Introduzione
Il concetto di agilità viene utilizzato molto spesso, sia nel marketing sia nel management e, più in generale, nel mondo del business. Tuttavia, sappiamo davvero cosa significa?
La vera agilità non si limita alla velocità. Al contrario, consiste nel lavorare in modo da ridurre le frizioni, garantire processi fluidi e, soprattutto, assicurare l’accuratezza. In altre parole, è una struttura che abilita la velocità, non il caos mascherato da efficienza.
Anche nel mondo legale l’agilità gioca un ruolo fondamentale. Esiste infatti la governance agile, anche se non è sempre il primo concetto che viene associato alla governance.
Spesso la governance viene percepita come pesante, lenta e vincolata a passaggi infiniti. Eppure, proprio le figure maggiormente responsabili di questi processi, come General Counsel, segretari del Consiglio e responsabili legali senior, sono quelle che hanno più bisogno di agilità. Gestiscono informazioni ad alto impatto, supportano le decisioni strategiche del management e coordinano processi che funzionano solo se i dati sono affidabili e ben organizzati.
La domanda, quindi, è come si traduce l’agilità nella governance? Che aspetto ha concretamente e quali risultati possono aspettarsi i leader legali?
Tre segnali di una governance agile
Decisioni migliori, grazie a informazioni chiare
Informazioni pulite e strutturate sono fondamentali in ogni ambito aziendale. Quando documenti e dati sono distribuiti in più luoghi, o peggio ancora restano solo nella mente di qualcuno, le conseguenze possono essere critiche.
La governance agile si basa su informazioni chiare, ovvero classificate, centralizzate, strutturate e organizzate in modo comprensibile per tutti, anche per chi entra in azienda da poco.
Può sembrare scontato, ma nella pratica è spesso complesso, soprattutto per organizzazioni con una lunga storia alle spalle e processi stratificati nel tempo. Un esempio concreto è la gestione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione, una delle attività più importanti e spesso più ripetitive.
Con una solida strategia di gestione del Consiglio (definizione dei ruoli, ricorrenza delle riunioni, priorità chiare) e con lo strumento giusto, l’agilità emerge in modo naturale. Ordini del giorno centralizzati, verbali, delibere e condivisione sicura dei documenti permettono di prendere decisioni basate su informazioni allineate e verificate.
Di conseguenza, non è più necessario chiedersi quale sia la versione finale di un documento o cosa sia stato effettivamente approvato. Diventa più semplice stabilire priorità e obiettivi, migliorando in modo concreto la qualità delle decisioni.
Meno lavoro manuale e meno attività ripetitive
Numerosi studi dimostrano che molti team legali sprecano ore preziose in attività a basso valore aggiunto. Un nostro sondaggio condotto nel 2024 con Above the Law ha rivelato che quasi il 90% di avvocati e professionisti legali considera la propria giornata lavorativa in parte, in gran parte o quasi interamente appesantita da attività amministrative, a scapito del lavoro legale strategico.
Dedicare così tanto tempo a compiti ripetitivi non favorisce l’agilità della governance. Tuttavia, esistono soluzioni concrete. Quando le informazioni sono strutturate e affidabili, diventa più facile individuare le attività che assorbono tempo e bloccano il lavoro strategico. In genere, si tratta di revisioni manuali, approvazioni ripetute, raccolta di informazioni o aggiornamenti di documenti che nessuno ama gestire.
La legal tech consente di eliminare gran parte di questo carico operativo. Ad esempio, nel contract management, i workflow automatizzati permettono di indirizzare i contratti verso i corretti livelli di approvazione, senza rincorrere firme o conferme.
Allo stesso modo, nella gestione del Consiglio, la trascrizione automatica dei verbali riduce drasticamente il lavoro manuale post-riunione. Alcuni strumenti inviano persino riepiloghi automatici ai partecipanti, alleggerendo ulteriormente il carico del team legale.
L’efficienza diventa così parte integrante dell’infrastruttura. Riducendo le attività ripetitive, si crea lo spazio necessario per una vera governance agile.
L’accuratezza come principio costante
Nella governance, l’accuratezza non è un’opzione. Anche piccole incongruenze possono trasformarsi in rischi concreti. Come già evidenziato, essere agili non significa essere veloci a tutti i costi. Significa essere precisi fin dall’inizio, così da evitare rifacimenti e rallentamenti successivi.
Ancora una volta, tutto parte da una strategia solida supportata da informazioni affidabili. Dati accurati significano aggiornamenti in tempo reale e piena tracciabilità. Di conseguenza, non ci sono informazioni obsolete che costringono i team a verifiche continue.
Quando i dati sono incompleti o errati, i processi si bloccano. Al contrario, quando le informazioni sono corrette fin dall’origine, le decisioni procedono senza esitazioni.
Gli strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti garantiscono questo livello di accuratezza, impedendo la circolazione di modelli obsoleti, assicurando la presenza delle clausole obbligatorie e raccogliendo sempre i metadati corretti. Le piattaforme di Board Management svolgono lo stesso ruolo per i materiali di governance.
In questo modo, l’accuratezza non dipende più dalla buona volontà delle persone, ma diventa parte integrante del sistema.
In sintesi, più le informazioni sono accurate, più l’organizzazione è agile.
La governance agile è alla tua portata
L’agilità nella governance non è una moda né una parola di tendenza. È un vantaggio concreto e misurabile. Significa lavorare con:
I team legali e i leader aziendali possono integrare questi principi nelle proprie pratiche di governance. Un partner tecnologico adeguato rafforza tutti questi elementi, aiutando a passare da un approccio reattivo a uno realmente proattivo.
È importante ricordare che la legal tech non sostituisce la leadership nella governance. Al contrario, la valorizza, fornendo la struttura necessaria per garantire un lavoro accurato, rapido e di alta qualità, ogni volta.
