La pression pour moderniser les équipes juridiques est énorme. Cette pression s’accompagne de l’intégration de l’IA dans le tableau. Si vous demandez à un directeur juridique ou à un juriste d’entreprise s’il a intégré ou non des outils alimentés par l’IA dans sa pile de données au cours des dernières années, il vous répondra très probablement par l’affirmative. Toutefois, la question est de savoir si l’IA pour les équipes juridiques est utilisée comme elle devrait l’être. Pour aller plus loin, qu’est-ce que cela signifie d’exploiter correctement l’IA en tant que professionnel du droit ?
L’engouement pour l’IA par rapport à l’impact opérationnel
Les équipes juridiques n’en sont pas à leur premier coup d’essai en matière de transformation numérique. Cependant, l’IA est différente. Bien que de nombreux départements aient expérimenté des outils alimentés par l’IA, il est crucial de savoir combien d’entre eux les ont correctement mis à l’échelle dans les flux de travail. Par ailleurs, combien d’entre eux utilisent la LegalTech alimentée par l’IA de manière mesurable ?
Il y a une différence entre les dernières caractéristiques brillantes et la fonctionnalité réelle. Avec l’IA, il peut être facile de tomber dans l’aspect « tendance » des nouvelles technologies. Ainsi, les équipes juridiques doivent s’assurer qu’elles répondent aux bons besoins et aux bonnes questions. Pour réussir avec la LegalTech alimentée par l’IA, les professionnels du droit devraient également essayer d’avoir une vue d’ensemble. Quel sera l’impact sur les autres départements avec lesquels nous travaillons ? Et combien de temps faudra-t-il pour que tout le monde soit pleinement intégré à l’outil ? Qui maintiendra l’outil en vie une fois que nous l’aurons obtenu ?
Aperçu : Selon une étude d’EY Law réalisée en 2024, plus de 70 % des équipes juridiques d’entreprise déclarent avoir l’intention d’accroître l’utilisation de l’IA. Pourtant, seules 15 % d’entre elles font état d’une utilisation actuelle « à fort impact ».
L’approche intelligente de l’IA en LegalTech
Les équipes juridiques ont des problèmes de travail comme n’importe quel autre service, alors qui est mieux placé qu’elles pour définir les priorités et les processus qui les accaparent. Bien que le choix d’un outil LegalTech, comme par exemple un logiciel CLM ou Board Management, puisse sembler décourageant, il peut être plus facile qu’on ne le pense. Il s’agit de poser les bonnes questions, de s’adresser aux bons membres de l’équipe et d’établir des priorités.
Ainsi, la prochaine fois que vous examinerez un outil, au lieu de vous dire « cette fonction est géniale », pensez aussi « cette fonction nous aidera-t-elle vraiment aujourd’hui ? Pourrions-nous la conserver pour l’avenir ? » Voici quelques questions courantes que les équipes juridiques se posent :
- Quels sont les processus manuels qui nous font perdre du temps ?
- Où sommes-nous le plus exposés aux risques juridiques ou de conformité ?
- Quelles sont les décisions qui nécessitent des informations plus rapides et plus précises ?
N’oubliez pas que les meilleurs déploiements de l’IA dans le domaine juridique ne remplacent pas les avocats – ils les recentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et cela ne fonctionne que lorsque les outils sont étroitement alignés sur les besoins de l’entreprise.
Les cas d’utilisation – et les fonctionnalités – qui apportent réellement de la valeur
Passant du battage médiatique à l’aspect pratique, nous avons rassemblé quelques cas d’utilisation courants et les fonctionnalités associées qui se sont avérées utiles et ont eu un impact. L’IA et la gouvernance font bon ménage, découvrons-en plus.
1. Gestion des contrats
La gestion et la révision des contrats font partie des tâches qui prennent le plus de temps aux équipes juridiques. La charge de travail est encore plus lourde pour les entreprises qui possèdent plusieurs entités dans différentes juridictions et de nombreux fournisseurs différents. Dans ce contexte, il est essentiel de trouver des moyens intelligents pour gagner du temps et de l’efficacité. Une solution de gestion du cycle de vie des contrats alimentée par l’IA peut justement y parvenir.
Cas d’utilisation : Approvisionnement en énergies renouvelables
Un fournisseur européen d’énergie renouvelable passe trop de temps à trouver des lacunes dans ses clauses de développement durable, qui sont essentielles à bon nombre de ses contrats compte tenu de la nature de l’ industrie de l’énergie. Passer à côté de ces lacunes prend non seulement du temps, mais peut aussi avoir de lourdes conséquences en termes de conformité et de finances. Quelles sont les fonctionnalités de l’IA qui, dans ce cas, dépassent le battage médiatique ?
