Introduzione
Il change management fa parte da tempo della vita aziendale. Ogni funzione lo affronta, che si tratti di finanza, HR o ufficio legale. In genere, entra in gioco quando viene introdotto un nuovo strumento o un nuovo modo di lavorare. Tuttavia, l’AI change management è diverso.
Per i team legali, l’intelligenza artificiale ha già trasformato le attività quotidiane. La ricerca è più rapida, la redazione più efficiente e la revisione contrattuale più veloce. Eppure, molte strutture faticano ancora a integrare pienamente questi strumenti. Spesso si parla di scarsa maturità digitale, ma nella pratica il problema è più frequentemente l’assenza di una strategia strutturata di AI change management.
Questo divario è rilevante. L’adozione dell’AI non è un evento isolato. Gli strumenti disponibili oggi continueranno a evolversi. Di conseguenza, i team legali che non investono ora in un approccio solido al cambiamento rischiano di affrontare le stesse difficoltà a ogni nuova ondata tecnologica.
L’AI evolve rapidamente. Le persone hanno bisogno di supporto per evolvere con essa.
Perché i modelli tradizionali di change management non funzionano con l’AI
Uno dei modelli più consolidati di change management è il cosiddetto “approccio waterfall”. Si basa su una struttura lineare, in cui ogni fase del progetto viene pianificata in anticipo e completata prima di passare alla successiva. Questo modello offre chiarezza e prevedibilità agli stakeholder. Tuttavia, la sua rigidità rallenta l’esecuzione e limita l’adattabilità.
Negli anni 2000 è emerso l’approccio agile, costruito su iterazioni e cicli di feedback frequenti, spesso organizzati in sprint. Questo metodo consente un’implementazione più rapida e un adattamento continuo. Tuttavia, anche il change management agile può risultare troppo veloce per permettere agli utenti di assimilare davvero il cambiamento.
L’AI mette in luce i limiti di entrambi i modelli. A differenza del software tradizionale, l’intelligenza artificiale evolve in modo continuo. Nuove funzionalità, nuovi casi d’uso e nuovi workflow emergono a ritmo sostenuto. Di conseguenza, gli utenti sviluppano una relazione dinamica e costante con gli strumenti basati su AI, invece di attraversare un ciclo di adozione finito.
Secondo Gartner, molte iniziative di AI change management diventano eccessivamente orientate al processo. Il successo viene misurato in base al completamento delle attività, anziché alla fiducia degli utenti. Inoltre, la formazione si concentra sulle funzionalità invece che sul giudizio professionale. Questo approccio può risultare controproducente, aumentando la resistenza al cambiamento e accelerando il fenomeno dell’AI fatigue.
Di fronte a un’AI in costante evoluzione, la vera domanda è quindi un’altra: come possono i team legali adottarla in modo sostenibile, quando ogni nuova competenza acquisita apre immediatamente la strada alla successiva?
AI change management human-centric per i team legali
Un AI change management efficace per i team legali richiede innanzitutto un cambio di prospettiva. Il successo non può essere misurato solo in termini di sistemi implementati, output generati o efficienza ottenuta. Le persone devono essere poste al centro del cambiamento.
Molte organizzazioni valutano l’adozione dell’AI attraverso metriche orientate al processo, come:
- tasso di utilizzo
- tempo risparmiato
- volume di attività gestite
Questi indicatori sono utili. Tuttavia, non raccontano come i professionisti vivono realmente il cambiamento. Un approccio human-centric va oltre le metriche di performance e analizza fiducia, sicurezza decisionale e qualità del giudizio nel lavoro quotidiano.
Concentratevi sulle responsabilità legali, non su metriche astratte
Quando i team legali interni comprendono in che modo una soluzione basata su AI supporta le loro responsabilità concrete, l’adozione diventa più probabile.
È inoltre fondamentale evidenziare il valore reale della tecnologia. Il valore non risiede soltanto nell’efficienza operativa, ma soprattutto nell’impatto strategico che l’AI può generare.
