Molte aziende non sono consapevoli delle date di scadenza dei loro contratti e ancora di più lasciano scadere i rinnovi taciti. Questa mancanza di visibilità è fonte di rischio, in quanto l’azienda perde l’opportunità di rinegoziare le condizioni contrattuali o addirittura di rescindere il contratto.
Ma quando si gestiscono centinaia o addirittura migliaia di contratti in corso, non è sempre facile tenere traccia dei propri impegni.
In questo articolo vi presentiamo metodi e strumenti che vi aiuteranno a farlo.
Perché conoscere le date di scadenza dei contratti?
La verifica delle date di scadenza vi offre l’opportunità di rescindere o rinegoziare i contratti al momento giusto, anziché essere soggetti a un rinnovo tacito. Questa operazione vi dà la visibilità necessaria per attivare le giuste leve di risparmio, soprattutto in tempi di crisi!
Per anticipare le date di scadenza, potete sempre elencarle a mano in un foglio Excel. Sta poi a voi tenerne traccia, per non dimenticare nessuna scadenza… Purtroppo, questa operazione manuale richiede molto tempo, in quanto comporta l’inserimento di molti dati. Se il vostro obiettivo è attivare nuove fonti di risparmio, dovete essere in grado di verificare i vostri contratti in modo rapido e affidabile.
Come potete verificare rapidamente i vostri rinnovi taciti?
È qui che entra in gioco l’intelligenza artificiale: capace di riconoscere ed estrarre automaticamente i dati chiave dai vostri contratti, inserisce queste informazioni in un foglio Excel per voi. A voi non resta che analizzare queste informazioni e prendere le decisioni giuste in tempo utile. Con questo tipo di tecnologia, l ‘audit è 6 volte più veloce di un’operazione manuale.
Alcune informazioni riconosciute dall’IA: parti Stato del contratto Data di decorrenza Data di scadenza Data di rinnovo tacito Comunicazione di recesso Importo del contratto Periodo di recesso Durata del contratto …
Come utilizzare l’audit delle scadenze contrattuali?
L’intelligenza artificiale può farvi risparmiare tempo, ma non sostituisce le competenze professionali! Sta a voi analizzare la sintesi fornita dall’IA per prendere le decisioni giuste.
Utilizzando il foglio di calcolo Excel, è possibile, ad esempio, classificare gli impegni in base alla data di scadenza, identificando così quelli che terminano tra meno di 30 giorni, tra più di 90 giorni, ecc. Potete anche identificare quelli che contengono una clausola specifica, come una clausola di cambio di controllo o di non concorrenza. È anche possibile ordinare i contratti in base al loro valore, per dare la priorità ai contratti di valore più elevato.
Sta a voi selezionare le informazioni che desiderate monitorare, in modo da poter agire su ciò che è importante per voi.
E dopo aver analizzato i vostri contratti?
L’utilizzo di una piattaforma di gestione dei contratti come quella di DiliTrust offre l’ulteriore vantaggio di poter “dimenticare” i contratti appena controllati. Infatti, il CLM avrà già registrato le date, le durate e le condizioni di rinnovo durante l’audit. La nostra soluzione CLM li monitora per voi e vi invia dei promemoria all’avvicinarsi delle scadenze.
Se decidete di risolvere un contratto, potete porre fine al vostro rapporto generando la lettera di risoluzione e utilizzando la firma elettronica direttamente all’interno della piattaforma. La lettera viene archiviata nel vostro spazio DiliTrust, insieme al contratto, il cui stato viene aggiornato e archiviato.
BUONO A SAPERSI
Oltre a monitorare le scadenze, immaginate cosa può fare una tecnologia come DiliTrust: L’AI vi aiuta a verificare i vostri contratti su un gran numero di clausole e informazioni in caso di cambiamenti normativi (come il RGPD o l’IFRS 16), ciclici (come le cause di forza maggiore durante la crisi di Covid-19) o anche durante una grande transazione finanziaria (M&A). Vi offre una visibilità a 360° dei vostri impegni per aiutarvi a controllare i rischi legali e finanziari.
