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Cosa si intende con l’espressione data room e quali sono i vantaggi principali che offre?

Le data room consentono di condividere documenti riservati in modo protetto e tracciabile nell’ambito di progetti sensibili.

Lo scorso anno, The Economist ha anticipato che “la risorsa più preziosa al mondo non è il petrolio, bensì i dati”. Questa dichiarazione ha rapidamente suscitato l’interesse delle imprese. Proteggere e massimizzare l’utilizzo dei dati riservati per i progetti sensibili non solo è una buona prassi, ma anche una necessità. Non resta che scoprire in cosa consiste esattamente una data room e come può essere utile per gestire, proteggere e semplificare i progetti.

Cosa si intende con l’espressione data room e quali sono i vantaggi principali che offre?

 COSA SI INTENDE CON DATA ROOM? 

Una data room virtuale consente agli utenti di condividere i documenti in totale sicurezza e funge da piattaforma di riferimento per l’organizzazione della due diligence della transazione: cessione, prelievo di fondi, fusione/acquisizione, out-licensing. Questo software protetto consente agli utenti di caricare agevolmente migliaia di file, di controllarne l’accesso e di collaborare in totale sicurezza con l’ausilio di statistiche dettagliate e strumenti user-friendly, come il modulo di domanda/risposta, le note ai documenti e le notifiche istantanee. Il mercato delle data room dovrebbe raggiungere quota 1.895 milioni di dollari da qui al 2022 (rispetto ai 942,2 milioni del 2017). Questo si spiega con l’aumento dei volumi di dati, la regolamentazione in materia di riservatezza, nonché le esigenze crescenti in termini di proprietà intellettuale e gestione dei rischi.

 QUALI SONO I VANTAGGI DI UNA DATA ROOM? 

  1. Protezione dei dati riservati

La ragione principale per l’apertura di una data room virtuale è rappresentata dalla sicurezza dei dati, in quanto in grado di offrire un livello elevato a differenza di una soluzione generica (box o drive). I progetti sensibili restano protetti grazie a un’interfaccia che offre i migliori standard di sicurezza in vigore. Inoltre, la custodia dei dati viene gestita su server localizzati e protetti.

  1. Controllo dei dati

Gli amministratori di una data room virtuale controllano tutti i diritti di accesso ai dati riservati, il che consente di condividere i documenti secondo profili differenziati. In virtù del fatto che ogni azione viene tracciata, è possibile analizzare le connessioni e le consultazioni effettuate.

  1. Gestione dei documenti

Il processo di due diligence viene semplificato grazie all’adozione di una data room. Gli utenti possono richiedere assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, grazie a un team di operatori multilingue esperti in ogni tappa del processo. Strumenti user-friendly consentono di accelerare il lavoro dei revisori, che possono porre domande direttamente sui documenti, annotare appunti e ricevere notifiche in caso di nuovi documenti.

 PERCHÉ USARE UNA DATA ROOM? 

M&A e finanza corporate: le operazioni di fusione/acquisizione comportano volumi ingenti di informazioni riservate che vengono generate e scambiate. Le banche d’affari hanno pertanto la possibilità di implementare una data room virtuale per presentare le informazioni necessarie, in particolare di natura finanziaria e legale, agli investitori potenziali e ai loro Consigli. La data room consente di ottimizzare la produttività, le performance e la velocità delle transazioni e di ridurre al minimo i costi diretti e indiretti delle operazioni di auditing.

Settore farmaceutico e delle biotecnologie: questi settori sono stati quelli più duramente colpiti dalle fughe di dati, in quanto il valore delle loro informazioni è estremamente prezioso. DiliTrust Data Room è una piattaforma protetta e controllata, che consente di condividere i dati riservati con un numero illimitato di utenti.

Settore immobiliare: la gestione immobiliare comporta un’ingente quantità di documenti per i notai, le imprese o le società immobiliari. Durante il processo di acquisto, grandi quantità di documenti devono essere messi a disposizione delle imprese di ingegneria, degli studi di architettura e dei potenziali acquirenti. DiliTrust Data Room agevola la diffusione efficace dei documenti necessari a queste transazioni.

 A PROPOSITO DI DILITRUST DATA ROOM 

DiliTrust Data Room è una soluzione efficace per proteggere e condividere i dati riservati di progetti sensibili. Questa soluzione offre una tracciabilità ottimale delle informazioni riservate e si adatta a tutti i tipi di scambi protetti: fusioni/acquisizioni, capitale/investimenti, out-licensing di proprietà intellettuale, finanziamento di progetti industriali e ristrutturazione. DiliTrust Data Room è un servizio in abbonamento. Sono disponibili tre versioni, in funzione del grado di assistenza richiesto. Il numero di utenti e i volumi sono illimitati e alla chiusura della data room non viene emessa alcuna fattura aggiuntiva, il che favorisce il totale controllo dei costi. Contattaci oggi stesso per prenotare una dimostrazione gratuita.