Ad esempio, affermare che l’AI consente di gestire i contratti in metà tempo è diverso dal spiegare che il tempo liberato può essere utilizzato per monitorare le performance contrattuali, individuare risparmi potenziali, prevenire rinnovi automatici indesiderati e supportare decisioni finanziarie più solide.
Quando si dimostra che l’adozione dell’AI rafforza la governance e il ruolo strategico della funzione legale, gli utenti sono più propensi ad accogliere il cambiamento con apertura.
Puntare su risultati realistici, evitando promesse eccessive
Il cambiamento è già di per sé impegnativo. Introdurre troppe novità contemporaneamente amplifica la complessità. Lanciare troppe funzionalità e obiettivi in tempi troppo brevi è controproducente e favorisce l’AI fatigue.
L’AI fatigue descrive la reazione negativa che i dipendenti sviluppano verso iniziative di cambiamento basate sull’AI. Secondo Gartner, entro il 2028 oltre la metà delle imprese globali considererà l’AI fatigue il principale ostacolo al raggiungimento del ritorno atteso sugli investimenti in AI.
Per questo motivo, è essenziale definire obiettivi realistici in termini di funzionalità, capacità e risultati. Allo stesso tempo, è necessaria trasparenza. Occorre riconoscere apertamente rischi, limiti e incertezze legate all’implementazione di soluzioni AI.
3 principi di AI change management per i team legali
1. Costruire una ownership interna alla funzione legale
L’adozione dell’AI non può essere gestita esclusivamente dall’IT o dai team di innovazione. I dipartimenti legali devono assumere una chiara responsabilità interna sull’AI change management, così da garantire coerenza con le priorità e le specificità legali.
Un team dedicato o un referente interno aiuta a collegare la strategia al lavoro quotidiano. Questo ruolo valuta il livello di preparazione, definisce le priorità, supporta l’adozione e raccoglie feedback in modo continuo. Soprattutto, assicura continuità nel tempo.
L’AI change management per i team legali non è un progetto con una data di fine. È una capacità permanente. Quando i professionisti vedono colleghi coinvolti attivamente nel percorso di adozione, la fiducia cresce e la resistenza diminuisce.
2. Comunicare con chiarezza
Un AI change management efficace richiede più di comunicazioni sporadiche. È necessario un dialogo chiaro, coerente e trasparente.
Comunicare con chiarezza significa spiegare cosa cambia, perché è rilevante e come incide sul lavoro quotidiano. Significa anche definire ciò che non cambierà nel breve termine. Questi confini riducono l’incertezza e rafforzano la fiducia.
Una comunicazione costante rende il cambiamento più prevedibile. Per i team legali, questo si traduce in un’adozione sostenibile e di lungo periodo degli strumenti AI.
3. Adattarsi ai diversi profili
I team legali non sono omogenei. Le responsabilità variano da ruolo a ruolo. Inoltre, il livello di maturità digitale può differire in modo significativo.
Un AI change management efficace riconosce questa diversità. I percorsi di adozione devono riflettere punti di partenza ed esigenze differenti. Alcuni professionisti necessitano di basi solide, mentre altri sono pronti per casi d’uso avanzati e specialistici.
Un approccio adattivo consente agli utenti di sentirsi coinvolti e ascoltati. In questo modo, il cambiamento si concentra sull’esperienza delle persone, non solo sull’utilizzo tecnico dello strumento.
Il change management è la chiave
L’adozione dell’AI nei dipartimenti legali non è, prima di tutto, una sfida tecnologica. È una sfida umana.
I team che si concentrano esclusivamente sugli strumenti rischiano di ripartire da zero a ogni nuova innovazione. Al contrario, quelli che investono nell’AI change management costruiscono una competenza strategica: l’adattabilità.
L’AI continuerà a evolversi. I team legali che prospereranno non saranno quelli con più funzionalità, ma quelli con il miglior AI change management.
Fonti
1. Gartner, Mitigate AI Fatigue With Human-Centric Change Management (ID G00836125 ), solo su richiesta.
2. Gartner, Essential KPIs for AI change management (ID G00799581), solo su richiesta.
Scopri Legal AI: Lini
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