Le lettere d’incarico (Engagement Letters) sono un elemento fondamentale per una corretta gestione contrattuale. Tuttavia, non sempre ricevono l’attenzione che meritano.
Approfondimenti chiave
- Centralizzare le lettere d’incarico migliora la gestione contrattuale nel suo complesso.
- Una visione chiara di queste lettere riduce i rischi legali e gli errori di compliance.
- Piattaforme come i sistemi di Matter Management sono strumenti efficaci per gestirle.
Quando si parla di contratti, questi vengono di solito considerati l’accordo vincolante per eccellenza nel business. Tuttavia, le lettere d’incarico hanno lo stesso valore. Spesso trattate come un mero adempimento procedurale, in realtà sono accordi vincolanti che richiedono il rispetto delle condizioni stabilite per evitare rischi legali. Inoltre, costituiscono strumenti essenziali di allineamento, responsabilità e controllo strategico nella gestione dei consulenti legali esterni.
La vera domanda è: come possono i team legali gestire al meglio questi documenti cruciali per migliorare le operazioni aziendali?
Perché le Lettere d’Incarico contano più di quanto si pensi
Per un team legale non esiste un documento “inutile”, ma le lettere d’incarico spesso vengono predisposte e subito dimenticate. In realtà, il loro valore è molto più rilevante di quanto sembri.
Una base per la responsabilità
Alla loro radice, le lettere d’incarico formalizzano i termini della collaborazione tra i team legali interni e i consulenti esterni. Ad esempio, nel rapporto tra l’ufficio legale di un’azienda e uno studio legale, la lettera d’incarico definisce ambito di lavoro, tariffe, responsabilità e deliverable. Inoltre, fornisce:
Se ben redatte, le lettere d’incarico stabiliscono il tono dell’intera collaborazione legale. Pensiamo, ad esempio, a un’azienda che si affida a un consulente esterno per gestire una controversia: grazie a una lettera d’incarico strutturata correttamente, l’organizzazione evita ambiguità e chiarisce fin da subito le aspettative.
Le lacune più comuni nella gestione delle Lettere d’Incarico
Molti team legali faticano a gestire correttamente le lettere d’incarico, spesso a causa di dati frammentati e archiviazione non centralizzata.
Come accade con i contratti, queste lettere vengono conservate in sistemi disconnessi, su drive personali o all’interno di scambi di email. Questo approccio, oltre a essere inefficiente, comporta rischi elevati. Infatti, la mancanza di centralizzazione rende più complessi i processi di revisione e approvazione e indebolisce la capacità di monitorare i rischi, reperire documenti e predisporre futuri incarichi con i consulenti esterni.
Standardizzazione: la chiave per la coerenza
Creare uniformità con modelli strutturati
Uno dei modi più semplici ed efficaci per migliorare la gestione delle lettere d’incarico è la standardizzazione. Nonostante la sua importanza sia ben nota, molte organizzazioni incontrano difficoltà nell’applicarla.
In realtà, l’uso di modelli pre-approvati, che riflettano le policy interne su temi come fatturazione, riservatezza o clausole specifiche per giurisdizione, assicura che ogni collaborazione con consulenti esterni parta su basi solide e conformi.
I modelli, inoltre, riducono i tempi di redazione e permettono ai team di evitare di ricominciare da zero ogni volta. Alcune aziende temono che la standardizzazione limiti la flessibilità, ma se implementata correttamente lascia comunque margini di personalizzazione.
In questo modo, tutti i professionisti coinvolti, indipendentemente dal livello di esperienza, possono gestire le lettere d’incarico con maggiore sicurezza e coerenza.
Supervisione centrale e visibilità in tempo reale
Accanto a modelli uniformi, i team legali hanno bisogno di garantire visibilità chiara e in tempo reale sulle lettere d’incarico. Nel contesto della gestione dei consulenti esterni, i vantaggi sono evidenti.
Chi ha i permessi appropriati può recuperare facilmente i documenti, monitorare informazioni chiave come rinnovi e limiti di spesa, nonché mantenere il controllo delle versioni. Un ulteriore beneficio, spesso sottovalutato, riguarda la sicurezza: un sistema centralizzato e sicuro, con accessi basati sui ruoli, riduce i rischi aziendali garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i documenti.
Questa supervisione rafforza la governance e supporta strategie più ampie delle direzioni legali, ad esempio la previsione dei costi o la valutazione delle performance dei consulenti esterni.
Lettere d’Incarico e Enterprise Legal Management
Collegare gli incarichi a una visione integrata
Per migliorare la gestione legale aziendale è fondamentale collegare i vari elementi. Le organizzazioni più lungimiranti integrano la documentazione rilevante nei sistemi utilizzati, e le piattaforme di Matter Management rappresentano un esempio concreto.
Collegare le lettere d’incarico alle pratiche legali consente ai team di avere accesso a informazioni cruciali, come il contesto, i consulenti coinvolti, i rischi potenziali o eventuali problematiche già emerse.
Inoltre, la centralizzazione supporta anche i team di compliance, che possono così identificare conflitti di interesse o monitorare le spese legali cumulate per consulente e per pratica. Un obiettivo quasi impossibile da raggiungere in un sistema frammentato.
Favorire la collaborazione tra i team
Finanza, compliance e operations hanno tutti un ruolo nel processo di gestione dei consulenti esterni. Inserire le lettere d’incarico in un ambiente centralizzato e controllato facilita la collaborazione interfunzionale.
Grazie agli accessi basati sui ruoli, le persone autorizzate possono visualizzare, modificare o approvare i documenti mantenendo al tempo stesso una traccia completa delle attività. Questo approccio riduce i colli di bottiglia, evita comunicazioni ridondanti e garantisce flussi di lavoro più fluidi
Un approccio più intelligente alla gestione dei consulenti esterni
Il dibattito sulla trasformazione digitale della funzione legale si concentra spesso su tecnologie avanzate o sull’analisi dei dati. Tuttavia, a volte la vera innovazione parte dalle fondamenta.
Attribuire alle lettere d’incarico la struttura, la visibilità e il ruolo centrale che meritano permette ai team legali di gestire i consulenti esterni con maggiore efficacia.
I benefici non si limitano al risparmio di costi e all’aumento dell’efficienza. In realtà, costruire una funzione legale basata su chiarezza e controllo contribuisce al successo complessivo dell’organizzazione.
