione dei contratti è una soluzione digitale per la gestione e l’analisi strutturata dei contratti. Consente alle aziende di archiviare tutti i contratti in un unico luogo, di gestirli in modo efficiente e di monitorare ogni fase del ciclo di vita del contratto, dalla stesura iniziale all’archiviazione finale. L’obiettivo è ridurre i rischi, garantire una tracciabilità affidabile delle scadenze e semplificare la collaborazione tra i vari reparti.

Le aziende possono scegliere tra diverse varianti di sistema: da soluzioni standard convenienti a piattaforme complete e personalizzate. Le aziende possono configurare il funzionamento in modo flessibile, sia come soluzione cloud, sia come sistema on-premise, sia come modello ibrido, sia come integrazione con applicazioni di terze parti esistenti, come ERP o CRM.

L’uso di un sistema di gestione dei contratti porta numerosi vantaggi aziendali: rende i processi più efficienti, fa risparmiare tempo e denaro e aumenta in modo significativo la trasparenza in tutti i rapporti contrattuali.
Il sistema supporta inoltre la conformità alle normative legali e aiuta a identificare e minimizzare i rischi contrattuali in una fase iniziale.

Un sistema di gestione dei contratti accompagna i contratti dalla creazione all’archiviazione e supporta ogni fase con flussi di lavoro digitali:

1. Creazione e redazione: I modelli standardizzati e i moduli di testo modulari consentono di creare contratti in modo efficiente, garantendo la produzione di documenti in modo rapido, uniforme e conforme alla legge, risparmiando tempo e riducendo al minimo gli errori.
2. Negoziazione: Una volta creata la bozza di contratto, si passa alla fase di negoziazione, se necessario. Un moderno sistema di gestione dei contratti supporta questa fase memorizzando tutte le versioni a livello centrale, documentando le modifiche e rendendole disponibili alle parti coinvolte in tempo reale. Ciò consente di coordinare in modo efficiente i contenuti del contratto tra le parti, di chiarire i punti in sospeso e di bilanciare gli interessi.
3. Approvazione: Dopo la negoziazione, tutti i reparti interessati vengono coinvolti in modo specifico attraverso flussi di lavoro automatizzati per rivedere e approvare la bozza di contratto. Ogni adeguamento viene automaticamente documentato e versionato, in modo che l’intero processo di coordinamento rimanga trasparente, a prova di audit e tracciabile in ogni momento per tutte le parti coinvolte.
4. Firma: I contratti possono essere stipulati rapidamente e con certezza giuridica, indipendentemente dal luogo, integrando la firma elettronica. La firma elettronica non solo fa risparmiare tempo, ma accelera anche i processi aziendali e riduce notevolmente la documentazione cartacea.
5. Amministrazione e controllo: Un sistema di gestione dei contratti funge da piattaforma centrale in cui sono raggruppati tutti i documenti contrattuali, le scadenze e i dati rilevanti. Gli utenti possono accedere ai contenuti del contratto in qualsiasi momento, monitorare le cifre chiave e tenere traccia del grado di adempimento degli accordi. I promemoria automatici assicurano che non vengano trascurati obblighi o scadenze importanti.
6. Rinnovo o risoluzione: I promemoria automatici assicurano decisioni tempestive e riducono al minimo rischi come i rinnovi indesiderati dei contratti e i costi che ne derivano.
7. Archiviazione: Una volta concluso, il contratto può essere archiviato a prova di revisione e rimanere accessibile in qualsiasi momento. Funzioni di ricerca e filtro intelligenti consentono di richiamare i documenti pertinenti in pochi secondi, anche in archivi di contratti grandi e complessi.

Un sistema di gestione dei contratti accompagna quindi l’intero ciclo di vita di un contratto. Le aziende non solo ottengono sicurezza e controllo, ma anche un notevole aumento del tempo da dedicare alle attività strategiche.

Un moderno sistema di gestione dei contratti combina numerose funzioni che rendono efficiente e trasparente l’intero processo contrattuale. Tra queste, l’archiviazione digitale di tutti i documenti con gestione delle versioni e degli accessi, i flussi di lavoro automatizzati per le approvazioni e le scadenze e le potenti funzioni di ricerca e filtro per un rapido accesso ai contenuti del contratto.

