Il Senior Business Consultant dell’organizzazione ha illustrato i numerosi passaggi che il team legale interno doveva seguire anche per compiti semplici, come l’approvazione delle fatture con l’ufficio contabilità. Inoltre, gli avvocati hanno evidenziato le difficoltà nel prendere decisioni sugli investimenti basandosi su costi e risultati passati.

Il Senior Business Consultant ha quindi individuato le principali sfide:

CASE STUDY – MATTER MANAGEMENT

Dal caos manuale al controllo centralizzato

Come un leader assicurativo da 19,5 miliardi di dollari nel settore Property & Casualty ha trasformato la gestione legale della fatturazione e delle operazioni con DiliTrust Matter Management.

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PANORAMICA

Sfide

  • Assenza di un sistema di e-billing, con lunghi processi manuali per 130 avvocati
  • Inserimento manuale delle fatture da PDF, che causava ritardi nei pagamenti
  • Visibilità limitata sulle spese legali e cronologia incompleta dei fascicoli, rendendo difficile valutare i costi
  • Dati dispersi, che complicavano la creazione di report sulle spese legali

Risultati

  • Riduzione del numero di studi legali esterni da 450 a 99 grazie a uno strategic sourcing più mirato
  • Centinaia di ore risparmiate ogni anno grazie all’automazione del processo di fatturazione
  • Minori costi e minore carico amministrativo per l’avvio e la gestione dei fascicoli
  • Maggiore soddisfazione dei fornitori, grazie a un processo di approvazione delle fatture più rapido e accurato

Soluzione adottata

Matter Management di DiliTrust

LE SFIDE

Processi manuali che rallentavano tempi e decisioni

Il Senior Business Consultant dell’organizzazione ha evidenziato i numerosi passaggi che il team legale interno era costretto a seguire per attività semplici, come l’approvazione delle fatture con l’ufficio contabilità. Inoltre, gli avvocati hanno sottolineato le difficoltà nel prendere decisioni sugli investimenti basandosi su dati storici incompleti.

Le principali criticità erano:

  • Mancanza di un sistema di e-billing, con processi manuali lunghi per 130 avvocati aziendali
  • Inserimento manuale dei dettagli delle fatture da PDF, che ritardava sistematicamente i pagamenti ai fornitori
  • Visibilità limitata sulle spese legali e accesso incompleto ai fascicoli, che ostacolava una valutazione accurata dei costi
  • Difficoltà nella creazione di report affidabili sulle spese legali a causa di informazioni disperse e non accessibili

Per questo leader assicurativo Property & Casualty non c’erano dubbi: serviva una soluzione capace di colmare queste lacune operative e gestionali.

LA SOLUZIONE

Automazione e centralizzazione della gestione legale e della fatturazione

Nel 2015, l’organizzazione ha scelto e implementato DiliTrust Matter Management, con un processo fluido e ben accolto dal team. L’obiettivo era chiaro: automatizzare e rimuovere le inefficienze legate alla gestione manuale della fatturazione.

I risultati ottenuti sono stati:

Uno strumento centralizzato che consente ai team di fatturazione di integrare facilmente gli studi legali, permettendo agli avvocati di inviare le fatture in modo semplice

Template predefiniti per l’inserimento dei fascicoli nel sistema, allineati ai workflow consigliati da DiliTrust

Processo di revisione e approvazione più rapido, con conseguente miglioramento della soddisfazione dei fornitori

Uno dei motivi principali per cui è stato scelto DiliTrust è che, a differenza di altre soluzioni, consente agli studi legali di presentare fatture senza costi aggiuntivi. L’eliminazione di queste spese ha generato risparmi immediati, rendendo la piattaforma la soluzione più conveniente per la gestione delle spese legali.

I RISULTATI

Riduzione dei tempi, dei costi e collaborazione potenziata

Grazie all’implementazione di DiliTrust Matter Management, l’organizzazione ha ottenuto benefici concreti e misurabili:

  • Riduzione del numero di studi legali esterni da 450 a 99 con un sourcing più mirato
  • Centinaia di ore risparmiate ogni anno grazie all’automazione completa del processo di fatturazione
  • Minori oneri amministrativi e riduzione dei costi per l’avvio delle pratiche
  • Miglioramento della mission aziendale: garantire una gestione tempestiva e accurata dei fascicoli, a tutela di ciò che le persone ritengono più prezioso

The implementation of a Matter Management solution delivered measurable and transformative benefits for this Casualty and Property Insurer. This new system reflects the company’s mission to protect what people cherish most by ensuring matters are properly tracked and handled in a timely manner.

Ora disponiamo di una dashboard che offre agli avvocati senior una panoramica semplice e intuitiva, utile per valutare gli studi legali. Abbiamo aumentato la nostra efficienza e siamo in grado di processare le fatture in modo accurato e veloce.

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