Introduzione
La pianificazione successoria è un esercizio complesso per i family office. È allo stesso tempo emotivo, strategico e generazionale. In un momento si parla di strutture di governance, in quello successivo entrano in gioco aspettative, legacy e decisioni su chi siederà a quale tavolo. Proprio per questo motivo, gli strumenti a supporto della pianificazione successoria sono fondamentali e dovrebbero essere considerati una priorità da implementare il prima possibile. Offrono chiarezza proprio quando le emozioni rischiano di rendere più difficile il processo decisionale.
Nel suo significato più profondo, la pianificazione successoria riguarda la continuità. Uno degli elementi chiave per garantirla è la gestione strutturata delle Società del Gruppo tramite il Modulo Partecipate. I family office evolvono e crescono nel tempo e, come qualsiasi altra organizzazione, devono gestire le proprie entità con metodo e attenzione. Ma in che modo il Modulo Partecipate supporta concretamente la pianificazione successoria? Vediamolo nel dettaglio.
Quando la pianificazione successoria manca di struttura
Tradizionalmente, molti family office si sono affidati alla conoscenza istituzionale. Spesso, però, questa conoscenza risiede nelle persone e non nei sistemi. In assenza di strumenti adeguati, le strutture societarie, i dati di proprietà e i documenti di governance finiscono per essere ovunque e, allo stesso tempo, da nessuna parte. Nel migliore dei casi, le informazioni sono sparse tra fogli di calcolo, email e archivi personali. Nel peggiore, la documentazione si trova in archivi fisici o esclusivamente nella memoria dei membri senior del family office.
I rischi emergono quasi sempre nelle stesse aree:
- mancanza di una visione chiara su proprietà e controllo delle Società del Gruppo;
- documenti di governance obsoleti o incoerenti;
- scarsa visibilità sulle relazioni tra le diverse entità.
Queste lacune possono sembrare dettagli amministrativi. In realtà, incidono direttamente su autorità, diritti di voto e potere decisionale. Senza strumenti per la pianificazione successoria, questo processo essenziale diventa reattivo. E una governance reattiva raramente porta a risultati positivi.
Un recente studio condotto da Ocorian ha mostrato che il 24% dei family office si sente pienamente preparato alla successione della prossima generazione, un numero destinato a crescere. Lo stesso studio sottolinea inoltre un’ulteriore criticità: le differenze di approccio e di priorità tra la nuova generazione e i fondatori. Continuità e tutela della legacy sono elementi centrali per i family office, e una gestione strutturata delle Società del Gruppo può rappresentare il punto di partenza per affrontare queste sfide nel modo corretto.
Il Modulo Partecipate come fondamento della continuità
Il Modulo Partecipate è uno strumento centrale per una pianificazione successoria efficace. Una soluzione solida e strutturata consente di disporre di un archivio affidabile e organizzato delle informazioni chiave di governance: chi deteneva cosa e in quale momento, perché una scadenza è stata mancata, chi era responsabile di una determinata decisione. Sono domande che emergono regolarmente e alle quali solo un sistema centralizzato può rispondere in modo chiaro.
Uno strumento di gestione delle partecipate dovrebbe offrire:
- una visione completa e aggiornata delle strutture delle Società del Gruppo;
- informazioni su proprietà e partecipazioni;
- documenti di governance e deleghe;
- date chiave e obblighi statutari, come le scadenze fiscali;
- una rappresentazione chiara dell’organizzazione legale del family office, spesso tramite organigrammi;
- indicazioni sul ruolo strategico di ciascuna entità;
- chiarezza su dove risiede il potere decisionale.
Quando questi elementi vengono gestiti con gli strumenti giusti, la pianificazione successoria passa da una conversazione informale a una realtà operativa. I team di leadership possono comprendere con precisione chi controlla cosa, a quali condizioni e come l’autorità è distribuita all’interno del gruppo.
Supportare le transizioni generazionali con chiarezza
La pianificazione successoria non riguarda solo il trasferimento del potere. Riguarda anche la conservazione della legacy e la preparazione della nuova generazione a comprendere come funziona realmente la governance. In assenza di strumenti adeguati, questa transizione si basa spesso su spiegazioni informali, assunzioni ereditate e conoscenze trasmesse oralmente.
Il Modulo Partecipate crea una visione condivisa e strutturata della governance. Grazie agli strumenti giusti, i family office riducono la dipendenza da un numero limitato di persone e costruiscono una comprensione comune di ruoli, responsabilità e processi decisionali tra le generazioni. Questa chiarezza è fondamentale affinché i futuri leader possano assumere i propri incarichi con sicurezza, e non per tentativi..
Ridurre il rischio durante i cambiamenti di leadership
Le transizioni di leadership sono momenti delicati per qualsiasi organizzazione. Espongono il family office a maggiori rischi, sia interni sia esterni. Stakeholder, partner e autorità di controllo si aspettano continuità, accuratezza e prove chiare del controllo societario. In questo contesto, gli strumenti per la pianificazione successoria svolgono un ruolo decisivo nel mantenere la fiducia.
Una strategia di gestione delle partecipate ben strutturata, supportata dagli strumenti giusti, garantisce che cambiamenti di proprietà, incarichi e deleghe siano documentati, tracciabili e facilmente accessibili. Questo livello di coerenza protegge il family office dall’incertezza, riduce il rischio di governance e consente di mantenere operazioni stabili anche mentre la leadership evolve.
Sono proprio questi elementi a fornire la visibilità necessaria per ridefinire ruoli di leadership o trasferimenti di controllo con maggiore serenità. Dal punto di vista di un audit, quando tutto è documentato e tracciabile, non c’è spazio per dubbi o interpretazioni.
La pianificazione successoria è una questione di proattività
Senza strumenti dedicati, il rischio è quello di relegare la pianificazione successoria a un progetto da affrontare solo quando diventa urgente. In queste condizioni, governance e stabilità risultano fragili, soprattutto quando le decisioni devono essere prese in fretta o con informazioni incomplete.
Al contrario, la soluzione giusta, abbinata a una strategia adeguata, può fare la differenza nel lungo periodo. Le piattaforme di gestione delle partecipate consentono un approccio proattivo, perché offrono visibilità, documentazione e controllo sugli organi di governance. Permettono ai family office di anticipare le transizioni, valutare la solidità della governance e adattare le strutture prima che il cambiamento diventi inevitabile.
Poiché la pianificazione successoria è un processo continuo e non un evento isolato, diventa ancora più importante agire in anticipo.