La gestione delle scadenze e delle attività fornisce promemoria affidabili per le scadenze o le proroghe, mentre le firme digitali consentono di apporre firme conformi alla legge da qualsiasi luogo. Inoltre, le funzioni integrate di reporting e analisi forniscono preziose informazioni sui termini contrattuali, sui rischi e sugli obblighi finanziari.

La gestione digitale dei contratti offre numerosi vantaggi sia alle piccole imprese che alle grandi aziende:

In un mondo commerciale sempre più complesso, le aziende devono affrontare la sfida di gestire un numero crescente di contratti in modo efficiente e conforme alla legge. Un sistema di gestione dei contratti fornisce la base ideale per farlo.

Complessità del panorama contrattuale: Con la crescita delle dimensioni dell’azienda, aumenta il numero e la complessità dei contratti. Un sistema crea ordine e struttura.

Riduzione del rischio: Mancanza di avvisi, rinnovi dimenticati o scadenze non rispettate possono essere costosi. Un sistema evita proprio questo.

Maggiore efficienza: I flussi di lavoro digitali accelerano le approvazioni e riducono lo sforzo di coordinamento tra i reparti.

Una piattaforma di gestione dei contratti supporta l’utilizzo in tutti i reparti. Vantaggi principali:

Distribuzione: Processi chiari per le approvazioni, le versioni e le firme digitali consentono ai team di creare, adattare e gestire rapidamente i contratti con i clienti. Questo accelera il ciclo di vendita e garantisce la certezza del diritto nel processo di chiusura.

Finanze: Gli utenti possono visualizzare in qualsiasi momento gli obblighi di pagamento, i termini contrattuali e gli effetti del budget. Ciò supporta una precisa pianificazione della liquidità e riduce al minimo i rischi finanziari.

Vendite: I sistemi di gestione dei contratti consentono ai team di vendita di creare, adattare e finalizzare rapidamente i contratti con i clienti utilizzando modelli standardizzati, approvazioni automatiche e firme digitali. In questo modo si accorcia il ciclo di vendita, si garantisce la conformità ai requisiti interni e legali e si ottiene una visibilità completa di termini, condizioni e rinnovi.

HR: le aziende possono gestire, modificare e archiviare in modo centralizzato i contratti di lavoro e gli accordi integrativi a prova di revisione. In questo modo si mantiene una visione d’insieme dei rapporti di lavoro, delle scadenze e delle modifiche contrattuali.

Grazie ai modelli standardizzati del software di gestione dei contratti, i reparti specializzati non devono più rivolgersi all’ufficio legale per creare o rivedere i contratti. In questo modo si risparmia molto tempo e i processi contrattuali si svolgono in modo molto più efficiente.

Sempre più aziende optano per sistemi di gestione dei contratti basati sul cloud, in quanto offrono un elevato grado di flessibilità, scalabilità e sicurezza. Soprattutto in tempi di modelli di lavoro ibridi e di team decentralizzati, le soluzioni basate sul cloud sono una scelta valida per il futuro.

Nel complesso, la gestione dei contratti basata sul cloud offre una soluzione a prova di futuro, facile da usare e sicura, ideale per le aziende di tutte le dimensioni che apprezzano l’efficienza e la mobilità.

La tecnologia di gestione dei contratti basata sull’intelligenza artificiale va oltre la semplice digitalizzazione, applicando l’apprendimento automatico e l’elaborazione del linguaggio naturale per accelerare il lavoro legale. Il rilevamento automatico delle clausole e la revisione dei contratti evidenziano in pochi secondi rischi, incongruenze o disposizioni mancanti, riducendo gli sforzi manuali e gli errori umani. Le analisi predittive prevedono i rischi di rinnovo, l’esposizione finanziaria e gli esiti delle trattative, mentre la ricerca intelligente rende immediatamente accessibili le informazioni critiche su ampi portafogli di contratti. Grazie a queste funzionalità basate sull’intelligenza artificiale, i team legali ottengono approfondimenti, prendono decisioni più rapide e garantiscono una maggiore conformità rispetto ai sistemi tradizionali.

