La digitalizzazione delle riunioni societarie è oggi divenuta, in uno, obbligo ed opportunità. Da un lato la necessità (resa anche più gravosa dall’emergenza sanitaria) di gestire i rapporti con realtà diverse in Paesi di tutto il mondo e dall’altra l’opportunità di sfruttare i nuovi strumenti digitali per ottenere maggior efficienza e flessibilità.
Espressioni come smart working o lavoro agile sono ormai divenute di uso quotidiano pur non essendo state di certo inventate in questi mesi. La pandemia di Covid-19 ha inciso profondamente in tutti gli aspetti delle vite delle persone ed anche le strutture societarie hanno dovuto adattare i propri ingranaggi alle nuove circostanze. L’impossibilità di tenere riunioni societarie di persona e, in genere, di far funzionare nel mondo analogico quasi tutti gli organi collegiali di un’azienda ha posto con forza la necessità di trovare nuove soluzioni ad una situazione assolutamente senza precedenti. Così, costretti ad ampliare o anche solo a spostare di qualche grado la propria prospettiva, i CDA hanno scoperto che la digitalizzazione è un’opportunità da non lasciarsi scappare per perseguire in generale una migliore governance aziendale, anche al di là delle contingenti esigenze legate all’emergenza sanitaria.
Quest’ultima ha certamente spinto le imprese a scegliere tra la completa paralisi e un’accelerazione del processo di trasformazione digitale. Un rapporto Istat dello scorso 15 giugno ha mostrato numeri sorprendenti in tema di smart working: una realtà che, come accennavamo in precedenza, non era del tutto sconosciuta alle imprese italiane pur riguardando solo l’1.2 % dei lavoratori fino al periodo gennaio-febbraio. L’esplosione della pandemia nel nostro Paese ha determinato un’improvvisa impennata di questa percentuale: in generale la grande e media impresa hanno deciso di convertire l’organizzazione aziendale portando le quote di lavoro da casa rispettivamente al 31,4% e al 21,6% (partendo da percentuali irrisorie del 4,4% e 2,2%).
DIGITALIZZARE LE RIUNIONI SOCIETARIE: perché le aziende italiane stanno adottando soluzioni smart
Cifre notevoli che assumono un significato ancor più forte, che va oltre il Covid-19, quando si vanno ad analizzare come sono cambiate queste percentuali con il venir meno del rigido periodo di lockdown. Pur con qualche fisiologico punto di flessione, lo smart working continua ad essere impiegato nei mesi di maggio e giugno per il 25,1% dei lavoratori delle grandi imprese e 16,2% di quelle medie. Il lavoro agile ha rappresentato un utile strumento per contrastare il rallentamento dell’economia alternativo alla paralisi dell’attività, licenziamenti o ridimensionamento dell’azienda stessa sul mercato. Il processo di digitalizzazione dimostra di essere, al di là dell’emergenza, valido ed efficiente: la trasformazione delle imprese in questa direzione da step obbligato è divenuta una consapevole scelta di organizzazione del lavoro per la crescita e per il futuro.
Tutto questo trova un fortissimo riscontro soprattutto nelle stanze dei bottoni delle aziende: la possibilità di tenere riunioni societarie, CDA e comitati dematerializzando tutto quel processo che va dall’organizzazione e la convocazione della seduta collegiale fino alla firma dei documenti è sembrata a lungo qualcosa di futuristico e poco praticabile, ma che oggi appare, invece, in tutta evidenza sempre più concreto e necessario. Gestire i processi di decisione e controllo e il lavoro dei vari organi collegiali è stato da sempre complesso e macchinoso: faldoni di documenti da studiare e portarsi dietro, appunti da condividere con più persone, spostamenti per partecipare alle riunioni societarie sono solo alcune delle zavorre che vengono meno con la digitalizzazione delle riunioni di CDA, comitati e organi societari collegiali in genere.
Che cos’è UN BOARD PORTAL?
Il Board portal – o Smart CDA – è di fatto una piattaforma software che offre tutti gli strumenti per gestire in maniera dematerializzata il funzionamento di un CDA, sebbene il principio di funzionamento si adatti tranquillamente ad ogni altra riunione societaria. Si tratta di soluzioni che seguono tutte le fasi di un CDA a partire dalla redazione dell’ordine del giorno e la necessaria convocazione. L’elemento più significativo è l’abbandono, totale o quasi, della carta in favore di archivi completamente digitali in grado di fornire un accesso istantaneo a risorse documentali e favorire la collaborazione fra diverse persone. La gestione dei documenti su cloud fa sì che con un semplice tablet e una connessione internet si possa accedere a tutto quanto necessario alla riunione societaria, prendere appunti, condividerli, insomma quelli che vengono definiti strumenti di lavoro “a distanza” finiscono per offrire l’indubbio beneficio di favorire una più stretta collaborazione e comunicazione tra i soggetti interessati.
Le regole, sia esterne che interne, cui è sottoposta un’azienda richiedono soluzioni informatiche specifiche che tengano conto del concreto modo di funzionare delle strutture societarie. È per questo che soluzioni come DiliTrust Exec sono pensate specificamente per gestire CDA Digitali, fornendo quanto necessario ad un CDA non solo nella fase preparatoria ma anche nel suo effettivo svolgimento: il verbale, la votazione e la firma vengono gestite dal software in modo da facilitare gli aspetti più burocratici, favorire l’attenzione sugli aspetti essenziali dell’attività di un board e garantire al contempo la massima trasparenza.
Soluzioni per i problemi di sicurezza
Tracciabilità e trasparenza sono due aspetti chiave che fanno della digitalizzazione della governance aziendale una soluzione estremamente valida anche per quanto attiene alla sicurezza dei dati e in particolar modo dei dati sensibili. Fino a quando le informazioni viaggiano su carta o attraverso mail che vengono a loro volta stampate si pongono seri rischi di sicurezza che nessuna società può permettersi e in particolar modo società come quelle per azioni. Passare ad una soluzione smart consente di allocare in maniera sicura tutti i documenti in modo che da un lato siano sempre accessibili per le persone autorizzate ma dall’altro restino assolutamente inarrivabili per chi deve restarvi estraneo.
Il risvolto della medaglia è che la diversa natura dei documenti digitali pone diversi rischi e alcuni aspetti critici da affrontare in relazione alla sicurezza dei dati. È per questo che soluzioni come DiliTrust Exec sono progettate per essere in grado di rispondere ai requisiti fissati da standard internazionali come l’ISO 27001, relativo, appunto ai sistemi di gestione della sicurezza informatica. Non parliamo infatti solo di gestione della privacy e di trattamento dei dati personali, ma più in generale le informazioni costituiscono oggi gli assetti più rilevanti di un’azienda ed in quanto tali vanno protetti tanto da accessi indesiderati quanto dal punto di vista della loro integrità. È cruciale dotarsi di strumenti volti a prevenire la perdita di dati attraverso sistemi di backup ma anche soluzioni di Disaster Recovery che approccino l’eventualità di calamità o situazioni eccezionali in modo da poter in ogni caso garantire il prosieguo dell’attività societaria e limitare, di conseguenza, i danni.
