Simplifier le flux de travail juridique des entreprises avec une seule solution SaaS

Votre entreprise a probablement transféré la majeure partie de la technologique qu’elle utilise vers le nuage afin de réaliser des économies et d’être plus efficace.

La question n’est plus de savoir pourquoi vous devez passer au nuage, mais plutôt de savoir comment tirer profit des logiciels juridiques d’entreprise pour la gestion des documents et d’autres tâches. Au fil des ans, vous avez peut-être installé une série de solutions, obligeant votre personnel à utiliser différents accès pour différentes tâches, ce qui rend difficile la production de rapports généraux.

QU’EST-CE QU’UN LOGICIEL EN TANT QUE SERVICE (SAAS)?

Le SaaS est un logiciel qui n’est ni sur votre ordinateur ni sur un de vos serveurs physiques, mais dans le nuage. La plupart des logiciels que les entreprises utilisent aujourd’hui entrent dans cette catégorie. G Suite et Microsoft Office 365 sont des exemples de solutions SaaS.

À part quelques exceptions, le modèle traditionnel qui consistait à acheter un logiciel pour un ordinateur est mort. Avec le SaaS, vous ne payez que pour le nombre d’utilisateurs et la programmation personnalisée dont votre entreprise peut avoir besoin lors la configuration initiale. En outre, les solutions SaaS sont accessibles partout dans le monde où vos employés peuvent se connecter à l’internet.

Il est désormais largement reconnu que l’utilisation de la technologie infonuagique permet aux entreprises de rester flexibles et à l’abri des catastrophes. Dans de nombreux cas, elle est également plus abordable que les solutions logicielles et matérielles traditionnelles. IBM cite la flexibilité, l’agilité et la valeur stratégique comme étant les trois principaux avantages du nuage informatique.

DÉMÊLER VOS SOLUTIONS SAAS

Les personnes qui travaillent dans les services juridiques des entreprises n’apprécient pas d’être cataloguées comme des luddites. Personne ne souhaite autant travailler efficacement qu’un avocat dont la boîte de réception est encombrée de dossiers et de contrats. Le problème avec l’utilisation de la technologie par les services juridiques n’est pas son taux d’adoption du nuage, mais le fait qu’elle est composée de nombreuses solutions différentes.

Une application peut assurer le suivi des heures de travail et une autre peut être utilisée pour la gestion des documents. La plupart des solutions technologiques en nuage utilisées par les services juridiques des entreprises sont conçues pour les cabinets d’avocats, ce qui signifie que des fonctions essentielles peuvent manquer. En revanche, ces solutions sont livrées avec des fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais, comme celles qui concernent la facturation ou le marketing.

Votre logiciel actuel n’est peut-être pas conforme aux réglementations canadiennes ou internationales en matière de confidentialité des données, telles que la LPRPDE et le RGPD. Votre service juridique a tout intérêt à opter pour une solution SaaS conçue spécifiquement pour le monde juridique des entreprises.

La sécurité du nuage : Une nécessité pour toute solution SaaS

Un autre problème lié au fait d’utiliser différentes solutions pour différentes tâches est qu’une ou plusieurs de ces solutions pourraient avoir des lacunes en ce qui concerne la sécurité. Étant donné que la plupart des dossiers traités par un service juridique sont de nature sensible, chaque solution devrait être aussi sécurisée que possible. Un contrôle d’accès aux dossiers devrait également être mis en place afin que les utilisateurs ne puissent se connecter qu’aux projets ou aux dossiers qui les concernent. La mise en place de mesures de cybersécurité est une mesure proactive pour empêcher votre entreprise de violer les réglementations sur la confidentialité des données ; il est toujours préférable de se protéger des bris de sécurité plutôt que d’y réagir une fois mis devant le fait accompli.

Voici quelques-uns des éléments de sécurité que vous devriez rechercher pour la solution SaaS de votre service juridique :

Authentification à deux facteurs

L’utilisation d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur ne suffit pas à sécuriser une connexion. L’authentification à deux facteurs prévient les failles de sécurité en exigeant une information supplémentaire pour se connecter à un compte. Il peut s’agir d’un code envoyé par SMS, d’une clé USB physique qui ne permet de se connecter que si elle est branchée sur l’appareil que vous utilisez, etc. Cela réduit la possibilité de bris de sécurité, car un fraudeur devrait non seulement disposer de votre mot de passe et de votre nom d’utilisateur, mais aussi de la deuxième partie de votre authentification.

Hébergement sécurisé

La solution elle-même devrait être hébergée sur des serveurs certifiés conformes à la norme internationale ISO 27001. Cette norme garantit le respect d’un ensemble de directives en matière de sécurité des données et de mesures de contrôle diverses. Elle doit également être soumise à des tests de sécurité internes ainsi qu’à des tests d’intrusion occasionnels. Si la plupart des solutions SaaS sont assorties de diverses mesures de sécurité, la plupart d’entre elles sont hébergées par Amazon Web Services (AWS), au lieu d’être sur des hébergeurs privés ; cela les rend beaucoup plus difficiles à trouver et ajoute un niveau de sécurité supplémentaire, car l’entreprise a un contrôle complet sur l’accès.

Pour un service juridique d’entreprise, la cybersécurité est presque aussi importante que la fonctionnalité. Au tout début de l’utilisation d’internet, l’argument invoqué pour ne pas transférer les dossiers papier vers le numérique était que c’était moins sécuritaire. C’était peut-être le cas à l’époque, mais aujourd’hui, les mesures de sécurité sont si nombreuses que le classement numérique est en fait plus sécuritaire – et à l’abri des catastrophes – que les dossiers papier.