La scelta del giusto sistema di gestione dei contratti è fondamentale per il successo a lungo termine della vostra gestione digitale dei contratti. Dovete considerare diversi criteri per assicurarvi che la soluzione non sia solo tecnicamente convincente, ma anche adatta alle vostre esigenze individuali.

Iniziate con un’analisi chiara: Di quali funzioni avete realmente bisogno? Ad esempio, il sistema deve supportare le firme elettroniche, monitorare automaticamente le scadenze e i dati o consentire l’assegnazione granulare dei diritti? Soluzioni come Contract Lifecycle Management (CLM) di DiliTrust offrono un elevato grado di personalizzazione e coprono tutti i casi d’uso, dalla creazione automatica dei contratti all’archiviazione a prova di audit.

Un moderno sistema di gestione dei contratti dovrebbe offrire più di un’archiviazione digitale. Le soluzioni con intelligenza artificiale integrata in grado di analizzare automaticamente i contratti, identificare i rischi o rilevare le clausole mancanti sono particolarmente potenti. Questa capacità consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e aumentare la certezza del diritto.

Un’interfaccia intuitiva è fondamentale per l’adozione a livello aziendale. Il software DiliTrust si distingue per il suo design facile da usare, adatto a diversi tipi di utenti. Il sistema struttura tutte le funzioni in modo logico, in modo che gli utenti possano utilizzarle senza una formazione approfondita.

Verificate se il sistema di gestione dei contratti si integra perfettamente nel vostro panorama IT esistente, come ERP, CRM o piattaforme di collaborazione quali Microsoft 365. Il CLM di DiliTrust consente un’integrazione agevole e quindi facilita lo scambio di informazioni tra i vari reparti.

La protezione contro gli accessi non autorizzati è essenziale, soprattutto per i dati sensibili dei contratti. DiliTrust utilizza metodi di crittografia all’avanguardia, integrazione SSO nativa (single sign-on) e un’intelligenza artificiale proprietaria per garantire i più elevati standard di sicurezza e la conformità al GDPR. Il sistema archivia i documenti contrattuali in modo centralizzato e fornisce un accesso sicuro in qualsiasi momento.

Un fornitore affidabile non offre solo un prodotto solido, ma anche un’assistenza continua, aggiornamenti regolari e formazione per i vostri dipendenti quando necessario. DiliTrust offre un servizio clienti dedicato in più lingue e garantisce che il vostro sistema sia sempre aggiornato.

Con una soluzione potente come DiliTrust CLM, non solo semplificate la gestione dei contratti, ma automatizzate anche processi complessi e riducete il lavoro manuale. Il risultato: maggiore efficienza, migliore controllo e massima sicurezza, su misura per le esigenze della vostra azienda.

C’è una risposta chiara alla domanda sul perché la gestione digitale dei contratti sia oggi indispensabile: perché le aziende la utilizzano per garantire la certezza del diritto, ridurre i costi, automatizzare i processi e, in ultima analisi, risparmiare tempo e risorse. Un sistema di gestione dei contratti è da tempo molto più di un semplice archivio digitale.

Un sistema moderno supporta l’intero processo di gestione dei contratti, offrendo la possibilità di organizzare contratti e documenti in modo centralizzato, automatizzando funzioni come il monitoraggio delle scadenze e semplificando notevolmente la ricerca di informazioni rilevanti. Inoltre, i dipendenti possono contribuire autonomamente alla creazione dei contratti nell’ambito di linee guida chiare, il che semplifica notevolmente la vita quotidiana e alleggerisce l’ufficio legale.

Soprattutto in tempi di lavoro da casa, lavoro ibrido e crescente complessità dei contratti, il supporto di una soluzione moderna è essenziale.

Le grandi aziende traggono vantaggio tanto quanto le piccole imprese, poiché le soluzioni moderne si adattano a requisiti specifici. Le grandi aziende traggono vantaggio tanto quanto le piccole imprese, poiché le soluzioni moderne si adattano a requisiti specifici.

L’utilizzo di un sistema moderno per le attività di gestione dei contratti consente alle aziende di gestire facilmente i processi, ridurre al minimo i rischi e migliorare il modo in cui collaborano a lungo termine.