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Simplifiez la gestion de vos réunions de conseils d’administration et comités

De la préparation de l’ordre du jour et le partage de documents, jusqu’à la gestion des réunions, le vote et la génération automatique des procès-verbaux… le module Board Portal de DiliTrust est une solution complète qui permet aux membres du conseil et aux secrétaires généraux de collaborer dans un environnement dédié et sécurisé. Demander une démo!


Facile d’utilisation pour tous

Les membres des Conseils d’Administration constituent une population très diversifiée qui, le plus souvent, siège dans de nombreux Comités. Pour leur faciliter leur quotidien et leur permettre d’avoir un engagement plus important et significatif, il faut des outils simples. Le module « Instances Digitalisées » (Board Portal) a été conçu dans cette optique et répond à cette diversité, en offrant une expérience facile sur n’importe quel appareil pour tous les membres de votre Conseil d’Administration.

Une solution adaptée à vos besoins

Le module « Instance digitalisées » (Board Portal) a été conçu en gardant à l’esprit que les organisateurs de Conseils d’Administration doivent jongler avec des contraintes et des besoins différents. Vous pouvez adapter la manière dont vous utilisez le module à vos besoins spécifiques, même s’ils évoluent au fil du temps. Avec DiliTrust, la flexibilité ne se fait pas au détriment de la simplicité.

Un environnement complet et sécurisé

Les Conseils d’Administration traitent des documents très sensibles. Au croisement d’un haut niveau de contrôle et de sécurité et d’un logiciel facile à utiliser, vous trouverez DiliTrust. Opérant pour des centaines de sociétés cotées en Bourse, vous avez la garantie d’un outil qui dépasse vos attentes en matière de sécurité tout en offrant des fonctionnalités avancées. Non seulement notre solution est hautement sécurisée, mais notre infrastructure est souveraine pour l’ensemble de nos clients.

Optimisez votre temps, minimisez les outils utilisés

Économisez jusqu’à 50% de votre temps avec une solution tout-en-un :

Avant la réunion

Pendant la réunion

après la réunion

Interface du module avant la réunion

avant la réunion

Simplifiez l’organisation des réunions du Conseil d’Administration

  • Préparation de la réunion : créez et/ou dupliquez les réunions précédentes du conseil d’administration pour gagner du temps et assurer une cohérence. Répliquez facilement les votes et sondages antérieurs pour simplifier le processus de planification.
  • Gestion des documents : optez pour une approche sans papier en téléchargeant et en partageant des fichiers directement sur une plateforme sécurisée, assurant à chaque membre un accès aux documents essentiels centralisés.
  • Communication et notifications : envoyez des notifications personnalisées, intégrées avec les fournisseurs de messagerie, pour les invitations et les rappels.
  • Outils collaboratifs : facilitez la collaboration en temps réel avec des modifications instantanées, des discussions et des outils interactifs tels que des annotations et des post-it.
  • Gestion de l’ordre du jour : autorisez chaque membre à proposer des sujets pour l’ordre du jour bien à l’avance, favorisant un processus collaboratif pour établir l’ordre du jour qui correspond à différentes perspectives.
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Interface du module durant la réunion

pendant la réunion

Prenez facilement des decisions avisées

  • Gestion de la réunion : suivez la présence des inscrits, en ligne ou sur place. Utilisez des fournisseurs de signature électronique intégrés tels que Adobe Sign, SignatureIT ou DocuSign, pour une signature électronique sécurisée directement dans la suite DiliTrust Governance. Améliorez la sécurité de l’information avec des filigranes personnalisés sur les actifs cruciaux.
  • Signatures électroniques : chaque document et feuille de présence peut être signé électroniquement directement dans la plateforme, en utilisant l’un des fournisseurs de signature électronique intégrés mentionnés ci-dessus. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de rester sur la même plateforme pour effectuer toutes les tâches de gouvernance.
  • Votes et sondages : simplifiez la prise de décision en gérant les votes (y compris les votes pondérés et les sondages) en temps réel ou selon un calendrier prédéfini, facilitant la collaboration avec les équipes internationales.
  • Procès-verbaux et résolutions : générez, stockez et accédez facilement aux procès-verbaux et aux résolutions dans la plateforme, assurant un enregistrement complet des décisions et discussions pour une gouvernance et une responsabilité efficaces. 
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Interface du module durant la réunion
Interface du module après la réunion

