Oggi la firma elettronica è uno degli strumenti tecnologici essenziali per la digitalizzazione dei processi contrattuali. Non è solo per gli avvocati, ma per tutti i professionisti che hanno bisogno di far firmare i contratti: acquisti, vendite, risorse umane, finanza… Molti la trovano semplice e veloce. Ma sapevate che la combinazione di firma elettronica e CLM offre altri vantaggi? Scopriamo cosa significa esattamente e come sfruttarlo al meglio ogni giorno.
Dalla carta alla firma elettronica
La firma elettronica consente di dematerializzare il processo di firma. In concreto, significa poter firmare un contratto senza bisogno di una versione cartacea. Ciò significa che anche se le parti si trovano a migliaia di chilometri di distanza, possono concludere un accordo con pochi clic del mouse. Il vantaggio è duplice: non solo consente di stipulare contratti a distanza, ma accorcia anche i tempi di firma evitando la spedizione postale o semplicemente la stampa e la scansione di un documento in transito via e-mail.
Tra le aziende con 500 o più dipendenti, 1 su 2 ha adottato uno strumento di firma elettronica.
Indagine condotta da OpinionWayfor Oodrive nel febbraio 2020.
La questione del valore legale viene spesso sollevata quando si discute di questa innovazione. Su questo punto, il Codice Civile francese è chiaro: le firme elettroniche hanno lo stesso valore legale delle firme autografe. E a livello europeo è disciplinata dal regolamento eIDAS, che riconosce tre livelli di firma.
Firma elettronica: dematerializzazione del processo di validazione interna
Ora sapete cosa sono le firme elettroniche, ma conoscete il“gestore della firma digitale“, noto anche come “flusso di lavoro di convalida” nel gergo tecnologico? In parole povere, si tratta di dematerializzare il processo di approvazione interna del contratto prima della sua firma. In assenza di uno strumento tecnologico, questo processo può richiedere molto tempo: le sigle cartacee passano per diverse mani all’interno dell’azienda, vengono scambiate più e-mail e le modifiche di versione sono fonte di numerosi processi di back-and-forth, che ritardano la conclusione dell’accordo. Eppure, un’adeguata convalida interna è un passo essenziale prima di impegnare l’azienda in un nuovo rapporto. In questo contesto, i flussi di lavoro di convalida conciliano l’esigenza di garantire la sicurezza degli accordi con la necessità di adattarsi al ritmo sempre più incalzante del business.
Infatti, consentono di tenere sempre sotto controllo il documento all’interno del software di gestione dei contratti: in qualsiasi momento, si sa a che punto è il contratto, chi lo ha convalidato o commentato e qual è la versione attuale. A loro volta, i vari protagonisti vengono avvisati automaticamente via e-mail. È inoltre possibile aggiungere alcune condizioni: ad esempio, includere una persona specifica nel processo di approvazione per garantire che la delega di autorità sia rispettata oltre un certo importo. Questi flussi di lavoro condizionali consentono di automatizzare i processi e di proteggerli in base a determinati criteri.
Oltre all’affidabilità garantita dalla tracciabilità, la convalida a distanza rende più fluida la collaborazione e velocizza il processo. Ovunque si trovino le varie parti interessate, basta che accedano al loro spazio online sicuro per consultare, commentare e convalidare il documento.
Perché combinare la firma elettronica con il software di gestione dei contratti?
La firma è una fase centrale del ciclo di vita del contratto. È preceduta da stesura, negoziazione e convalida, e seguita da monitoraggio, rinnovo e analisi. Per questo motivo ha senso integrare la firma elettronica in un software che gestisca tutti i processi contrattuali, centralizzando tutti i flussi di elaborazione dei contratti e le informazioni aggiornate.
Prima di firmare
Alcuni pacchetti software di gestione dei contratti integrano la firma elettronica direttamente nel flusso di lavoro di convalida. Questo è il caso della nostra soluzione CLM: una volta che il contratto è stato approvato all’interno della soluzione, è sufficiente lanciare la richiesta di firma elettronica e la controparte verrà informata via e-mail. La controparte potrà quindi firmare il contratto direttamente sulla piattaforma di firma elettronica (nel nostro caso, Docusign o Dropbox Sign), senza doversi registrare.
Non c’è bisogno di importare, esportare o archiviare il contratto in altri ambienti di lavoro digitali, e nemmeno di stamparlo e inviarlo al partner… Qui il processo è semplificato e le informazioni sono centralizzate. Bastano pochi clic per completare il processo di stipula del contratto.
