Il carico amministrativo dei team legali è ancora oggi una sfida centrale nelle aziende. Nonostante anni di trasformazione, budget ridotti e strumenti LegalTech sempre più diffusi, molti team legali continuano a essere sommersi da attività operative. Un sondaggio condotto nel Q4 2024 con Above the Law, lo conferma: non molto è cambiato dove conta davvero.
Cosa: una giornata tipo di un professionista legale
Nonostante le molte competenze richieste, la realtà quotidiana dei legali racconta un’altra storia. Il sondaggio ha rivelato che gran parte del loro tempo è ancora assorbita da compiti routinari e non legali:
- Il 6% degli intervistati dedica quasi l’intera giornata al lavoro amministrativo
- Il 28% si sente sopraffatto da queste attività
- Il 55% si sente parzialmente sopraffatto
- Solo il 12% dedica la maggior parte del tempo a compiti legali strategici
In altre parole, quasi 9 professionisti legali su 10 non riescono a concentrarsi sul lavoro ad alto valore aggiunto. Questo squilibrio porta a inefficienze e demotivazione.
Perché: processi manuali che rallentano i team legali
Quando si pensa ai team legali e al lavoro amministrativo, ci si riferisce per lo più a compiti ridondanti che richiedono tempo e spesso hanno un basso impatto. Riassumiamo i risultati principali per capire perché l’amministrazione è ancora una sfida.
Le attività che richiedono più tempo
La maggior parte delle attività che ostacolano l’efficienza dei team legali sono ripetitive, a basso impatto e richiedono molto tempo. Ecco i principali ostacoli:
- Email interne e domande ricorrenti: il 31% spende almeno 8 ore a settimana in risposte via email, spesso su questioni già risolte.
- Gestione delle richieste contrattuali: il 32% dedica più di 8 ore alla settimana ai contratti, specialmente quelli legati alle vendite, spesso senza informazioni contestuali.
- Ricerca di documenti digitali: il 34% passa da 2 a 4 ore a settimana cercando file, dimostrando che l’accesso alle informazioni è ancora inefficiente.
Queste attività generano frustrazione, disallineamento e rallentano l’interazione strategica con le altre funzioni aziendali.
Le vere conseguenze del carico amministrativo
Quando i team legali sono sommersi da attività operative, il rischio è duplice: la perdita di motivazione interna e una percezione distorta del loro ruolo all’interno dell’organizzazione.
Un esempio concreto? In un’azienda tech di medie dimensioni, un legal counsel ha impiegato due giorni per approvare un semplice contratto con un fornitore, tempo che avrebbe potuto essere utilizzato per gestire un cambiamento normativo importante.
In molti casi, Legal viene visto come un “collo di bottiglia” e non come un partner strategico. Il risultato? Maggiore isolamento, minore coinvolgimento decisionale e rischio aumentato per l’azienda.
L’impatto sui team legali
Secondo lo studio, le attività amministrative sono la causa principale di frustrazione per il 21% dei professionisti. Cosa vorrebbero fare invece?
- 27%: Ricerca legale
- 23%: Consulenza strategica
Le principali criticità segnalate:
- Percezione di Legal come ostacolo, non come acceleratore
- Disimpegno a causa di compiti automatizzabili
- Mancanza di priorità condivise e struttura organizzativa
- Riduzione dell’autorevolezza legale nel processo decisionale
Come: soluzioni per recuperare tempo e valore strategico
La tecnologia non è una soluzione miracolosa, ma può rappresentare un pilastro fondamentale per modernizzare i flussi di lavoro.
Le soluzioni di Contract Lifecycle Management (CLM) e le tecnologie basate sull’Intelligenza Artificiale (AI) riducono drasticamente i tempi operativi. Ad esempio:
| Attività | Tempo Manuale | Tempo con CLM e AI |
|---|---|---|
| Ricerca clausole | 1-3 ore | 1 minuto |
| Verifica scadenze | 1-3 ore | 5 minuti |
| Controllo versioni contrattuali | Fino a 1 giorno | 6 minuti |
| Analisi di contratti complessi | 2-3 giorni | 10 minuti |
| Dalla creazione alla firma | Settimane | Pochi giorni |
Tuttavia, serve anche un vero cambio di cultura e processi. Il cambiamento deve partire dalle persone. I leader legali devono coinvolgere i team nella definizione di ciò che è veramente efficace e co-progettare il futuro del lavoro legale.
Considerazioni per un cambiamento efficace
La trasformazione va accompagnata da una strategia di comunicazione personalizzata e concreta. Per garantire l’efficacia, si consiglia di:
- Introdurre piattaforme di reportistica centralizzata per evitare e-mail superflue
- Usare sistemi di priorità visuale (es. semafori) per aiutare i team a organizzarsi meglio
- Offrire formazione continua per sviluppare autonomia decisionale
- Fornire framework operativi per ridurre approvazioni interne inutili
Solo così Legal potrà riappropriarsi del proprio valore strategico.
Ricostruire il futuro del lavoro legale
I professionisti legali non chiedono meno responsabilità, chiedono solo di poter dedicare tempo a ciò che conta davvero.
Con strumenti adeguati, processi più fluidi e un migliore allineamento interno, i team legali possono trasformarsi da “reparti reattivi” a partner strategici dell’impresa.
Non si tratta solo di lavorare più velocemente. Si tratta di lavorare con più impatto, senso e direzione.
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