Le riunioni del Consiglio di Amministrazione sono momenti fondamentali per orientare le decisioni strategiche di un’azienda. Sono il cuore della governance aziendale, poiché definiscono la direzione delle attività da intraprendere, coinvolgendo tutti gli stakeholder del board.
Nonostante le aziende siano consapevoli dell’importanza di questi momenti, spesso due fasi cruciali vengono sottovalutate o gestite in modo poco strutturato: la fase delle proposte e quella delle delibere.
Cosa possono fare le organizzazioni per gestire meglio queste fasi? Come migliorare il processo di proposta delle delibere garantendo la massima riservatezza? In questo articolo, ti sveliamo tutto quello che c’è da sapere.
Definizioni
Proposte
Le proposte sono suggerimenti, richieste o osservazioni avanzate dai membri dell’azienda. Ogni organizzazione definisce in autonomia il proprio sistema di presentazione delle proposte: in alcune realtà solo i membri del Consiglio possono proporre argomenti da inserire all’ordine del giorno; in altre, anche i dipendenti possono inviare proposte, che vengono poi presentate da un intermediario presente alle riunioni del board.
Lo scopo di una proposta è essere discussa e deliberata durante una riunione del Consiglio.
Delibere
Le delibere sono documenti formali che attestano le decisioni prese a conclusione delle discussioni. Se archiviate correttamente, garantiscono la tracciabilità sia legale che strategica. Una gestione accurata di queste fasi rafforza la trasparenza, la sicurezza e l’efficienza complessiva del processo decisionale.
💡Un dato interessante: secondo i dati dei clienti DiliTrust, un’azienda in media convoca il consiglio di amministrazione ogni due settimane, con un ordine del giorno che contiene dalle 20 alle 30 proposte. Ciò evidenzia quanto sia importante una gestione strutturata.
Chi è Coinvolto nel Processo?
Nel ciclo delle proposte e delle delibere sono coinvolte diverse figure. Il processo può variare in base al regolamento interno dell’azienda, ma generalmente coinvolge:
- I dirigenti, che propongono tematiche strategiche;
- I responsabili di funzione, che evidenziano esigenze operative;
- I segretari societari e i consulenti legali, fondamentali per formalizzare le delibere e garantirne la corretta documentazione.
Sebbene il flusso possa sembrare semplice, all’aumentare del volume di informazioni, può diventare rapidamente complesso. Tradizionalmente, proposte e delibere vengono gestite via email o attraverso cartelle condivise. Questo metodo, seppur inizialmente efficace, non garantisce nel tempo chiarezza, coerenza ed efficienza. È qui che la digitalizzazione diventa un alleato prezioso.
Le Criticità dei Metodi Tradizionali
Il metodo tradizionale di gestione delle proposte e delle delibere si basa spesso su scambi di e-mail o documenti condivisi. Sebbene questo approccio possa funzionare nel breve periodo, consigliamo vivamente di digitalizzare questi processi. Ciò contribuisce a ridurre numerosi rischi, soprattutto quelli legati alla sicurezza e alla riservatezza.
1. Problemi di tracciabilità
Senza un sistema centralizzato, è difficile monitorare lo stato delle proposte: possono essere dimenticate, duplicate o mal interpretate.
2. Errori umani
Inviare un documento riservato al destinatario sbagliato, condividere la versione errata di un file o dimenticare una proposta importante sono errori comuni, ma potenzialmente gravi, soprattutto per la compliance normativa.
3. Rischi per la sicurezza
I sistemi tradizionali spesso mancano di crittografia o autenticazione avanzata, esponendo i dati a rischi significativi.
4. Inefficienza operativa
L’assenza di automazione rallenta tutto il processo. Le validazioni via email si perdono facilmente e le decisioni vengono rimandate, penalizzando la reattività aziendale.
5. Archiviazione e analisi limitate
Conservare le delibere in archivi non centralizzati limita la possibilità di fare analisi retrospettive o report efficaci.
Come il LegalTech Migliora il Flusso di Proposte e Delibere
Oggi è possibile digitalizzare e strutturare l’intero processo. È importante però scegliere strumenti conformi agli standard di sicurezza ISO/IEC e alle normative locali sulla riservatezza.
Ecco come funziona un flusso digitale efficace:
1. Inserimento della proposta
I contributori (definiti durante l’implementazione del software) compilano moduli digitali personalizzabili. Ogni proposta è corredata da obiettivi, contesto e documenti di supporto. Tutto viene centralizzato in un’unica piattaforma.
2. Valutazione delle proposte
Gli amministratori (anch’essi definiti in fase di configurazione) esaminano le proposte ricevute. Quelle approvate vengono inserite all’ordine del giorno, manualmente o automaticamente. Con la soluzione DiliTrust, questo processo è completamente automatizzato.
3. Discussione degli argomenti
Durante le riunioni, i membri del consiglio possono accedere in modo sicuro a tutti i documenti. Alcune piattaforme, come quella di DiliTrust, permettono anche di commentare direttamente i documenti in tempo reale, facilitando la collaborazione e tracciando ogni interazione.
4. Archiviazione delle delibere
Le decisioni vengono archiviate in sezioni dedicate, arricchite da metadati (data, autore, documenti allegati) per facilitarne la consultazione successiva.
5. Consultazione delle delibere
I contributor possono accedere alle decisioni finali e monitorare lo stato delle proprie proposte, favorendo trasparenza e coinvolgimento.
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Grazie agli strumenti LegalTech, è possibile migliorare non solo la fase delle proposte e delle delibere, ma l’intera gestione del Consiglio di Amministrazione. Soluzioni come Smart CDA di DiliTrust offrono funzionalità avanzate, tra cui:
- Gestione centralizzata dei documenti
- Controllo sicuro degli accessi
- Tracciabilità delle azioni
- Workflow automatizzati
Strutturando in modo efficiente il processo decisionale, la tua azienda guadagnerà in agilità, sicurezza e coerenza.
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