???? LO SAPEVI?
Digitalizzando le fasi di redazione e negoziazione all’interno del vostro software di gestione dei contratti, potete accelerare il processo di contrattazione. Ecco solo alcuni esempi delle nostre funzionalità:
- Imoduli per la richiesta di contratti responsabilizzano i dipendenti, pur mantenendo il controllo dell’ufficio legale. Non c’è bisogno di cercare le informazioni necessarie per la stesura e gli scambi sono molto più fluidi.
- Il clausier comune consente all’avvocato di aggiungere con un solo clic le clausole già approvate internamente, garantendo così la conformità. Durante le trattative, l’accesso ai contratti precedentemente eseguiti e le funzioni di ricerca avanzate consentono di confrontare le condizioni negoziate per ottenere il miglior accordo.
- La co-pubblicazione dello stesso documento consente a più persone di lavorare sul contratto, senza perdere commenti e versioni.
Dopo la firma
Cosa succede una volta firmato il contratto? Senza un software di gestione dei contratti, tutte le parti ricevono una copia del contratto via e-mail. Spetta a ciascuna parte inserire il contratto nella cartella giusta e annotare le informazioni importanti da seguire durante la sua esecuzione.
Con una soluzione di gestione dei contratti, il contratto firmato viene automaticamente caricato nel posto giusto del vostro software e vi viene notificato. Ancora una volta, le informazioni sono centralizzate.
Se il vostro software si avvale dell’intelligenza artificiale, non avrete bisogno di inserire le informazioni chiave che il contratto contiene: la data della firma, lo stato “firmato”, le informazioni della controparte, la data di scadenza, ecc. Tutti i dati importanti da tenere sotto controllo durante l’esecuzione sono già identificati nel vostro software. In termini concreti:
- Sono riportati nella scheda riassuntiva del contratto: in un colpo d’occhio, troverete tutti gli elementi importanti, senza dover scorrere l’intero documento.
- Non resta che programmare i promemoria nelle date suggerite con un solo clic, in modo da non dimenticare nessun obbligo, come ad esempio la data di rinnovo!
- Le informazioni chiave contenute nel vostro contratto sono disponibili anche tramite il motore di ricerca, che vi aiuterà a trovare qualsiasi documento in un secondo momento, in base a molteplici criteri (tipo, clausola, data, parte, importo, legge applicabile…).
- Infine, il cruscotto statistico consente di monitorare l’attività contrattuale in tempo reale, ad esempio il numero di contratti firmati in un determinato periodo, il numero di contratti in scadenza in un determinato arco di tempo e così via.
Come si combinano le due tecnologie?
Se avete già fatto il grande passo della firma elettronica (di solito basta un abbonamento), sappiate che i principali attori del settore hanno già stretto partnership con i software di gestione dei contratti. Ad esempio, Docusign e Dropbox Sign sono perfettamente integrati nella soluzione di gestione dei contratti di DiliTrust. Se avete già un account Docusign o Dropbox Sign, la connessione a DiliTrust è immediata. Possiamo anche integrare il vostro partner di firma elettronica, chiunque esso sia, su vostra richiesta.
Se invece non avete ancora trovato quello che cercate, vi consigliamo di cercare prima di tutto una soluzione all-in-one. Un software di gestione dei contratti che integri la firma elettronica semplificherà tutti i processi contrattuali della vostra azienda fin dall’inizio, mentre la sola firma elettronica vi permetterà di ottimizzare solo una fase del ciclo di vita del contratto.
Naturalmente, dotarsi di una soluzione globale richiede un po’ di riflessione per identificare correttamente i problemi attuali e le esigenze future, ma a lungo andare vi farà risparmiare tempo prezioso. Flussi di lavoro interni di convalida, promemoria delle scadenze, accesso remoto centralizzato a tutti i contratti… questi sono solo alcuni dei vantaggi.
In breve, integrando la firma elettronica con il software di gestione dei contratti, è possibile sfruttare tutto il potenziale degli strumenti digitali per supportare le attività contrattuali della vostra azienda. Questa combinazione garantisce, accelera e semplifica i processi di contrattualizzazione a monte e di follow-up a valle. Non solo facilita la collaborazione tra le varie parti interessate (sia interne che esterne), ma centralizza anche i dati da un capo all’altro della catena di elaborazione dei contratti.
