ÉTUDE DE CAS CLIENT – MATTER MANAGEMENT
Des coûts invisibles à un contrôle total
Comment un grand fabricant de produits chimiques a transformé la gestion de ses dépenses juridiques grâce à la solution personnalisée de DiliTrust.
EN BREF
INTRODUCTION
Imaginez un grand fabricant nord-américain de produits chimiques (plus de 20 000 employés), dépourvu de visibilité claire sur ses dépenses juridiques. Les directions juridiques étant souvent perçues comme des centres de coûts, l’équipe dirigeante du département juridique savait qu’il était temps de changer. Quoi de mieux pour cette organisation que de disposer d’analyses fiables sur ses dépenses juridiques et son retour sur investissement ?
Avec plus de 150 ans de présence aux États-Unis, l’entreprise allie science et innovation à un engagement fort en faveur de la durabilité et de la transparence. Son département juridique partage cette vision. Il recherche des outils plus intelligents pour soutenir l’excellence opérationnelle.
CHALLENGES
Un manque de visibilité et de transparence sur les dépenses juridiques
Lorsque la nouvelle Deputy General Counsel en charge du contentieux a pris ses fonctions, elle a rapidement mis en évidence une faille opérationnelle majeure. Il n’existait aucune visibilité claire sur les dépenses juridiques.
Les équipes internes étaient confrontées à de sérieuses difficultés pour suivre les dépenses et produire des rapports. Elles continuaient à vérifier et saisir manuellement les factures. Trop de temps et de ressources étaient gaspillés, sans savoir précisément combien les conseils externes étaient rémunérés. Elles ignoraient aussi quelles affaires généraient le plus de coûts.
Par ailleurs, la visibilité sur le détail des factures était très limitée. Les postes étaient souvent manquants, compliquant davantage encore la production de rapports.
Dans le secteur de la chimie, il était indispensable de disposer d’un système sécurisé permettant de travailler à distance sans bloquer des opérations critiques comme l’approbation des factures. L’entreprise souhaitait donc un outil capable de suivre les dépenses par affaire, par cabinet, et de contrôler l’évolution des tarifs — car en l’absence de workflows d’approbation, ces augmentations passaient souvent inaperçues.
SOLUTION
Un solution de Matter Management robuste et flexible
L’organisation recherchait non seulement une solution solide et sécurisée, mais également capable de s’adapter à ses workflows existants. Le leader de la chimie avait une liste précise de fonctionnalités et d’objectifs pour sa future solution. Après étude du marché, il a choisi DiliTrust Matter Management, qui a permis d’obtenir :
Une visibilité centralisée sur l’ensemble des dépenses juridiques mondiales, avec des rapports automatisés et prêts à l’export.
Une intégration fluide aux processus existants, facilitant une adoption immédiate par les équipes.
Un système centralisé empêchant toute augmentation tarifaire par les cabinets externes sans approbation dans l’outil.
Avec un support personnalisé disponible 24/7, l’organisation a bénéficié d’un accompagnement bien au-delà de la phase de déploiement. Par exemple, lorsque l’entreprise a envisagé de modifier certains processus internes, l’équipe d’implémentation de DiliTrust a recommandé de tirer parti des meilleures pratiques déjà intégrées à la solution — une recommandation adoptée avec satisfaction.
RÉSULTATS
Plus de contrôle, de rapidité et de transparence à un coût maîtrisé
Ce leader de la chimie illustre parfaitement la gestion efficace des dépenses juridiques en pratique. En passant d’une facturation manuelle à la solution d’e-billing de DiliTrust, le département juridique a obtenu une transparence totale, empêché les hausses non autorisées de tarifs et supprimé les paiements hors système. L’automatisation a remplacé des tâches manuelles chronophages, permettant un meilleur contrôle et une réduction des risques de non-conformité. Ce choix a créé un cadre durable pour l’innovation continue des opérations juridiques, encore aujourd’hui.
DiliTrust offrait une plateforme plus flexible, plus adaptable et mieux capable d’intégrer nos processus existants.
Deputy General Counsel
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