après la réunion

Exploitez les données pour des décisions pertinentes

  • Analyse post-réunion : analysez l’efficacité du conseil d’administration avec des indicateurs de performance (KPI) sur-mesure. Générez des sondages et partagez des informations cruciales avec les parties prenantes. Réalisez des activités d’audit approfondies en suivant la présence, les votes et l’historique des sondages. Accédez à des statistiques intégrées et à des KPI personnalisables pour des décisions basées sur les données. Suivez les informations relatives aux utilisateurs, les détails de la réunion, les interactions avec les documents et d’autres activités diverses.
  • Génération des procès-verbaux : générez des procès-verbaux par l’IA basés sur des résumés de documents, des ordres du jour et des transcriptions de réunion, pour assurer précision et efficacité dans la documentation des décisions et discussions importantes.
  • Stockage et partage des procès-verbaux : stockez et partagez en ligne les procès-verbaux et les résolutions de réunion. Améliorez la sécurité de l’information avec des filigranes.
  • Gestion des signatures : simplifiez la gestion des signatures en regroupant les signatures en attente, permettant une gestion efficace par le secrétaire général.
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Une solution qui répond à toutes les phases de réunion – avant, pendant, après – renforçant ainsi la confiance et l’efficacité tant pour les membres du Conseil que pour les Secrétaires de Direction.

Pour les membres du Conseil

Conçue spécifiquement pour les Directeurs, la plateforme offre un accès sécurisé aux informations clés et sensibles avant, pendant et après les réunions, garantissant ainsi des opérations efficaces et rationalisées. Les membres du conseil d’administration peuvent facilement accéder aux documents et les modifier conformément aux politiques de confidentialité de l’entreprise, que ce soit en mode hors-ligne, ou sur même tablettes pour gérer l’audio, la vidéo et les documents. En tant que figures honorifiques non impliquées dans les opérations quotidiennes mais mécènes, les membres du conseil d’administration trouvent notre module « Portail du conseil d’administration  » Instances Digitalisées  » (Board Portal) adapté à leur style de vie, améliorant ainsi leur expérience globale.

Dans le cadre de toutes leurs activités, les membres du conseil d’administration bénéficient grandement de la facilité d’utilisation et de la flexibilité du module. Que ce soit dans une salle de réunion ou en déplacement – en ligne ou hors ligne – le module permet aux membres du conseil d’administration d’accéder aux documents de réunion, d’examiner les ordres du jour et de participer aux discussions. Lors des réunions du conseil, les interfaces à écran tactile facilitent la navigation et l’interaction avec les documents de la réunion.

Pour les Secrétaires de Direction

Les Secrétaires de Direction profitent du module pour répondre rapidement et efficacement aux besoins du conseil d’administration. Grâce à des workflows rationalisés et à une communication sécurisée, les Secrétaires de Direction peuvent créer des réunions, générer des sondages, télécharger des documents et gérer les signatures et les votes en toute simplicité. En tant que bras droit de la Direction, les Secrétaires supervisent l’organisation des réunions du conseil d’administration du début à la fin, en digitalisant les processus, et ce, sans stress. Le module  » Instances Digitalisées  » (Board Portal) assure une organisation agile, éliminant les problèmes liés aux classeurs / registres physiques et aux outils multiples, permettant aux Secrétaires de Direction de se concentrer sur le bon déroulement des réunions du conseil d’administration.

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Une solution complète sur ordinateur, tablette et mobile

Instances digitalisées est un outil indispensable pour gérer efficacement toutes les réunions du Conseil d’Administration et Comités au sein d’une organisation.

Chez DiliTrust, notre mission est d’automatiser les tâches des dirigeants et des cadres en leur mettant à disposition la technologie, des connaissances et des processus nécessaires à une gouvernance efficace, à la résilience et à la croissance à l’ère digitale.

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