La conservazione digitale dei documenti è ormai uno degli strumenti più importanti per aziende, organizzazioni e, sempre più spesso, anche per i privati. Gli archivi cartacei, gli schedari e le strutture tradizionali di cartelle stanno rapidamente perdendo rilevanza. Al loro posto, infatti, le aziende moderne adottano soluzioni digitali che permettono di gestire documenti come contratti, fatture elettroniche e altri contenuti rilevanti per il business in modo efficiente, sicuro e conforme alla normativa.
Di seguito spieghiamo che cos’è la conservazione digitale dei documenti, quali vantaggi offre in termini di sicurezza ed efficienza e come individuare la soluzione più adatta alle esigenze di governance e compliance della tua organizzazione.
Che cos’è la Conservazione Digitale dei Documenti?
La conservazione digitale dei documenti è un sistema elettronico pensato per archiviare, organizzare e recuperare documenti digitali in modo strutturato. Rappresenta la base per una gestione documentale efficace e, spesso, costituisce una parte o una fase preliminare di un sistema di Document Management (DMS).
Le funzionalità tipiche includono:
Vantaggi della Conservazione Digitale dei Documenti
L’introduzione di un sistema digitale di archiviazione porta numerosi benefici, non solo nel flusso di lavoro quotidiano ma anche rispetto a sicurezza, collaborazione interna e requisiti legali. Ecco i principali vantaggi:
1. Efficienza, risparmio e sostenibilità
2. Sicurezza e conformità
3. Cooperazione e flessibilità
Sfide e rischi
Nonostante i numerosi vantaggi, è importante considerare alcune criticità legate all’introduzione e alla gestione continua del sistema.
1. Protezione dei Dati e Sicurezza IT
2. Mancanza di Struttura e Scarso Engagement Interno
3. Requisiti Normativi
Aspetti Legali nel Dettaglio
Le aziende devono rispettare diverse normative per garantire sicurezza, trasparenza e conformità. Ecco i principali riferimenti:
| GoBD I principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD) | Archiviazione a prova di audit, in modo che i dati rimangano rintracciabili nel loro stato originale. |
| Immutabilità, in modo che i documenti non possano essere manipolati successivamente. | |
| Tracciabilità completa di tutte le fasi di lavorazione e degli accessi. | |
| GDPR Il GDPR obbliga le aziende a trattare i dati personali in modo responsabile. | Sicurezza dei dati attraverso misure tecniche e organizzative adeguate. |
| Trasparenza sul tipo, lo scopo e l’ambito del trattamento dei dati. | |
| Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) per gli interessati. | |
| Periodi di conservazione I requisiti legali per la conservazione e la distruzione dei documenti aziendali dipendono dal tipo di documento e dalla scadenza. | I documenti commerciali e fiscali devono essere conservati per 6-10 anni. |
| I documenti relativi al contratto e al personale sono soggetti a scadenze diverse a seconda della domanda. |
Archiviazione digitale dei documenti in azienda e uso privato
Le aziende si affidano a sistemi sicuri per la gestione dei documenti, i processi aziendali complessi e la conformità. I privati tendono a utilizzare servizi cloud come Dropbox o iCloud per archiviare i documenti in formato digitale. Le soluzioni tipiche per le aziende sono i sistemi DMS o di gestione dei contenuti aziendali.
Di seguito sono riportate le differenze più importanti in termini di requisiti, ambito funzionale, sicurezza e soluzioni tipiche.
1. Requisiti
I requisiti per l’archiviazione digitale dei documenti nelle aziende sono generalmente molto più elevati che nel settore privato. Soprattutto le aziende devono soddisfare i requisiti di conformità e sicurezza, mentre nel settore privato i requisiti sono generalmente inferiori.
2. Funzionalità
Le soluzioni aziendali offrono una gamma completa di funzioni che includono il versioning, la gestione dei diritti e l’integrazione dei flussi di lavoro, oltre alla pura archiviazione. Gli utenti privati, invece, utilizzano spesso soluzioni più semplici che servono principalmente per l’archiviazione e la sincronizzazione dei file.
3. Sicurezza
Per quanto riguarda la sicurezza, le aziende si affidano a standard elevati come la crittografia, i backup regolari e il monitoraggio completo. Le soluzioni private, invece, di solito prevedono solo misure di sicurezza rudimentali e si concentrano maggiormente sulla facilità d’uso.
