La maggior parte delle organizzazioni gestisce centinaia, se non migliaia, di contratti attivi. Dalle collaborazioni con fornitori ai contratti di lavoro, dalle licenze di proprietà intellettuale agli accordi di partnership: i contratti sono il fondamento giuridico e commerciale dell’operatività quotidiana.
Eppure, spesso i dipartimenti legali non hanno una visione chiara e aggiornata di cosa contengano effettivamente questi contratti. Template obsoleti, clausole mancanti, rinnovi automatici non monitorati… Non si tratta solo di inefficienze: questi elementi rappresentano potenziali criticità legali. Un audit contrattuale strutturato è il primo passo per riprendere il controllo.
Cos’è un Audit Contrattuale?
Un audit contrattuale è un processo di revisione dei contratti esistenti finalizzato a valutare la loro validità legale, l’esposizione al rischio e la conformità alle policy interne o alle normative vigenti.
L’attività include la verifica delle firme, l’analisi delle clausole e la coerenza dei termini contrattuali.
Un audit contrattuale non dovrebbe essere un’attività occasionale, ma parte integrante della governance legale. Se eseguito con regolarità, trasforma i contratti da semplici file statici a strumenti attivi di gestione del rischio e di chiarezza giuridica.
Perché il Dipartimento Legale Deve Guidare il Processo
Sebbene anche acquisti e finance possano essere coinvolti, è la funzione legale a possedere la visione e le competenze necessarie per condurre un audit contrattuale efficace. Solo il team legale può davvero cogliere le implicazioni di piccole variazioni di clausole, come quelle sull’indennizzo o sulla giurisdizione applicabile, che possono avere impatti rilevanti in caso di contenzioso.
Inoltre, i legali sono i più preparati a interpretare i requisiti normativi in continua evoluzione, come quelli relativi alla protezione dei dati o alla sostenibilità (ESG).
Guidando gli audit contrattuali, la direzione legale riduce l’esposizione al rischio e rafforza il proprio ruolo come business partner strategico.
Quando Eseguire un Audit Contrattuale
Idealmente, gli audit dovrebbero essere eseguiti in modo continuativo, ma ci sono situazioni specifiche che richiedono una revisione approfondita:
- Operazioni di fusione o acquisizione
- Escalation di contenziosi o controversie
- Cambiamenti nei vertici aziendali
- Entrata in vigore di nuove normative (es. regolamento DORA nell’UE)
Anche se questi eventi richiedono un controllo immediato, l’approccio più efficace è quello proattivo: non aspettare che si presenti un problema per iniziare.
Integrare gli audit contrattuali nella routine della governance legale è un approccio più sicuro e sostenibile.
Come Condurre un Audit Contrattuale Strategico
Ecco i passaggi chiave per eseguire un audit efficace:
1. Definire l’ambito
Il team legale dovrebbe iniziare dalle aree più critiche: contratti ad alto impatto finanziario, con esposizione internazionale o servizi strategici. Anche i contratti in prossimità di rinnovo o scadenza devono essere prioritari.
2. Raccogliere e organizzare i contratti
I contratti devono essere centralizzati e ordinati. In assenza di una soluzione di Contract Lifecycle Management (CLM), questo passaggio evidenzia quanto possa essere frammentata la documentazione e dove intervenire.
3. Avviare la revisione
Una volta raccolti, i contratti possono essere analizzati: legge applicabile, limiti di responsabilità, termini di pagamento, meccanismi di rinnovo, clausole di riservatezza e risoluzione delle controversie.
Il controllo manuale è possibile, ma inefficiente. Sempre più team legali si affidano all’intelligenza artificiale per estrarre e classificare automaticamente le clausole, risparmiando tempo e aumentando la precisione.
4. Identificare problemi e rischi
L’obiettivo finale è evidenziare lacune giuridiche, clausole obsolete o incongruenze. Questi elementi vengono poi documentati in un report riepilogativo che classifica i contratti per livello di rischio e suggerisce le azioni successive: rinegoziazione, aggiornamento, o risoluzione.
Audit e Governance Legale
L’audit contrattuale esprime il suo massimo potenziale quando viene integrato in una strategia più ampia di governance legale.
Oltre a garantire conformità, fornisce insight utili per:
- Aggiornare i template contrattuali
- Rafforzare le clause library
- Migliorare i playbook negoziali
Inoltre, consente di tracciare KPI nel tempo, come la riduzione dei contratti non conformi o il tempo medio di risoluzione delle anomalie contrattuali. Questi dati aumentano la visibilità del team legale verso il top management e dimostrano il valore della funzione nella gestione del rischio d’impresa.
Come Sfruttare la LegalTech per Scalare gli Audit
Senza gli strumenti adeguati, gli audit possono mettere in crisi anche i team legali più esperti. Ricercare file, confrontare modelli e monitorare obblighi a mano non è sostenibile.
Ecco perché sempre più direzioni legali si affidano a soluzioni come la DiliTrust Governance Suite.
Grazie a funzionalità come:
- Repository contrattuale centralizzato e sicuro
- Riconoscimento automatico delle clausole tramite AI
- Filtri di ricerca avanzata
- Integrazione con la gestione pratiche e compliance
è possibile automatizzare le attività più ripetitive, ridurre gli errori e liberare tempo per analisi strategiche ad alto valore.
Non Aspettare l’Emergenza: Sii Sempre Audit Ready
Ignorare i propri contratti può avere un costo elevato: rischi nascosti, scadenze non monitorate o clausole in conflitto possono generare sanzioni, contenziosi o danni reputazionali.
Un audit contrattuale non è un esercizio formale, ma un’opportunità per aumentare efficienza, trasparenza e controllo.
Con gli strumenti giusti e una strategia strutturata, la tua direzione legale può evolvere da reattiva a proattiva, pronta ad affrontare le sfide del presente e del futuro.
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