Uno dei principali impatti della rivoluzione tecnologica per i team legali è la digitalizzazione dei dati e dei documenti, che aumenta la quantità di informazioni a disposizione del dipartimento legale. Di conseguenza, questi dati diventano fondamentali per supportare il processo decisionale, una volta trasformati in insight, report e analisi utili. Tuttavia, affinché i dipartimenti legali possano trarne pieno beneficio, è necessario disporre di strumenti di governance aziendale efficienti, come una solida soluzione di gestione delle pratiche legali, nonché il matter management.
In questo primo di due articoli, ci concentreremo su come gli strumenti di analisi dei dati legali (sia soluzioni specifiche che tool con funzionalità di data analytics) affrontano le sfide più comuni per i consulenti legali interni. Per cominciare, analizzeremo le principali difficoltà che i team legali devono affrontare, per poi esplorare i benefici offerti dalle soluzioni di gestione delle pratiche legali.
Le sfide dei dati per i team legali
Con l’aumento esponenziale del volume di dati e la riduzione dei budget, i dipartimenti legali e i consulenti interni devono affrontare sfide sempre più complesse nel loro lavoro quotidiano. Oltre all’incremento del carico di lavoro, la gestione di dati provenienti da più fonti rende più difficile avere una visione chiara e aggiornata su pratiche, contratti e attività legali.
Diamo ora uno sguardo alle principali criticità legate ai dati per i dipartimenti legali.
1. Aumento del carico di lavoro
I team di operazioni legali hanno già un carico di lavoro significativo. Con l’aumento del volume di dati, il rischio è quello di un sovraccarico gestionale. Oggi, i team legali hanno accesso a un numero di dati senza precedenti. Questo è positivo, in quanto significa che i consulenti legali dispongono di informazioni dettagliate e aggiornate.
Tuttavia, gestire questa mole di informazioni può risultare complesso, non solo per la quantità, ma anche per la diversità delle fonti da monitorare e tracciare. Inoltre, i dati devono essere conformi a normative in continua evoluzione, aumentando ulteriormente il carico di lavoro, soprattutto per le organizzazioni globali soggette a regolamentazioni diverse.
Ma non è tutto. Oltre alla gestione interna, i consulenti legali supportano anche tutti gli altri dipartimenti dell’organizzazione, ricevendo e gestendo richieste da diversi stakeholder. Ad esempio, il reparto vendite potrebbe dover modificare una clausola contrattuale, mentre il dipartimento finanziario potrebbe necessitare di una panoramica dettagliata delle spese legali. Queste richieste generano ulteriore lavoro e richiedono l’elaborazione di dati provenienti da fonti multiple.
🔹 Lo sapevi? Secondo il 2024 ACC Chief Legal Officers Survey, il 59% dei CLO riporta un aumento del proprio carico di lavoro.
2. Molteplici fonti di dati
L’aumento del volume di dati, unito alla crescente varietà di canali di comunicazione, complica notevolmente la gestione delle informazioni legali. I dati vengono archiviati, recuperati e condivisi tramite numerosi canali online, tra cui piattaforme di collaborazione, strumenti di condivisione file, e-mail e sistemi legacy offline.
🔹 Lo sapevi? I dipartimenti legali usano in media sei strumenti tecnologici per gestire diversi aspetti del lavoro, secondo il 2024 ACC Law Department Management Benchmarking Report.
Di conseguenza, lavorare su più canali e piattaforme non solo rende difficile la gestione dei dati, ma compromette anche l’efficienza operativa. Le informazioni grezze devono essere classificate, archiviate o annotate affinché i team legali possano trovarle rapidamente e sfruttarle al momento giusto. Tuttavia, senza un sistema unificato, il rischio di perdita di dati o di inefficienza è elevato.
3. Visione limitata di report e analisi
I dipartimenti legali sono sempre più chiamati a operare come altre funzioni aziendali. Tuttavia, l’accesso a dati e analisi strategiche è spesso limitato. Sebbene siano disponibili enormi quantità di dati, questi rappresentano un valore aggiunto solo se trasformati in insight e report strategici.
Inoltre, creare report e analisi dettagliate può essere complesso e dispendioso in termini di tempo. Spesso i team legali non dispongono delle risorse necessarie per produrre report dettagliati su attività, performance o spese legali.
🔹 Lo sapevi? Secondo il KPMG 2021 Global Legal Department Benchmarking Survey, la Data Analytics è una delle principali priorità di digitalizzazione per il 45% dei dipartimenti legali.
4. Rischi di conformità e sicurezza
L’assenza di una gestione centralizzata dei dati può esporre il dipartimento legale a rischi di sicurezza e conformità. Senza un repository sicuro e centralizzato, come possono i team garantire l’integrità e la sicurezza dei dati?
Inoltre, in un contesto normativo in continua evoluzione, assicurare la conformità della documentazione diventa una sfida. Le aziende devono essere in grado di individuare rapidamente documenti, file e clausole da aggiornare per evitare non conformità e sanzioni. Un’altra criticità riguarda il rispetto di obblighi contrattuali e legali, come scadenze e rinnovi, il cui mancato rispetto può comportare costi elevati.
Soluzioni per affrontare le sfide dell’analisi dei dati legali
La soluzione sta nell’adozione di strumenti che consentano la gestione e la visualizzazione dell’analisi dei dati legali. Esistono molti strumenti disponibili, ma non tutti sono dedicati alle operazioni legali. È qui che una soluzione di gestione delle pratiche legali diventa essenziale per i team legali.
Le soluzioni di matter management, offrono report in tempo reale, dashboard e insight, centralizzando i dati per una gestione efficace.
Ecco alcuni vantaggi chiave:
📌 Gestione ottimizzata dei documenti
Uno strumento completo di matter management offre funzionalità avanzate per la gestione dei documenti.
Creando un archivio centralizzato per i tuoi dati, puoi:
📌 Insight per decisioni informate
Puoi sfruttare i tuoi dati per ottenere insight chiave sulla tua attività, aiutando il tuo dipartimento e l’intera organizzazione a prendere decisioni informate.
Con gli strumenti giusti, puoi utilizzare le tue informazioni per:
🔹 Lo sapevi? Il 94% dei leader aziendali ritiene che la propria organizzazione dovrebbe ottenere più valore dai dati (Fonte: Salesforce).
📌 Processi migliorati
La gestione digitale dei dati aiuta a ottimizzare i processi grazie all’automazione delle attività ripetitive e alla valutazione continua dei risultati.
Tra i vantaggi:
Conclusione
La digitalizzazione delle operazioni legali ha trasformato il modo in cui i team utilizzano e gestiscono i dati. Sfruttando l’analisi dei dati attraverso strumenti robusti come le soluzioni di matter management, i team legali possono prendere decisioni più intelligenti e migliorare la collaborazione.
Resta sintonizzato per la seconda parte, in cui analizzeremo le caratteristiche essenziali di una soluzione di matter management efficace! Nel frattempo, scopri il nostro modulo dedicato per una gestione ottimizzata dei dati legali e delle pratiche aziendali!