Au lieu d’analyser manuellement les contrats à la recherche de risques de responsabilité ou de lacunes en matière de conformité, l’IA fait apparaître instantanément les clauses d’alerte. Le service juridique garde le contrôle et consacre moins de temps à l’administration et plus de temps au conseil.
2. Gestion des entités
Les entreprises internationales – ou même celles qui ne comptent que plus de cinq entités – ont besoin d’une solution robuste de gestion des entités. Les méthodes manuelles telles que les feuilles de calcul ou les systèmes cloisonnés augmentent le risque d’erreurs. Ces méthodes entraînent également des retards et des violations de la conformité. En outre, le suivi des structures de propriété, la composition du conseil d’administration, et les changements de propriété deviennent chaotiques sans centralisation. De plus, il est difficile pour les équipes internationales d’avoir une visibilité partagée sur ce qui est important.
Une solution de gestion des entités juridiques (LEM) alimentée par l’IA aide à centraliser et à automatiser ces flux de travail, permettant aux équipes juridiques de garder une longueur d’avance sur les obligations réglementaires et les rapports aux investisseurs.
Cas d’utilisation : Supervision de portefeuilles multi-juridictionnels
Dans le monde du capital-investissement, les entreprises détiennent souvent des portefeuilles importants. Prenons l’exemple d’une société de capital-investissement de taille moyenne. Cette société possède 40 sociétés en portefeuille en Europe et en Amérique du Nord. La gestion d’un si grand nombre d’entités peut rapidement devenir un fardeau. Courir après les délais de dépôt, gérer les mises à jour retardées ou non communiquées de la table de capitalisation devient difficile. Tout cela s’accumule. Le résultat ? Un environnement frictionnel pour les régulateurs et les partenaires. Quelles sont les fonctionnalités basées sur l’IA qui peuvent changer la donne ?
Avec les bonnes fonctionnalités, une solution de gestion des entités peut réduire la maintenance manuelle et aider votre équipe juridique à se concentrer sur ce qui compte vraiment. Les sociétés de capital-investissement disposant de portefeuilles importants peuvent bénéficier d’une visibilité en temps réel et respecter toutes les échéances de conformité, tout en améliorant la précision des rapports pour les parties prenantes internes et externes.
3. Questions
La gestion des dossiers est une autre partie importante du travail juridique. Sa nature investigatrice et sensible au temps la rend particulièrement difficile sans les outils appropriés. Lors du traitement d’affaires, de litiges ou de différends, les problèmes d’efficacité les plus courants sont la recherche de documents. La dispersion des informations dans différents systèmes entraîne aussi ces problèmes. Il y a aussi une mauvaise communication entre les parties intéressées, pour n’en citer que quelques-uns. La dernière chose que souhaite tout professionnel du droit est de perdre une affaire à cause d’un document manquant. Un malentendu avec les autres parties est également redouté.
Une solution de gestion des dossiers améliorée par l’IA apporte de la visibilité et de la structure à ces flux de travail complexes, permettant aux équipes juridiques de répondre plus rapidement et de collaborer plus efficacement.
Cas d’utilisation : Réponse aux inspections réglementaires
Dans l’industrie pharmaceutique, les entreprises sont susceptibles de recevoir des demandes d’inspection surprises de la part de différentes autorités sanitaires. C’est d’autant plus vrai si l’entreprise en question opère dans plusieurs juridictions. Lorsque ces inspections arrivent, les équipes juridiques doivent être réactives. Elles doivent compiler des documents sensibles, tels que la correspondance relative aux essais cliniques et les rapports de conformité antérieurs. Quelles fonctions alimentées par l’IA pour la gestion des dossiers peuvent vous aider ?
Les services juridiques peuvent extraire les documents plus rapidement et respecter les délais d’audit. En outre, la coordination avec les autres départements et les parties externes est facilitée, ce qui permet d’éviter les pénalités et de démontrer la maturité de la gouvernance.
Planifier à long terme
L’IA n’est pas la réponse à tous les problèmes, et les équipes juridiques n’ont pas besoin de courir après toutes les innovations. Mais elles doivent poser des questions difficiles sur la façon dont elles travaillent aujourd’hui et sur ce qui les empêche d’avancer.
En se concentrant sur les problèmes réels, en exploitant l’IA dans des contextes spécifiques à la gouvernance, et en donnant la priorité à des solutions sécurisées et conformes, les départements juridiques peuvent dégager une valeur. Cette valeur va bien au-delà de la réduction des coûts.
Il ne s’agit pas d’avoir le plus grand nombre d’outils, mais d’avoir les bons, avec les bons garde-fous, pour obtenir les bons résultats.
DiliTrust apporte une IA pratique au cœur des opérations juridiques. Qu’il s’agisse de rationaliser des contrats, de gérer des entités ou de centraliser des questions juridiques, la suite de gouvernance sécurisée est conçue pour la complexité juridique.
