Oggi è quasi impossibile per le organizzazioni operare senza la collaborazione di terze parti. Che si tratti di venditori, fornitori o partner di servizi, i rischi sono reali e gli scenari peggiori non sono solo ipotesi. Violazioni dei dati, fuga di informazioni sensibili, furti di dati dei clienti… sono queste le sfide concrete che i dipartimenti legali affrontano con l’aumento della complessità degli ecosistemi di terze parti. Infatti, il rischio legato ai dati di terzi è diventato una priorità strategica per molte aziende.
I team legali e i General Counsel sono oggi responsabili non solo dei dati interni, ma anche della governance delle relazioni con le terze parti. Tuttavia, molti si affidano ancora a strumenti frammentati o a processi manuali che li espongono a rischi evitabili.
In un panorama normativo caratterizzato da leggi severe sulla protezione dei dati (come il GDPR o la Legge 25) e da una crescente attenzione alla governance aziendale, la gestione del rischio legato ai dati di terzi è diventata imprescindibile.
Dove si trovano, quindi, le principali lacune oggi? E cosa possono fare i dipartimenti legali per colmarle? Scopriamolo insieme.
Le principali lacune nei rapporti con le terze parti
Con così tanti team coinvolti nella gestione del rischio dei dati di terzi, è facile che alcune attività vengano trascurate. Tra ufficio legale, IT, procurement e compliance, cresce la necessità di processi strutturati che non lascino spazio a errori. Questo approccio frammentato genera gravi punti ciechi nella governance, soprattutto quando i team legali non hanno visibilità completa sugli obblighi contrattuali e normativi legati a ciascun partner.
Alcune delle lacune più comuni includono:
- Accordi sul trattamento dei dati (DPA) non monitorati o con clausole obsolete
- Nessuna chiara traccia di audit per il consenso e gli accessi dei fornitori
- Mancanza di una classificazione centralizzata del rischio o di report di due diligence
- Protezione inadeguata dei dati a riposo e in movimento
Il risultato? Una posizione di conformità fragile, che rende vulnerabile l’intera organizzazione.
Questa situazione non è più sostenibile. Infatti, gli enti regolatori si aspettano che i team legali dimostrino una supervisione attiva, non solo delle policy interne, ma anche dell’intero quadro di governance relativo ai fornitori.
Il ruolo dell’Ufficio Legale e della Governance
Come si traduce, in pratica, una governance efficace dei dati di terze parti? E in che modo l’ufficio legale può guidare questo processo?
Tutto inizia con il ripensare il ruolo dell’ufficio legale: da gestore reattivo dei contratti a proprietario proattivo dei rischi. I team legali sono infatti in una posizione unica per connettere protezione dei dati, compliance e governance tra reparti.
Ecco come:
- Centralizzare la visibilità: adottare una piattaforma di Contract Lifecycle Management (CLM) dedicata per consolidare gli accordi con i fornitori e standardizzare i DPA.
- Mappare chiaramente le responsabilità: definire ruoli e obblighi di responsabile e incaricato del trattamento, monitorandoli costantemente.
- Automatizzare i trigger di compliance: collegare milestone contrattuali a eventi di conformità (ad esempio audit GDPR o rinnovi con aggiornamenti di sicurezza).
- Integrare la supervisione delle entità legali (ELM): combinare i dati contrattuali con quelli di corporate governance per valutare l’esposizione al rischio di ciascun fornitore.
Con queste strategie, i team legali possono migliorare l’efficienza e posizionarsi come partner strategici nella costruzione di un framework di governance solido e difendibile.
Intelligenza Artificiale e automazione per rafforzare la gestione del rischio dati di terze parti
La tecnologia legale si è evoluta verso soluzioni basate sull’intelligenza artificiale, preziose se implementate con strategia. Per multinazionali e medie imprese, AI e automazione sono alleati fondamentali per una gestione solida del rischio legato ai dati di terzi. Gestire manualmente centinaia di contratti e documenti non è più scalabile.
Come può l’AI supportare i team legali e di governance? Ecco alcuni esempi concreti:
- Segnalare clausole ad alto rischio su più contratti in pochi secondi
- Inviare avvisi automatici quando scadono certificazioni di terze parti o emergono conflitti normativi (es. trasferimenti transfrontalieri di dati)
- Calcolare punteggi di rischio per prioritizzare i fornitori da analizzare in base alla loro sensibilità normativa
In definitiva, queste funzionalità rafforzano la capacità del team legale di agire in modo proattivo, ponendo le basi per una governance più sicura e consapevole.
Affrontare i rischi non significa solo evitare sanzioni, ma rafforzare la fiducia di tutto l’ecosistema. Per questo, i team legali devono evolvere da contract watchdog ad architetti della governance, promuovendo strumenti integrati, accountability chiare e supervisione supportata dall’AI.
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