4. Esempi di soluzioni
Le soluzioni tipiche per le aziende sono sistemi professionali di gestione dei documenti (DMS) o servizi cloud specializzati che garantiscono la conformità legale. Per l’uso privato, sono particolarmente diffusi servizi come Dropbox, Google Drive o Apple iCloud.
Migliori pratiche per l’introduzione
Per garantire che l’introduzione dell’archiviazione digitale dei documenti avvenga senza intoppi e abbia successo a lungo termine, è necessario prendere in considerazione alcune procedure collaudate.
Strutturazione
L’archiviazione digitale dei documenti è davvero efficiente solo se è strutturata in modo chiaro. Un sistema di cartelle standardizzato e convenzioni di denominazione coerenti assicurano che i documenti possano essere trovati rapidamente in qualsiasi momento. Nomi chiari delle cartelle e denominazioni univoche dei file sono fondamentali per evitare confusione e facilitare il lavoro quotidiano.
Diritti di accesso e versioning
È importante definire i diritti di accesso e una gestione affidabile delle versioni. Le aziende devono definire esattamente chi è autorizzato a visualizzare o modificare quali documenti, per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai rispettivi documenti. Un audit trail integrato rende tracciabili tutte le modifiche, mentre il versioning consente di ripristinare gli stati dei documenti precedenti. In questo modo le informazioni importanti rimangono sicure e trasparenti.
Metadati e funzioni di ricerca
Un altro fattore di successo nella gestione dei documenti è l’assegnazione di metadati e l’uso di moderne funzioni di ricerca. Tag, categorie e parole chiave consentono di organizzare meglio i documenti, riducendo così il lavoro manuale. Inoltre, le ricerche full-text e le funzioni di filtro consentono di trovare rapidamente i contenuti rilevanti, anche in database di grandi dimensioni.
Gestione del cambiamento
Infine, ma non meno importante, la gestione del cambiamento è fondamentale per il successo dell’archiviazione digitale dei documenti. Il coinvolgimento dei dipendenti, la formazione pratica e una comunicazione chiara favoriscono l’accettazione e assicurano che il nuovo sistema di gestione dei documenti venga effettivamente utilizzato nella vita lavorativa quotidiana.
Integrazione con altri sistemi
Una moderna archiviazione digitale dei documenti deve essere in grado di integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti, come i sistemi ERP (ad esempio SAP, Microsoft Dynamics), i sistemi CRM (ad esempio Salesforce, HubSpot) e gli strumenti di collaborazione (ad esempio Microsoft Teams, Slack).
Questa integrazione offre numerosi vantaggi: I documenti possono essere archiviati automaticamente dai processi aziendali, evitando la duplicazione dei dati. Inoltre, questi sistemi in rete consentono flussi di lavoro più efficienti che semplificano e velocizzano notevolmente il lavoro quotidiano.
Confronto con soluzioni alternative
Confrontando i diversi metodi di archiviazione, risulta chiaro che ogni soluzione presenta vantaggi e svantaggi. A seconda dei requisiti e dell’ambito di applicazione, le classiche strutture di cartelle, l’archiviazione digitale dei documenti, i sistemi di gestione documentale e i semplici servizi di archiviazione in cloud differiscono in modo significativo.
Strutture di cartelle classiche
L’archiviazione fisica su carta è semplice da implementare, ma richiede molto tempo e spazio di archiviazione.
richiede molto tempo e molto spazio di archiviazione. La ricerca dei documenti è spesso difficile e la collaborazione è ostacolata da un accesso limitato ai documenti.
Archiviazione digitale dei documenti vs. DMS
L’archiviazione digitale dei documenti è generalmente più semplice e flessibile dei sistemi di gestione documentale (DMS). Mentre l’archiviazione consente principalmente di memorizzare e organizzare i documenti, i DMS offrono funzioni aggiuntive come flussi di lavoro automatizzati, versioning completo e rispetto dei requisiti di conformità. Tuttavia, i sistemi DMS sono spesso più complessi da utilizzare e comportano costi più elevati.
