ÉTUDE DE CAS CLIENT – MATTER MANAGEMENT
Du chaos manuel à un contrôle rationalisé
Comment un leader de l’assurance IARD (Incendie, Accidents et Risques Divers), de 19,5 milliards de dollars, a transformé sa gestion de la facturation juridique et de ses opérations grâce à la solution Matter Management de DiliTrust.
EN BREF
CHALLENGES
Des processus manuels impactant la gestion du temps, les dépenses juridiques et le reporting
Le Senior Business Consultant de l’organisation a détaillé les nombreuses étapes que l’équipe juridique interne devait suivre pour des tâches simples, comme l’approbation des factures avec le service comptabilité. Par ailleurs, les avocats notaient la difficulté à prendre des décisions sur les investissements dans certaines affaires. Ils se basaient sur les coûts et résultats passés. Le Senior Business Consultant a identifié les principaux défis suivants :
- L’absence de système d’e-billing, entraînant de longs processus manuels pour 130 juristes de l’entreprise.
- Des processus manuels, comme la saisie des factures à partir de PDF, entraînaient régulièrement des retards de paiement aux cabinets externes.
- Une visibilité limitée sur les dépenses juridiques. De plus, un accès incomplet aux historiques des affaires compliquait l’évaluation des coûts et la prise de décisions éclairées.
- La génération de rapports de dépenses juridiques était difficile, les informations étant dispersées et non accessibles à tous les acteurs concernés.
Pour ce leader de l’assurance IARD, la nécessité était claire : il fallait un outil capable de combler les lacunes opérationnelles et financières du système.
SOLUTION
Automatisation et centralisation des dossiers et de la facturation
La solution Matter Management de DiliTrust a été choisie et déployée en 2015. Le processus était fluide selon le Senior Business Consultant. L’objectif de cet outil dans leur environnement technologique était d’automatiser et d’éliminer les inefficacités liées à la facturation. Une fois la solution mise en place, l’organisation a obtenu :
Un outil centralisé permettant aux équipes de facturation d’intégrer les cabinets externes, et aux avocats de soumettre facilement leurs factures.
Des modèles prédéfinis pour l’enregistrement des affaires dans le système, alignés sur les workflows recommandés par DiliTrust.
Un traitement des factures plus rapide et une satisfaction accrue des prestataires grâce à un processus d’examen et d’approbation simplifié.
L’une des principales raisons d’avoir lancé ce projet de digitalisation avec DiliTrust était que, contrairement à d’autres solutions, DiliTrust Matter Management permet aux cabinets externes de soumettre leurs factures sans frais supplémentaires. L’élimination de ces coûts a généré des économies immédiates et en a fait la solution la plus rentable pour gérer les dépenses juridiques.
RÉSULTATS
Réduction du temps de traitement, des coûts et collaboration renforcée
La mise en œuvre d’une solution de Matter Management a apporté des bénéfices mesurables et transformateurs pour cet assureur IARD. Ce nouveau système s’inscrit pleinement dans la mission de l’entreprise : protéger ce qui compte le plus pour ses assurés, en garantissant que les affaires sont suivies et traitées dans les délais.
Nous disposons désormais d’un tableau de bord qui offre aux avocats seniors une vue claire et intuitive des informations, leur permettant d’évaluer les cabinets externes. Nous avons gagné en efficacité et pouvons traiter les factures avec précision et rapidité.
Senior Business Consultant
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