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Digitalizzazione della Gestione Contratti Multinazionali: Come un Editore Globale ha Centralizzato i Processi Legali
Da una visibilità limitata, dipendenze esterne e processi obsoleti a una strategia centralizzata ed efficace di gestione contrattuale.
Scopri come un editore educativo globale ha ottimizzato la digitalizzazione della gestione dei contratti multinazionali, passando da processi obsoleti a una strategia contrattuale centralizzata ed efficace.
IL CONTESTO
Come può un’azienda multinazionale attiva in diversi Paesi gestire efficacemente l’attività contrattuale, soprattutto quando ogni sede locale è soggetta a normative giuridiche proprie e il settore, come quello dell’editoria, è sottoposto a regolamentazioni stringenti e molteplici leggi applicabili?
LA SFIDA
Digitalizzazione della gestione contratti multinazionali: criticità e complessità locali
Molte aziende globali affrontano ostacoli simili. Le sedi locali utilizzano strumenti propri, spesso privi di integrazione con i sistemi centrali. Alcune regioni non dispongono neppure di un team legale interno, rendendo necessarie consulenze esterne o il supporto della sede centrale.
Questa mancanza di visibilità e controllo rende difficile digitalizzare la gestione dei contratti multinazionali in modo conforme e sicuro. La situazione è ancora più complessa per il settore editoriale, dove le aziende devono gestire NDA, accordi sui diritti d’autore e contratti di distribuzione, tutti soggetti a normative diverse.
LA SOLUZIONE
Una CLM su misura per digitalizzare la gestione contrattuale globale
L’adozione di una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM) completa e adattabile è stata cruciale per affrontare le sfide della digitalizzazione della gestione contratti multinazionali. L’editore ha scelto DiliTrust per:
Controllo completo sull’intero ciclo di vita del contratto (dalla creazione al rinnovo) per tutti gli utenti, in ogni regione.
Piattaforma centralizzata e adattata alle specificità regionali per condividere i documenti contrattuali.
Template e workflow pre-approvati, conformi alle normative locali.
Fornitore di firma elettronica condiviso, con riduzione dei costi esterni e minore dipendenza dal team legale centrale.
L’integrazione con i CRM esistenti, come Microsoft Dynamics, ha garantito un flusso dati fluido e la riduzione delle duplicazioni manuali. Di conseguenza, le singole business unit hanno potuto continuare a utilizzare i propri strumenti familiari, collaborando più efficacemente con i team legali.
Supporto Locale e Continuativo
DiliTrust ha fornito e continua a fornire un supporto su misura a utenti in tutte le regioni. In alcuni casi, ha partecipato attivamente alla definizione dei workflow; in altri, ha offerto supporto di base, soprattutto in contesti con bassa maturità digitale. In queste regioni, i punti di contatto sono settimanali o, se necessario, quotidiani.
I RISULTATI
Digitalizzazione efficace: rapidità, standardizzazione e automazione
Esempio pratico: prima del CLM, i team commerciali non erano connessi con i reparti legali, soprattutto nei Paesi senza team dedicato. Dopo l’integrazione tra CRM e CLM, i contratti sono stati generati direttamente e approvati con maggiore velocità e trasparenza.
“Prima di DiliTrust non avevamo alcuna visibilità sulle attività contrattuali delle nostre filiali. Avevamo bisogno di uno strumento robusto, in grado di adattarsi alla nostra organizzazione rispettando i requisiti locali e accelerando i processi obsoleti come le firme cartacee. Con l’aiuto dei team dedicati, abbiamo raggiunto grandi risultati e il rollout continua in alcune regioni.”
– Global Legal Director
Global Legal Director
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