Sintesi: La digitalizzazione della gestione del CdA è una leva strategica per semplificare i flussi di governance e aumentare l’efficienza operativa. Tuttavia, per un’implementazione di successo, è fondamentale definire ruoli chiave, responsabilità e processi chiari. In questo articolo scoprirai chi sono gli attori principali, dal Segretario del CdA ai membri del board e all’IT, e come coinvolgerli per massimizzare i benefici della digitalizzazione nella gestione delle riunioni e della documentazione societaria.
Un inizio solido parte dalle persone giuste
Quando inizi a pensare al processo di implementazione di uno strumento, significa che hai già svolto una parte del lavoro, ovvero la scelta della soluzione. Questo cambiamento organizzativo rappresenterà un vero punto di svolta. Tuttavia, la digitalizzazione della gestione del CdA comporta alcune sfide.
Infatti, sebbene le funzionalità del software siano importanti, sono le persone a determinare il successo dell’implementazione. Troppo spesso i progetti si bloccano non per mancanza di caratteristiche tecniche, ma perché i ruoli interni non sono chiaramente definiti. I responsabili legali e IT non sanno chi guida l’implementazione, i membri del CdA si sentono esclusi e i team di supporto faticano a recuperare.
Per questo motivo, i dipartimenti legali dovrebbero considerare l’implementazione di un board portal come un’iniziativa condivisa, con una distribuzione chiara delle responsabilità.
Il Segretario del CdA: un utente chiave
Dietro ogni digitalizzazione di successo della gestione del CdA c’è un ottimo Segretario del CdA. Questo utente chiave e stakeholder strategico spesso avvia la richiesta e guida molte delle esigenze più rilevanti legate al nuovo strumento. In quanto responsabile dei processi di governance, conosce a fondo le proprie necessità e quelle dei membri del CdA.
Il Segretario del CdA agisce come:
- Coordinatore centrale: collega tutte le parti coinvolte, facilitando l’allineamento con gli altri attori chiave di cui parleremo più avanti.
- Custode della compliance: gestendo verbali, delibere e documentazione, garantisce che lo strumento supporti gli standard legali interni ed esterni.
- Ottimizzatore dei processi: è la figura più indicata per snellire i flussi delle riunioni e fissare aspettative realistiche per l’adozione.
Cosa serve al Segretario del CdA per avere successo
- Supporto anticipato dall’IT per eventuali integrazioni o requisiti di sicurezza e compliance.
- Casi d’uso ben definiti, per stabilire le priorità e pianificare scenari e scadenze realistici.
- Un certo grado di autonomia nella configurazione della piattaforma.
I membri del CdA: utenti finali con influenza strategica
Può sembrare scontato, ma è importante ribadirlo: i membri del CdA non sono semplici utenti di una board management solution. Infatti, che utilità avrebbe digitalizzare la gestione del CdA se loro non utilizzassero la piattaforma o non ne comprendessero i vantaggi?
I membri del CdA non sono meri destinatari del portale: sono co-creatori del suo valore strategico. Il loro livello di coinvolgimento, o la sua assenza, determinerà in ultima analisi il successo o il fallimento dell’implementazione.
Cosa forniranno i membri del CdA
- Feedback sull’usabilità: in quanto utenti finali, i loro commenti assicurano che lo strumento risponda alle loro esigenze e si integri nei flussi di lavoro. Più rapidamente raccoglierai i loro feedback, meglio sarà.
- Tassi di adozione: i membri del CdA possono diventare ambasciatori potenti. Quando un leader senior adotta e promuove una nuova piattaforma, dà l’esempio e stimola l’engagement in tutta l’organizzazione.
- Test di governance: attività come votazioni, revisioni e approvazioni sono i momenti in cui la piattaforma deve dimostrare il proprio valore.
Di cosa hanno bisogno per avere successo
- Casi d’uso chiari e pertinenti, che rispecchino le loro responsabilità quotidiane e mostrino come la piattaforma supporti la governance concreta.
- Follow-up mirati e rispettosi del loro tempo, con comunicazioni adattate ai loro impegni e priorità, prima, durante e dopo l’implementazione.
- Supporto costante dopo il rollout, per mantenere l’engagement e garantire il massimo valore a lungo termine.
Altri stakeholder chiave che potresti non aspettarti
Sebbene il team legale guidi la strategia, anche altri dipartimenti e figure professionali sono essenziali per il successo della digitalizzazione della gestione del CdA.
Il dipartimento IT
Generalmente, le soluzioni per il CdA richiedono meno lavoro rispetto, ad esempio, ai software di contract management. Tuttavia, l’IT resta cruciale per garantire sicurezza, compliance, integrazione con l’infrastruttura e assistenza tecnica in caso di problematiche complesse.
Durante la selezione della piattaforma, l’IT verificherà che il fornitore rispetti tutti gli standard di cybersecurity e data residency, informazioni che solitamente vengono condivise già nelle prime fasi.
Un esempio pratico del loro ruolo riguarda l’attivazione del Single Sign-On (SSO). Dato che Segretari del CdA e membri gestiscono informazioni altamente riservate, questo tipo di login è fondamentale per garantire la massima sicurezza.
Nota importante: alcuni fornitori offrono anche supporto IT durante l’implementazione. È quindi fondamentale definire chiaramente le responsabilità reciproche prima di iniziare.
Project Champion e Admin
I project champion sono indispensabili in ogni fase della digitalizzazione. Questa figura può variare: talvolta è un utente finale, altre volte un membro del team legal ops. Indipendentemente da chi ricopre questo ruolo, l’importante è che faciliti l’implementazione, garantendo visibilità e comunicazione tra gli stakeholder.
Ad esempio, il project champion è essenziale nell’approccio “train-the-trainer”. Come early adopter, aiuta gli altri a orientarsi sulla piattaforma e fornisce supporto interno. Spesso è facile identificarlo e dovrebbe essere coinvolto fin dall’inizio.
Costruisci la base umana prima di quella digitaleLa trasformazione ha successo solo se le persone giuste vengono coinvolte fin dal principio.
Durante il processo di selezione emergeranno naturalmente i tuoi utenti chiave e i project champion. Ciò che conta, quindi, è mantenere questo slancio: strutturare la fase di implementazione, personalizzare la formazione in base ai ruoli e assegnare responsabilità chiare.
In definitiva, sono le persone a far funzionare la tecnologia. Senza il fattore umano, una board management solution non avrebbe alcun valore.