Archiviazione digitale dei documenti vs. archiviazione semplice nel cloud
I semplici servizi di cloud storage consentono principalmente l’archiviazione e la sincronizzazione dei file tra diversi dispositivi. L’archiviazione digitale dei documenti estende queste funzioni di base con caratteristiche importanti come la gestione dei metadati, i diritti di accesso differenziati e la garanzia di conformità. Le soluzioni di cloud storage, invece, sono spesso meno sicure e non offrono una gestione strutturata, il che può essere particolarmente problematico per le aziende.
Software di archiviazione digitale dei documenti
Oggi l’archiviazione digitale dei documenti è essenziale per un lavoro efficiente e per un’archiviazione conforme alla legge. Oltre all’archiviazione strutturata, le moderne soluzioni software offrono una ricerca rapida e, soprattutto, un elevato livello di sicurezza.
Lista di controllo: Cosa si deve tenere d’occhio quando si fa la propria scelta
- Sicurezza: Conformità al GDPR, crittografia, diritti di accesso.
- Scalabilità: La soluzione crescerà con la vostra azienda?
- Facilità d’uso: Funzionamento intuitivo, utilizzo mobile, configurazione semplice.
Confronto tra costi e modelli di licenza
Cloud vs. on-premise: il cloud offre flessibilità e aggiornamenti, l’on-premise un maggiore controllo.
Open source vs. commerciale: L’open source è più economico, ma richiede una maggiore manutenzione. I fornitori commerciali offrono assistenza e aggiornamenti regolari.
Tendenze future
L’archiviazione digitale dei documenti è in costante evoluzione e sta diventando sempre più efficiente grazie a tecnologie innovative. L ‘intelligenza artificiale (AI) svolge un ruolo centrale in questo senso, riconoscendo e analizzando automaticamente i documenti e assegnando le parole chiave appropriate, con conseguente risparmio di tempo e aumento della precisione. Inoltre, le soluzioni di automazione consentono di progettare flussi di lavoro che si svolgono interamente senza intervento manuale, rendendo i processi molto più efficienti. Anche le strategie cloud-first stanno diventando sempre più importanti, in quanto offrono soluzioni flessibili, scalabili e indipendenti dal luogo in cui si trovano, in grado di soddisfare i moderni requisiti di mobilità e collaborazione. Nella scelta di una soluzione, oltre ai costi, alla sicurezza e alla scalabilità, le aziende devono considerare anche quali tipi di documenti sono rilevanti a lungo termine e come possono essere gestiti in modo efficiente.
Esempio Pratico: DiliTrust Dataroom e Contract Management
DiliTrust offre soluzioni avanzate dedicate alla governance e ai dipartimenti legali.
DiliTrust Dataroom
Funziona come una libreria documentale sicura e centralizzata per documenti sensibili, utile in:
- Due diligence
- Documentazione legale
- Documenti del CdA
Funzionalità:
- Accesso sicuro con gestione dei diritti
- Ricerca full-text e indicizzazione
- Versioning e tracciamento delle modifiche
- Archiviazione certificata
- Integrazione con gli altri moduli della suite DiliTrust
DiliTrust Contract Management
Supporta l’intero ciclo di vita dei contratti: creazione, negoziazione, approvazione e monitoraggio automatico delle scadenze.
Vantaggi:
- Workflow digitali di approvazione e firma
- Archivio centralizzato con struttura coerente
- Promemoria per scadenze e rinnovi
- Dashboard e report per piena visibilità
Entrambi i moduli fanno parte della suite DiliTrust, garantendo un’esperienza integrata.
Conclusione
La conservazione digitale dei documenti non è soltanto una versione moderna dell’archivio cartaceo. È un vero strumento strategico che migliora efficienza, sicurezza e conformità. Le aziende ottengono processi più rapidi, una collaborazione migliore e un archivio strutturato e a norma.
La scelta della soluzione dipende da vari fattori, tra cui sicurezza, scalabilità, usabilità e modello di costo.
Con soluzioni come DiliTrust Dataroom e Contract Management, i documenti e i contratti non vengono solo archiviati, ma anche gestiti in modo proattivo.
Integrare la conservazione digitale in modo strategico significa prepararsi al futuro, proteggere l’azienda da rischi legali e operativi e creare un modello di gestione documentale moderno ed efficiente.
