ÉTUDE DE CAS CLIENT – GESTION DES CONTRATS (CLM)
Comment un éditeur de contenus éducatifs a optimisé sa gestion contractuelle
D’une visibilité limitée, de dépendances externes et de processus obsolètes à une stratégie de gestion contractuelle centralisée et performante.
EN BREF
INTRODUCTION
Comment une multinationale opérant dans plusieurs pays peut-elle gérer efficacement son activité contractuelle, alors que chaque entité locale est soumise à sa propre juridiction et que le secteur concerné, tel qu’une maison d’édition renommée, est soumis à une réglementation stricte et à une multitude de lois applicables ?
CHALLENGES
Un éditeur international confronté à un manque de visibilité et à des complexités locales
De nombreuses organisations internationales sont confrontées aux mêmes difficultés : chaque entité locale fonctionne avec ses propres outils (lorsqu’il y en a). Elles utilisent leurs propres fournisseurs de signature électronique, voire des CRM internes isolés. Dans certains cas, certaines régions ne disposent même pas d’équipe juridique dédiée. Cela entraîne une dépendance excessive à des conseils externes ou il y a le besoin de faire appel directement au siège. Résultat : l’organisation manque de cohérence. La gestion contractuelle est fragmentée, aussi bien localement qu’à l’échelle internationale. Ce qui accroît les risques en matière de conformité et de réglementation.
Dans le secteur de l’édition, la complexité est encore plus marquée. Il y a des accords de confidentialité, contrats de droits d’auteur, et accords de distribution. Tous doivent respecter à la fois les exigences légales propres au secteur et les réglementations locales des différents pays. Cette complexité s’accentue avec la transformation digitale. On ne parle plus seulement d’édition papier. De nouveaux acteurs, outils, canaux de distribution et types de contrats apparaissent. Chacun vient avec ses propres règles, enjeux et parties prenantes.
SOLUTION
Un déploiement CLM sur mesure avec un focus régional
La priorité est rapidement devenue claire : s’équiper d’une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) robuste, personnalisable et complète.
L’éditeur international a choisi la solution CLM de DiliTrust, avec les objectifs suivants :
Full control over the contract process (from creation to renewal) for all necessary users in different regions.
A centralized yet region-specific sharing solution to share contractual documents.
Pre-approved contract templates and workflows adapted to each jurisdiction’s needs.
Shared e-signature provider, reducing external vendor costs and need to resort to HQ legal teams.
Intégrer des outils comme Microsoft Dynamics CRM pour garantir un flux de données fluide et limiter les saisies manuelles redondantes. Cela a permis aux équipes locales de continuer à utiliser leurs outils familiers tout en renforçant la collaboration avec les services juridiques ou les responsables contractuels.
Un accompagnement local et continu
DiliTrust a assuré (et continue d’assurer) un accompagnement personnalisé et régionalisé auprès des utilisateurs, quel que soit leur niveau de maturité digitale. Dans certaines régions, DiliTrust a contribué activement à la réflexion et à la mise en place des workflows. Dans d’autres, moins préparées à la digitalisation, l’équipe a fourni un soutien de base pour construire les fondamentaux. Aujourd’hui encore, DiliTrust maintient un suivi hebdomadaire. Il est parfois quotidien dans certaines zones sous-dotées, pour garantir la réussite et la montée en autonomie des équipes locales.
RÉSULTATS
Efficacité, standardisation, automatisation : des gains remarquables à tous les niveaux
Un exemple concret de gain d’efficacité : Avant le déploiement du CLM DiliTrust, les équipes commerciales (notamment dans les pays sans service juridique local) géraient leurs contrats seules. Elles utilisaient directement leur CRM, sans interaction systématique avec les juristes.
Aujourd’hui, grâce à l’intégration fluide entre le CRM existant et la solution CLM de DiliTrust, les équipes commerciales peuvent compléter leur offre dans leur outil habituel. Elles la connectent automatiquement au CLM. Les équipes juridiques sont ainsi notifiées et peuvent intervenir pour la relecture et la validation du contrat. Cela garantit un processus fluide, sécurisé et collaboratif.
Avant DiliTrust, nous n’avions que très peu — voire aucune — visibilité sur les activités contractuelles de nos filiales. Nous avions besoin d’un outil robuste, capable de s’adapter à notre organisation tout en intégrant les spécificités locales, et d’accélérer certains processus dépassés, comme les signatures en présentiel.
Grâce aux équipes dédiées, nous avons atteint nos objectifs, et le déploiement se poursuit encore dans certaines régions.Directeur Juridique Groupe
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