Les nouveaux départs offrent de grandes opportunités pour innover : outils, processus, stratégies… Lorsque cette société américaine de services financiers spécialisés dans la retraite est devenue indépendante après une série d’acquisitions, c’est exactement ce qu’elle a fait. Alors que sa mission évoluait pour se concentrer sur l’accompagnement des Américains vers une retraite prospère, la nouvelle équipe juridique s’est fixée pour objectif d’apporter des améliorations significatives.

CAS CLIENT – GESTION DES CONTRATS (CLM)

Une prescription pour le changement : la gestion contractuelle au cœur de la transformation de l’industrie pharmaceutique

Comment l’une des principales entreprises pharmaceutiques italiennes a unifié la gestion de ses contrats juridiques pour gagner en visibilité, en contrôle et en rapidité au sein de ses équipes mondiales.

Ottakringer Getränke AG

EN BREF

Challenges

  • Absence de référentiel contractuel centralisé
  • Modèles incohérents générant des risques
  • Manque de visibilité et de contrôle sur les processus contractuels
  • Collaboration internationale insuffisante entre les équipes

Résultats

  • 700 utilisateurs intégrés à une plateforme CLM centralisée et dotée d’un moteur de recherche en langage naturel
  • Templates contrats standardisés réduisant les risques juridiques
  • Workflows basés sur les rôles favorisant une collaboration en temps réel
  • Supervision juridique permettant de gagner du temps et d’accélérer l’exécution des contrats

Solution utilisée

CLM

INTRODUCTION

L’efficacité et le contrôle ne sont pas facultatifs pour une entreprise, mais dans l’industrie pharmaceutique, la pression est encore plus forte. Pour l’un des leaders pharmaceutiques italiens, opérant sur des marchés mondiaux avec plusieurs milliers d’employés, une gestion contractuelle fragmentée générait des risques, de la confusion et des retards coûteux. Bien que l’entreprise ait déjà investi dans des outils digitaux, l’équipe juridique savait que sans un système contractuel unifié, elle ne pourrait pas atteindre le niveau d’excellence visé.

CHALLENGES

Un leader mondial en pleine croissance, confronté à ses propres défis

Ce leader pharmaceutique mondial, classé parmi les onze premiers en Italie et coté à la Bourse italienne, avait déjà entrepris un vaste projet de digitalisation de ses opérations juridiques. Malgré l’utilisation d’une solution de gestion des conseils d’administration et d’un outil de gestion des entités juridiques, la gestion des contrats restait un point de douleur majeur. Le Head of Legal Italie a mis en évidence plusieurs problèmes :

  • Les contrats étaient dispersés entre différents services et systèmes, sans référentiel centralisé.
  • Les équipes n’avaient pas accès aux bonnes versions des documents, ce qui entraînait confusion et risques de non-conformité.
  • L’absence de modèles standardisés signifiait que chaque unité travaillait différemment, augmentant l’exposition juridique et ralentissant l’exécution des contrats.

L’entreprise en avait assez des retards et des efforts gaspillés. De plus, il y avait un manque de confiance des autres départements vis-à-vis de l’équipe juridique. Après plusieurs mois de recherche de la solution idéale, la société était prête à agir.

SOLUTION

Établir une base pour une collaboration cohérente et contrôlée

Pour répondre à ces défis, l’entreprise a déployé le module Contract Lifecycle Management (CLM) de la suite DiliTrust, dans le cadre d’un projet d’onboarding en plusieurs phases, impliquant 700 utilisateurs. Le département juridique disposait enfin des outils pour piloter le changement sans perdre le contrôle.

Un référentiel contractuel unifié, doté d’un moteur de recherche en langage naturel, avec une organisation par zone géographique et par unité opérationnelle

Des accès basés sur les rôles et des workflows automatisés, permettant une collaboration fluide tout en préservant la supervision

Une bibliothèque de clauses et de modèles, localisée par entité ou région, garantissant que chacun parte d’une base conforme

Ce qui ressemblait autrefois à un chaos est devenu un processus fluide et maîtrisé. Ce leader pharmaceutique a choisi DiliTrust principalement pour la solidité de sa feuille de route en matière d’IA, pour ses capacités technologiques, mais aussi pour son accompagnement local et ses interactions en présentiel. Cet aspect s’est révélé décisif pour la réussite de sa digitalisation de la gestion contractuelle.

RÉSULTATS

Un contrôle renforcé, des risques maîtrisés, du temps libéré

  • Réduction significative des risques grâce à des modèles standardisés
  • Autonomie des autres départements pour lancer des contrats conformes
  • Fin du micro-management grâce au suivi en temps réel
  • Disparition des réécritures et recherches manuelles, libérant du temps pour des missions stratégiques

La transformation a généré des résultats concrets pour les juristes comme pour le business. Cette success story illustre comment une organisation internationale peut transformer des pratiques contractuelles fragmentées en un processus juridique rationalisé, sécurisé et évolutif. La clé réside dans la standardisation pour réduire les retards, maintenir la gouvernance et donner aux équipes les moyens d’agir plutôt que de les freiner.
DiliTrust a fourni les fondations solides, mais c’est le leader pharmaceutique qui les a exploitées pour atteindre ses objectifs.

Depuis que nos équipes travaillent à partir d’une source unique de vérité, le département juridique passe moins de temps à courir après les contrats et plus de temps à accompagner le business. DiliTrust a apporté de la clarté là où régnait la confusion.

Directeur Juridique
Italie

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