CUSTOMER STORY – CONTRACT MANAGEMENT
Come un editore internazionale ha digitalizzato il Contract Management
Da una visibilità limitata, dipendenze esterne e processi obsoleti a una strategia di Contract Management centralizzata ed efficace.
PANORAMICA
INTRODUZIONE
Come può un gruppo multinazionale che opera in diversi Paesi gestire in modo efficiente l’intero ciclo di vita dei contratti, quando ogni società locale è soggetta a normative proprie e a requisiti legali specifici del settore?
Nel caso di una casa editrice internazionale, la sfida era proprio questa: garantire conformità e visibilità in un contesto caratterizzato da complessità regolatorie e giurisdizioni multiple.
LA SFIDA
Un editore globale con scarsa visibilità e complessità locali
Molte organizzazioni internazionali affrontano difficoltà simili: ogni sede tende a operare con strumenti propri o isolati, spesso senza un sistema e-signature o un CRM integrato.
In alcune regioni, l’assenza di un team legale interno costringeva a ricorrere a consulenti esterni o al quartier generale, con conseguente mancanza di coordinamento e rischio di non conformità.
Nel settore editoriale, inoltre, la gestione contrattuale deve considerare normative locali e di settore, dagli accordi di distribuzione ai diritti d’autore, variabili da Paese a Paese.
Con la digital transformation, la complessità è aumentata ulteriormente: nuovi canali, strumenti e modelli di business hanno reso indispensabile un approccio più strutturato e centralizzato.
LA SOLUZIONE
Un’implementazione di CLM su misura, con focus regionale
L’editore ha scelto di implementare la soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM) di DiliTrust per ottenere:
Pieno controllo del processo contrattuale – dalla creazione al rinnovo – per tutti gli utenti coinvolti, in ogni regione.
Una piattaforma centralizzata ma adattata alle specificità normative locali.
Template e workflow pre-approvati, personalizzati in base alle giurisdizioni.
Un provider di firma elettronica condiviso, che riduce i costi legali esterni e la dipendenza dal quartier generale.
Grazie all’integrazione con Microsoft Dynamics CRM, il flusso di lavoro è diventato fluido e privo di duplicazioni, migliorando la collaborazione tra team legali e business unit locali.
Supporto locale e continuo
DiliTrust ha fornito – e continua a fornire – un supporto personalizzato per ogni regione, assicurando un rollout progressivo e coerente.
Nei Paesi meno digitalizzati, il team DiliTrust ha garantito formazione e accompagnamento costante, con incontri settimanali e sessioni di assistenza dedicate.
I RISULTATI
Efficienza, standardizzazione e automazione a tutti i livelli
Un risultato tangibile: i team commerciali, spesso non in contatto diretto con l’ufficio legale, ora possono compilare e completare i contratti tramite il proprio CRM, connesso al CLM.
Questo consente ai team legali di rivedere e approvare i contratti in tempi rapidi, assicurando governance e visibilità centralizzate.
Prima di adottare DiliTrust, avevamo una visibilità limitata sulle attività contrattuali delle nostre società. Avevamo bisogno di una soluzione robusta, capace di adattarsi alle esigenze locali e di accelerare processi obsoleti, come le firme in presenza. Grazie al supporto dei team dedicati di DiliTrust, abbiamo raggiunto i nostri obiettivi e continuiamo a implementare la soluzione in nuove regioni.
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