CUSTOMER STORY – CONTRACT MANAGEMENT
Ottakringer Getränke AG
Come un gruppo a conduzione familiare austriaco con circa 800 dipendenti sta passando dal modello tradizionale “full-service” del dipartimento legale al modello di “legal self-service”.
In sintesi
Contesto
Nato a Vienna, Ottakringer Getränke AG è un gruppo di produzione di bevande a conduzione familiare che unisce tradizione e visione innovativa. Con filiali come la Birreria Ottakringer, Vöslauer Acqua Minerale e Del Fabro Kolarik, il gruppo racchiude l’eccellenza nella produzione di birra, nell’imbottigliamento sostenibile dell’acqua minerale e nella distribuzione di bevande. Ma una tale diversità richiede più della sola efficienza operativa: serve agilità legale.
In un’azienda in cui l’eccellenza operativa incontra decenni di maestria artigianale, il dipartimento Legal & Compliance gioca un ruolo fondamentale. A guidare questa evoluzione è il General Counsel, che promuove il Legal Tech e la digitalizzazione per costruire processi più agili e a prova di futuro.
Il nostro obiettivo era evolvere dal semplice supporto legale a un abilitatore strategico per il business attraverso il contract management.
Lukas Gronold, General Counsel, Ottakringer Getränke AG
Il caso d’uso
Innovazione nella birra attraverso la trasformazione legale
Sebbene Ottakringer utilizzasse già un software di contract management, la crescente complessità e il ritmo del lavoro hanno spinto il dipartimento legale a ripensare l’efficienza. Il team legale non vedeva questo crescente volume di contratti come una sfida, ma come una realtà da affrontare senza possibilità di fermarsi.
Gli strumenti esistenti mostravano alcuni limiti, soprattutto in termini di flussi di lavoro dispendiosi in tempo (incluse le firme fisiche) e di scarsa conformità ai processi.
Ciò che vale la pena sottolineare, nel caso di Ottakringer, è che questo cambiamento verso l’efficienza non è stato dettato da una crisi ma da un’opportunità intravista dal team legale. Mettendo in discussione lo status quo, il team ha visto l’opportunità di trasformare i CLM in strumenti capaci di generare reali guadagni in efficienza. Un altro elemento essenziale per l’azienda di bevande era trovare una soluzione scalabile, in grado di adattarsi al loro ritmo di crescita.
Ripensare i flussi legali per efficienza ed empowerment
Dopo un’attenta analisi, Ottakringer ha scelto DiliTrust perché rispondeva pienamente ai requisiti CLM del team e offriva moduli estendibili, come lo Smart CDA, che l’azienda utilizza tuttora. Tra i numerosi vantaggi, il CLM consente la collaborazione in tempo reale, indipendentemente dalla sede, e una firma più rapida degli accordi tramite workflow automatizzati. Il team legale non solo poteva muoversi più velocemente, ma anche le business unit avevano visibilità diretta sui propri contratti. Inoltre, le business unit possono oggi generare contratti dal modello CLM in pochi minuti rispondendo a un breve questionario. Questo elimina la necessità di passare dal legale per ogni richiesta, accelerando i processi e migliorando l’efficienza aziendale complessiva.
Il Legal Counsel di Ottakringer ha sottolineato come l’implementazione sia stata molto più di un semplice sviluppo tecnico. “Dare vita al CLM” ha significato strutturare i dati, sviluppare casi d’uso reali e, naturalmente, gestire il change management. Il Legal Counsel era consapevole che solo una buona formazione, comunicazione e collaborazione tra funzioni avrebbero portato a un vero cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.
L’implementazione ha incluso anche l’integrazione con strumenti già in uso, come Adobe Sign e Word. Come risultato, DiliTrust è stato adottato ampiamente nei vari team, contribuendo a raggiungere il primo obiettivo: passare da un modello legale “full-service” a un modello di legal self-service che responsabilizza i team.
Costruire una cultura di collaborazione e self-service
Dopo un’attenta selezione, Ottakringer ha scelto DiliTrust per la capacità di rispondere a requisiti CLM elevati e per la sua architettura modulare scalabile. Il rollout, seppur impegnativo, è stato strategicamente visto come un’opportunità per riallineare i flussi interni e promuovere una cultura di miglioramento continuo.
Per Ottakringer questa implementazione è molto più di un cambiamento tecnico. È infatti “questione di strutturare i dati, sviluppare casi d’uso realistici e garantire il coinvolgimento degli utenti attraverso un costante change management.”
Oggi i moduli CLM e Smart CDA sono utilizzati a livello aziendale, integrati con Microsoft Word e Adobe Sign, e si sta valutando anche l’integrazione con il CRM. Questi strumenti hanno già trasformato la collaborazione. Attività standardizzate che un tempo richiedevano il supporto del legale ora possono essere gestite in autonomia dalle business unit secondo il modello di Legal Self-Service. Di conseguenza, i giuristi possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
Il feedback è stato positivo: “Davvero interessante. Lo strumento ci ha già fatto risparmiare quattro ore di lavoro,” ha riportato un membro operativo alcune settimane dopo il go-live.
L’impatto a lungo termine è l’obiettivo finale
Il percorso di Ottakringer con DiliTrust è ancora in evoluzione, ma i primi risultati evidenziano una trasformazione profonda. Il business si sta muovendo da funzioni legali isolate a veri e propri abilitatori strategici del valore aziendale. Come ha affermato il Legal Counsel:
“L’obiettivo della digitalizzazione dovrebbe essere tale da non poter più essere messo in discussione razionalmente.”
Ottakringer prevede di continuare a guidare l’innovazione sia nel settore delle bevande che nel modo in cui i dipartimenti legali diventano driver di business.
Prima e dopo
