L’impatto di un approccio senza carta

Negli ultimi anni, la digital transformation è diventata pervasiva: oltre a semplificare molto aspetti della vita privata, la tecnologia ha cambiato il nostro modo di lavorare, con effetti sulla struttura, sull’organizzazione e sul funzionamento dell’azienda, oltre che nelle relazioni con i dipendenti, i partner e, naturalmente, i clienti. I modelli di lavoro sono in continua evoluzione. I dati sono digitali e stanno emergendo nuove sfide sociali e ambientali, come il trend ‘zero carta’.

Consigli di Amministrazione senza carta: quali benefici?

Implementare una strategia ‘zero carta’ sta diventando imprescindibile per le aziende che vogliono migliorare la produttività in ufficio e al tempo stesso ridurre l’impatto sull’ambiente. Abbandonare la carta presenta diversi vantaggi: aumento della redditività dell’azienda e del ritorno sull’investimento; efficienza e risparmio di tempo; comunicazioni più fluide all’interno e all’esterno dell’azienda. Ma deve essere un processo integrato all’interno di una più ampia strategia di sostenibilità: “going paperless” è infatti una leva decisiva della Corporate Social Responsibility.

I VANTAGGI DI PASSARE ALLE RIUNIONI SENZA CARTA

Per mostrare i vantaggi ottenibili, abbiamo preparato un‘infografica con i risultati dell’adozione di una soluzione di SMART CDA per gestire senza carta le riunioni societarie: il 25% delle aziende che hanno già digitalizzato i loro CDA e Comitati risparmia circa 10.000 € all’anno. Questo dato considera i costi risparmiati per l’acquisto della carta, la stampa e le spedizioni tramite corriere. Senza contare il risparmio in termini di ore di lavoro dedicate alla preparazione e all’invio dei documenti.

E’ chiaro come adottare un approccio zero carta possa avere molti vantaggi, aumentando la produttività dell’azienda e limitando gli effetti sull’ambiente. Contribuisce anche a creare un’immagine dell’azienda più positiva, in un momento in cui l’attenzione per la sostenibilità è altissima. Tuttavia, se da un lato 8 aziende su 10 dichiarano che la conservazione e l’archiviazione dei loro documenti rappresentano un problema, dall’altro il 60% di queste imprese non ha ancora avviato un progetto zero carta.

NON SI Può IMPROVVISARE

L’approccio senza carta richiede di seguire un processo ben delineato: prima di iniziare, è necessario aver chiarito quali processi e quali dati potranno essere effettivamente dematerializzati. Si tratta di distinguere quali documenti devono essere conservati in formato cartaceo e quali invece possono essere digitalizzati, tenendo conto della loro tipologia, dell’utilizzo, della frequenza di accesso, etc.

Bisogna poi prendere in considerazione i requisti di sicurezza dei documenti altamente riservati così come le esigenze di tracciabilità e aggiornamento periodico di questi documenti.

L’archiviazione sicura di dati e documenti altamente confidenziali richiede quindi una soluzione digitale completa, al fine di garantire l’integrità dei dati raccolti, memorizzati e condivisi. È inoltre molto importante essere selettivi nella scelta del fornitore ed essere certi che le strutture per l’archiviazione e l’elaborazione dei dati non siano soggette alla legislazione statunitense sui dati, in particolare al Cloud Act.

DILITRUST EXEC: UNA SOLUZIONE PER IL FUTURO  DEL VOSTRO CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Con DiliTrust Exec, la nostra soluzione di SMART CDA per gestire in digitale consigli di amministrazione e comitati esecutivi, è possibile organizzare le riunioni societarie senza il supporto cartaceo. La soluzione consente ai consigli di amministrazione di snellire i propri processi di lavoro e di aumentare la collaborazione utilizzando una soluzione che rispetta il più alto standard internazionale di sicurezza delle informazioni, la certificazione ISO 27001.

DiliTrust Exec contribuisce a migliorare l’efficacia della governance aziendale e della strategia di CSR: la comunicazione tra i membri del consiglio di amministrazione e i membri del comitato viene incentivata ed è possibile ricevere notifiche urgenti ed immediate per i documenti critici. La riduzione dei costi per la stampa e la spedizione dei documenti, è un enorme incentivo per passare al digitale, sostenendo al tempo stesso una governance più green.

 

 

 

 

 

 

 

Selecting the Optimal Technology for Managing Contracts

Scopri perchè secondo Gartner “I responsabili degli applicativi aziendali hanno una sovrabbondanza di alternative per la gestione dei contratti. Scegliere
l’approccio sbagliato può
essere dannoso per gli
obiettivi di business”.

Consulta il report