Troppo lungo, non abbastanza efficiente, il processo contrattuale è fonte di insoddisfazione per molte aziende.
Eppure è essenziale per il loro buon funzionamento. Come potete quindi semplificare la gestione dei vostri contratti?
È semplice scegliere la tecnologia legale più adatta alle vostre esigenze.
Con così tante startup che offrono soluzioni, non è facile scegliere. Come si redigono le specifiche per la vostra LegalTech? Elaborando specifiche precise e funzionali, troverete la soluzione migliore per la vostra azienda.
Specifiche per LegalTech
Una specifica è un documento contrattuale che definisce i contorni di un progetto. Possono essere applicate in tutti i settori di attività: costruzione di una casa, realizzazione di un film, creazione di un sito web e, naturalmente, gestione dei contratti.
A questo proposito, la specifica è particolarmente utile quando un’azienda è alla ricerca di una LegalTech per automatizzare la propria attività legale.
Buono a sapersi: Per l’azienda si tratta di definire le proprie esigenze. Ma la stesura delle specifiche è utile anche per LegalTech, che deve soddisfare le aspettative dei suoi clienti.
LegalTech, un modo efficiente per automatizzare le attività quotidiane
Per automatizzare le attività, c’è la gestione dei contratti legaltech . Questi strumenti sfruttano i vantaggi della tecnologia per i servizi legali. Ad esempio, la redazione dei vostri contratti commerciali, le firme elettroniche per semplificare gli scambi, l’archiviazione delle informazioni, i collegamenti tra i professionisti legali (studi legali, consulenti legali, ecc.) e le aziende, e così via.
In tutto, ci sono oltre 200 soluzioni pronte a soddisfare ogni vostra esigenza.
Ma con un tale volume, come si sceglie la legaltech?
Innanzitutto, è necessario identificare le proprie esigenze. Ad esempio:
- Se volete rendere le informazioni più accessibili al vostro personale (soprattutto agli acquirenti e ai venditori), c’è Doctrine.
- Se volete semplificare le formalità amministrative, Capitan Contrat o Legalstart possono farlo per voi.
- Se volete automatizzare la stesura dei vostri contratti e documenti legali, Legal Place offre una serie di modelli.
- Se volete digitalizzare le riunioni generali della vostra azienda, c’è DiliTrust.
- Se volete quantificare i rischi legali della vostra azienda, Case Law Analytics vi offre un’analisi estremamente accurata.
- Per automatizzare la gestione dei vostri contratti, DiliTrust vi offre una soluzione Saas dedicata alla gestione dei contratti. Grazie alla sua intelligenza artificiale, lo strumento vi permette di gestire grandi volumi di contratti, senza impattare sulla vostra attività.
Qualunque siano le vostre esigenze, queste tecnologie legali mirano ad automatizzarele attività più dispendiose in termini di tempo. L’idea è quella di aiutare gli avvocati e gli altri professionisti a concentrarsi sulle loro attività principali: consulenza legale, vendite, gestione dei progetti e così via.
Ma poiché ognuno di essi è specializzato, è necessario redigere una serie di specifiche per trovare quello più adatto alle proprie esigenze.
Per saperne di più, scaricate la nostra guida alla scelta della vostra LegalTech.
Le migliori pratiche per la stesura delle specifiche per aiutarvi a scegliere la vostra LegalTech
Per trovare il giusto software di gestione dei contratti, è necessario redigere una serie di specifiche. Ecco i passi da seguire.
#1 – Fare il punto della situazione
Si tratta di fare il punto sull’organizzazione dei vostri team legali , cioè sugli incarichi svolti, sul tempo impiegato, sulla comunicazione tra i collaboratori, sulle interazioni con gli altri dipartimenti, ecc.
Una volta delineato il funzionamento del vostro ufficio legale, è il momento di esaminare le eventuali difficoltà quotidiane: ad esempio, tempi di redazione troppo lunghi, mancanza di digitalizzazione, mancanza di protezione dei dati, ecc.
#2 – Integrazione di altri team
Poiché l’ufficio legale non agisce mai da solo, è importante che la gestione dei contratti legaltech tenga conto delle esigenze di altri team (vendite, finanza, ma anche risorse umane oltre ai team legali).
In questo contesto, non esitate a organizzare incontri con altri reparti per conoscere le loro difficoltà con i contratti.
#3 – Definizione delle specifiche
Una volta identificate tutte le esigenze, è il momento di definire le specifiche. A tal fine, è necessario convertire i requisiti in funzionalità in grado di soddisfarli.
Ad esempio, si desidera creare contratti in modo rapido e remoto. In questo caso, avrete bisogno di un software per la generazione di contratti.
Ma non scegliete uno strumento LegalTech qualsiasi. Deve soddisfare tutti i vostri requisiti. In altre parole, i vostri obiettivi a breve, medio e lungo termine. E deve anche essere adattato alla struttura e all’ambiente in cui dovrà operare.
Buono a sapersi: Una volta definiti tutti i criteri, le vostre specifiche dovrebbero includere anche un calendario per l’implementazione della soluzione, che copra tutte le fasi necessarie. Se necessario, non esitate ad aggiungere penali in caso di ritardo nella consegna dei prodotti.
#4 – Benchmark delle soluzioni esistenti
Una volta elaborate le vostre specifiche, dovrete trovare le soluzioni legaltech esistenti.
#5 – Difendere il progetto e coinvolgere i superiori
Infine, ma non per questo meno importante, dovete convincere la vostra gerarchia ad accettare l’implementazione del progetto legaltech. In questo caso, si tratta di dimostrare i vantaggi del software nel migliorare il processo contrattuale.
Ora che sapete come redigere un capitolato d’oneri, non vi resta che trovare la tecnologia legale di gestione dei contratti che soddisfi le vostre esigenze.
