Adaptez votre Conseil d’Administration avec la technologie adéquate

La plupart des organismes à but non lucratif et associations commerciales sont à l’aise avec la technologie quand il s’agit du financement, du réseautage, et de la participation des membres. Néanmoins, les solutions de logiciels internes pour les opérations quotidiennes ne sont peut-être pas une priorité. Par exemple, si votre équipe doit se connecter aux ordinateurs du bureau par VPN, il est grand temps pour une modernisation !

La pandémie COVID-19 a rehaussé l’importance de la technologie pour le télétravail. Elle a aussi souligné la nécessité de collaborer efficacement et a forcé les associations et organismes à but non lucratif de réévaluer la technologie à tous les niveaux.

Selon Larry Tapp, le doyen du Richard Ivey School of Business1, un des ingrédients clés pour instaurer la confiance entre gérants et directeurs est d’assurer la circulation opportune des informations. Avoir les bonnes solutions en place peut favoriser la confiance en donnant aux directeurs ce dont ils ont besoin quand ils l’ont besoin. Ce point de vue est aussi souligné dans un article du Harvard Law School Forum on Corporate Governance intitulé « Technology and the Boardroom: A CIO’s Guide to Engaging the Board ». La collaboration et la cohésion sont essentiels2.

Maintenant plus que jamais, une association ou un organisme à but non lucratif exige des solutions technologiques qui permettront au Conseil d’administration, à son administrateur et aux membres, de travailler ensemble comme équipe flexible et unie. Concernant la gestion des associations et les organismes, la volonté collective d’amélioration est là. On peut toutefois se demander : maintenant que l’encaisse de la plupart des organismes à but non lucratif a été interrompue ou considérablement réduite, où est-ce que votre organisme peut trouver l’argent ? Cela commence avec l’établissement d’un comité qui évaluera la technologie existante.

Étape 1 : Comprendre vos besoins et décider si certaines solutions existantes peuvent être retirées

En créant un comité technologique et en évaluant leurs besoins, Tech Networks of Boston a découvert que plusieurs solutions logicielles étaient utilisées pour des opérations qui ralentissaient le travail de l’organisation. Ce réseau suggère que des représentants de chaque département fassent partie du comité technologique, en plus d’un membre du conseil doté de compétences informatiques pour garantir l’appui des dirigeants. Une fois le comité établi, l’inventaire des logiciels et outils peut s’engager. Les membres peuvent alors signaler leurs besoins en modernisation ou en formations, et le conseil peut participer à la prise de décisions.

Le conseil lui-même peut utiliser la technologie pour veiller à ce que leurs activités soient simplifiées et cohésives. Généralement, les administrateurs de comité d’un organisme à but non lucratif sont si occupés qu’ils n’ont pas le temps de lire plusieurs versions correctives du registre du comité. Ils veulent un seul document, prêt à être examiné avant une réunion du conseil.

Sans outil numérique adéquat, l’équipe perd énormément de temps à rassembler la documentation pour préparer les réunions du conseil.

Une grande partie de ce travail peut être facilité en investissant dans des solutions de numérisation de conseil qui permettent de changer, réviser, et annoter les documents rapidement et facilement. De plus, ces solutions-ci permettent la communication sécurisée en gardant les messages du conseil au sein de l’application, au lieu de les faire circuler par courriel.

Étape 2 : Où trouver l’argent

Organismes à but non lucratif : TechSoup et subventions gouvernementales

Si votre organisation a le statut à but non lucratif, vous pouvez profiter de plusieurs programmes privés ou gouvernementaux pour financer vos dépenses technologiques. TechSoup Canada est un de ces programmes4 qui offre des logiciels de plusieurs vendeurs populaires, donnés ou à prix réduit, avec des frais d’administration minimes.

De plus, avec la pandémie COVID-19, il y a multiples niveaux de soutien gouvernemental supplémentaires5, dont certains qui aideront à payer des améliorations technologiques (celles-ci sont souvent nationales6 et non fédérales, comme c’est le cas avec les programmes de FedNor).

Et si votre association n’est pas un organisme à but non lucratif ?

Si votre organisation est une association est à but lucratif, vous vous fiez peut-être pour le financement aux conférences, cotisations de membre, et patronages. Malheureusement, plusieurs sources de fonds se sont taries depuis le début de la pandémie.

Traditionnellement, il y a très peu de soutien, gouvernemental ou autre, pour les associations à but lucratif (excepté le cas de l’exportation7) et ces faibles options de financement n’incluent pas les frais d’entretien de la technologie. Cela veut dire que les associations à but lucratif ont un budget encore plus restreint que les organismes à but non lucratif en ce qui concerne les ressources technologiques. A noter néanmoins quelques petites exceptions dans le secteur de la technologie ou quelques chanceux affirment bénéficier de commanditaires prospères.

La communication est clé pour bâtir un lien solide entre la gestion et le conseil. En 2021, cela signifie avoir les bons outils technologiques pour favoriser cette communication. Lorsque le conseil peut facilement accéder aux rapports et dossiers utiles, la confiance s’établit et la gouvernance de l’organisation se retrouve enrichie. Pendant la reprise économique après la pandémie, cela sera d’autant plus important pour aider la direction générale à prendre des décisions agiles. La technologie leur permettra de le faire, mais seulement si la bonne technologie est mise en place.

 

 

Sources
  1. Building Trust Between Managers and Directors, Larry Tapp. Ivey Business Journal ; September/October 2002 edition
  2. Technology and the Boardroom: A CIO’s Guide to Engaging the Board, Khalid Kark, Tonie Leatherberry and Debbie McCormack, Deloitte LLP. Harvard Law School Forum on Corporate Governance, 2019.
  3. How a Tech Committee can Help Your Nonprofit, Tech Networks of Boston.
  4. Introduction to the Technology Donations Program, Techsoup Canada.
  5. Knowledge and Resources for Charities and Nonprofit Organizations During COVID-19, Imagine Canada.
  6. Federal Government Covid-19 Measures – Implications for Sector Organizations, Imagine Canada. Last updated January 11, 2021.
  7. CanExport Associations, Trade Commissioner Service, Government of Canada.