I rischi sono parte integrante di qualsiasi accordo legale. Ma come si possono ridurre o addirittura controllare?
In questo articolo condividiamo le migliori pratiche per la gestione del rischio contrattuale.
Fattori di rischio del contratto
Quali sono i fattori di rischio più importanti da tenere in considerazione ogni giorno nella gestione dei contratti?
Quali sono le migliori pratiche per la gestione del rischio contrattuale?
I team legali riducono i rischi contrattuali integrando clausole specifiche: clausole di indennizzo, clausole di responsabilità, clausole assicurative, clausole di risoluzione, clausole di garanzia, clausole di limitazione della responsabilità, ecc. Questi metodi manuali sono il primo passo per proteggere i dati contrattuali. Questi metodi manuali sono il primo passo per proteggere i vostri dati contrattuali.
Ma come si può andare oltre? Una soluzione di Contract Management (nota anche come CLM) può rendere la gestione del rischio molto più semplice, grazie a una serie di funzioni su misura!
Buono a sapersi: Conosciuto anche come software di gestione dei contratti, un CLM è una soluzione chiavi in mano che consente alle aziende di ottimizzare ogni fase del ciclo di vita dei contratti e di monitorarli quotidianamente in modo automatizzato. La chiave è proprio questa: l’automazione.
Con questo strumento è possibile: centralizzare i contratti e le clausole in una libreria dedicata, cercare informazioni contrattuali, generare un contratto, commentarlo e annotarlo, firmarlo e convalidarlo, nonché tenere traccia degli impegni, archiviare l’intero database contrattuale, creare promemoria per le scadenze, monitorare l’attività contrattuale utilizzando dashboard e KPI…
Ecco 7 funzioni del software di gestione dei contratti che vi aiutano a ridurre il rischio contrattuale automatizzando varie attività e centralizzando tutti i dati contrattuali.
1) Non perdete mai più una scadenza con avvisi e notifiche
Il mancato rispetto delle scadenze o ilrinnovo dei contratti per tacito accordo possono avere gravi conseguenze finanziarie. E il grande peccato è che tutto questo può essere evitato con il giusto software di gestione dei contratti!
Con questo software è possibile impostare avvisi e compiti automatici per tutti i contratti. In ogni fase della vita del contratto, sarete avvisati di ciò che dovete fare.
2) Decidere chi può accedere ai contratti grazie alla gestione dettagliata degli utenti
Alcuni software di gestione dei contratti offrono autorizzazioni basate sui ruoli.
Permettono di leggere, modificare o convalidare alcuni tipi di documenti, informazioni riservate o contratti. È invece vietato l’accesso ad altri contratti che sarebbe inutile o pericoloso consultare o modificare.
3) Proteggere i dati contrattuali con la crittografia
Un’altra chiave per proteggere i contratti dal rischio di accesso non autorizzato, in particolare dall’esterno dell’organizzazione, è la crittografia di tutti i dati dei documenti.
Alcuni software di gestione dei contratti criptano le informazioni a riposo e in transito, utilizzando i più recenti standard di crittografia.
Buono a sapersi: In un momento in cui le aziende si stanno dematerializzando, la sicurezza deve essere uno dei criteri principali nella scelta di una soluzione. DiliTrust ha ottenuto la certificazione ISO/IEC 27001:2013 e la sua estensione privacy ISO 27701:2019. Questa certificazione internazionale è ampiamente riconosciuta nel campo della sicurezza informatica.
4) Migliorare la conformità con le clausole delle biblioteche
Lanon conformità è uno dei rischi contrattuali più noti. Alcuni CLM consentono di creare clausole. Conosciuti anche come raccolte di clausole, rispondono a diversi obiettivi:
Creare modelli di clausole
I team legali possono creare modelli di clausole che possono essere facilmente integrati nei contratti. Questi modelli servono come clausole di riferimento e possono essere facilmente confrontati con altre clausole dei contratti archiviati nel CLM.
Confrontate le clausole contrattuali con i vostri standard
L’utente viene avvisato se le clausole di un contratto esterno sono troppo distanti dalle proprie clausole. La nostra intelligenza artificiale proprietaria indica le clausole a rischio direttamente nel contratto, nonché il livello di rischio.
5) Migliorare la conformità ai contratti tipo
Con un CLM, potete creare modelli di contratto standard e condividerli facilmente con il personale operativo. Non appena si aggiorna un contratto, tutto viene sincronizzato nella piattaforma.
In questo modo si evita che agli uffici legali vengano poste domande come: Dove è conservato il modello? È questa la versione che devo usare? Può inviarmi il nuovo modello?
Inoltre, la nostra soluzione DiliTrust si collega a tutti i software aziendali come Salesforce, Hubspot o Word, in modo da poter creare contratti in modo rapido e semplice a partire dai dati contenuti in questi strumenti.
6) Evitare errori durante la fase di negoziazione
Durante la fase di negoziazione, quando più persone lavorano allo stesso contratto, possono verificarsi rapidamente degli errori. E questo è umano: a volte si dimenticano alcune modifiche o commenti, oppure si usa la copia sbagliata del contratto…
Con un CLM, la gestione delle diverse versioni dei contratti (nota anche come versioning) viene gestita automaticamente. È inoltre possibile importare le versioni che si desidera mantenere.
7) Impostare i flussi di lavoro interni di convalida
Vi è mai capitato di dimenticare di includere alcune persone nel ciclo di e-mail di convalida del contratto? O di dover inviare di nuovo, più e più volte, i giusti validatori che, impantanati nel tempo, non hanno accettato di inviare il contratto per la firma?
Con la digitalizzazione delle approvazioni dei contratti interni (o esterni), potrete dire addio a quegli interminabili processi di “avanti e indietro”.
Una funzione chiamata“flusso di lavoro di validazione” consente di essere sicuri che :
I validatori giusti siano sempre coinvolti nel ciclo. Esempio: per tutti i contratti di vendita superiori a 5.000 euro, il CFO deve convalidare il contratto.
Il contratto viene convalidato. Il CFO verrà automaticamente avvisato via e-mail fino alla convalida del contratto.
Mantenere queste best practice per la gestione del rischio contrattuale
✔️ Semplificate e automatizzate la gestione dei contratti.
✔️ Centralizzate tutti i contratti e i dati contrattuali in un archivio sicuro, facile da usare e basato su cloud.
✔️ Elaborate più rapidamente contratti pronti per la negoziazione, grazie alle librerie di clausole e ai modelli di contratto.
✔️ Collaborare in tempo reale, automatizzare la gestione delle versioni e la firma elettronica dei contratti…
✔️ Automatizzate i flussi di lavoro di convalida e gli avvisi per migliorare l’efficienza e la conformità contrattuale.
Con un CLM, potete finalmente dimenticarvi dei vostri contratti. Seguendo queste 7 best practice per la gestione dei rischi contrattuali, avrete più tempo per i vostri progetti importanti e meno per le attività manuali.
